HR-Workflows mit Cloud-Software | KONICA MINOLTA

| 29 Jänner 2024

Mit Cloud-HR-Software geht das Einrichten von automatisierten Workflows für Abrechnung, Anträge oder Recruiting einfach wie nie. Die Zeitersparnis verblüfft.

Automatisierung, Workflows, Effizienzsteigerung: Diese Buzzwords machen in wohl jeder größeren Personalabteilung die Runde. Denn während seitens Politik und Verwaltung die bürokratischen Anforderungen steigen, erwarten die Angestellten und Führungskräfte ein hohes digitales Service-Level. Doch nicht überall werden Digitalisierungs-Projekte konsequent in die Tat umgesetzt– denn veraltete HR-Management-Systeme und die stockende Digitalisierung von Personalakten lassen HR-Bereiche wie mit angezogener Handbremse arbeiten. Die Umstellung auf ein Cloud-HR-System kann den lang ersehnten Boost bringen.



Personal-Management zwischen Individuum und Routine 

Bei der Arbeit in Personalabteilungen stehen Menschen und ihre individuellen Bedürfnisse im Mittelpunkt. Gleichzeitig ist aber ein großer Teil der administrativen Tätigkeiten stark standardisiert, gerade in größeren Unternehmen. Vieles wiederholt sich monatlich, wöchentlich oder sogar mehrmals täglich: Reisekostenabrechnung, Urlaubsanträge oder Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende folgen strengen Regularien und Zeitvorgaben. Eigentlich bieten solche Tätigkeiten ein großes Potenzial für Zeitersparnis durch Automatisierung.

So bremst veraltete HR-Software die Automatisierung aus

In der Praxis gestaltet sich die Automatisierung jedoch oft schwieriger als gedacht. Denn noch immer sind fragmentierte HR-Software-Lösungen weit verbreitet – das heißt: Für kleine Teilaufgaben wie das Veröffentlichen von Stellenanzeigen oder die Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung gibt es verschiedene Anwendungen, die nicht miteinander kompatibel sind. Manche Prozesse wie das Genehmigen von Urlaubsanträgen laufen sogar noch analog. Schnittstellen, mit denen diese Insel-Prozesse ineinandergreifen könnten, fehlen komplett oder funktionieren nur teilweise. Am Ende führt kein Weg daran vorbei, von Hand die Daten von Anwendung zu Anwendung zu kopieren oder von Zetteln abzuschreiben – manuelle HR-Workflows bleiben der Standard. Denn das Automatisieren über verschiedene Software-Hersteller, Programme und Datenformate hinweg wäre nur mit großem Entwicklungsaufwand möglich. 

Quantensprung durch Cloud-HR-Software

Dabei ist die Automatisierung durch Workflows keinesfalls ein Luxus oder eine technische Spielerei: Die Aufgaben in Personalabteilungen sind in den letzten Jahren vielfältiger und komplexer geworden – aber die HR-Teams haben sich in den seltensten Fällen vergrößert. Freie Ressourcen durch weniger administrativen Aufwand zu schaffen, ist also die logische Konsequenz. Ein großer Schritt in diese Richtung ist die Einführung eines Cloud-HR-Systems wie Loga HR. Entgegen gängiger Vorurteile ist eine Cloud-basierte Personalsoftware sicherer als veraltete lokale Anwendungen. Zudem gelingt die Digitalisierung im Personalwesen leichter: Die digitale Personalakte fasst alle wichtigen Informationen zu allen HR-Prozessen transparent, effizient und übersichtlich zusammen. Die vielleicht größte Stärke liegt aber in der Möglichkeit, HR-Workflows ohne Programmierkenntnisse einzurichten.

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Cloud statt Datensilo
Loga HR 1

Wie funktioniert ein HR-Workflow?

Das Prinzip ist einfach, wie das Beispiel Loga HR zeigt: Da sämtliche Module – von der Zeiterfassung über das BEM bis zur Abrechnung – auf einen zentralen Datenbestand zugreifen, lassen sich verschiedene Tätigkeiten ohne komplizierte Schnittstellen miteinander verzahnen. Auf Basis von einfachen Regeln lässt sich in der Cloud-Anwendung festlegen, welche Aktion nach der Eingabe bestimmter Daten folgen soll. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Modul „Stellenplan“: Hier lässt sich jede Position im Unternehmen mit bestimmten Aufgaben, Eigenschaften und Berechtigungen belegen. So ist das komplette Unternehmen digital abgebildet. Mit den Positionen im Stellenplan sind dann die einzelnen Mitarbeitenden verknüpft. Wechseln sie die Position, dann wechseln ihre Vorgesetzten, Team-Mitglieder, Berechtigungen und Aufgaben gleich mit. Die automatischen Workflows beziehen also immer die richtigen Personen mit ein. 

Digitaler Urlaubsantrag schickt Laufzettel in Rente

Auf sehr einfache Weise lassen sich zum Beispiel Urlaubsanträge als Workflow umsetzen. Füllt ein Team-Mitglied das elektronische Formular aus, werden Vorgesetzte automatisch um Freigabe gebeten. Auch das Überprüfen von Urlaubsanspruch und Vertretungsregelungen, das Eintragen in den zentralen Kalender und andere Teilprozesse kann der automatisierte Workflow übernehmen. Mitarbeitende und Vorgesetzte sparen sich dadurch das Ausfüllen von Laufzetteln – und Personalabteilungen das händische Erfassen von Urlaubstagen in herkömmlichen HR-Systemen. Das mag zwar nach einer nur minimalen Erleichterung klingen. Doch in Unternehmen mit mehreren tausend Angestellten ist die Zeitersparnis deutlich spürbar. Ungleich größer ist der Effizienz-Gewinn bei komplexen Aufgaben wie dem Bewerbungsprozess. Hier unterstützt die Cloud-Anwendung Loga HR in jedem Schritt

 

Praxis-Beispiel: HR-Workflow von der Stellenanzeige bis zum Onboarding 

  • Im digitalen Stellenplan ist eine Position hinterlegt, der aktuell keine Person zugeordnet ist – so erkennt das System sofort die offene Stelle. 
 
  • Im Modul „Bewerber 3“ erstellt das HR-Team mit wenig Aufwand eine Stellenausschreibung, die vom Workflow automatisch veröffentlicht wird. 
 
  • Bewirbt sich eine Person auf die Stelle, legt der Workflow automatisch ein Konto im Bewerber*innen-Portal an und hinterlegt dort alle Informationen zur Bewerbung. Die Person kann hier selbständig die Bewerbung verwalten. 
 
  • Der Workflow benachrichtigt die Personalabteilung und ggf. die zuständige Führungskraft und stellt Informationen zur Bewerbung zur Verfügung. 
 
  • Kommt die Person in Frage, verschiebt das HR-Team die Bewerbung einfach in die nächste Runde. Der Workflow versendet automatisch eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. 
 
  • Auf Basis des digitalen Stellenplans werden bei Bedarf Führungskräfte oder der Betriebsrat automatisch involviert. 
 
  • Der Workflow fragt automatisch nach, ob das Unternehmen die Person einstellen möchte. 
 
  • Über das Modul „Doku 3“ lässt sich die gesamte Korrespondenz und Kommunikation bequem aus Loga HR heraus durchführen und dokumentieren. Wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge werden dabei revisionssicher und leicht auffindbar archiviert. 
 
  • Wenn das Arbeitsverhältnis zustande kommt, erstellt der Workflow automatisch eine digitale Personalakte mit den Informationen aus dem Bewerbungsprozess, relevanten Dokumenten und allen wichtigen Informationen. 
 
  • Zum Stichtag ist das neue Team-Mitglied mit der entsprechenden Position im digitalen Stellenplan verknüpft. Alle Berechtigungen, Aufgaben und Rollen sind ab Tag 1 vorhanden. 
 
  • Die IT-Abteilung erhält sofort alle relevanten Informationen zur Einrichtung des Arbeitsplatzes. 
 
  • Das neue Team-Mitglied erhält automatisch alle Zugänge wie Mitarbeitenden-Portal, Arbeitszeiterfassung oder Weiterbildungsportal. Auch Onboarding-Termine werden automatisch zugewiesen. 
 
  • Der Workflow lässt sich beliebig ausbauen und mit weiteren Modulen wie „Seminar 3“ (Weiterbildungsmanagement) oder „Talent 3“ (Personalentwicklung) verknüpfen. 

Fazit: Was bringen HR-Workflows? 

Nach der Umstellung auf die Cloud- Lösung Loga HR ist mit wenigen Klicks möglich, was jahrzehntelang an hohen IT-Hürden gescheitert ist: die Einrichtung von automatisierten Workflows. Sie entlasten HR- und IT-Personal, minimieren Fehler durch die manuelle Bearbeitung und sorgen dafür, dass kein Schritt in komplexen Prozessen fehlt. Aufgaben, die früher ganze Arbeitstage in Anspruch genommen haben, laufen einfach im Hintergrund. Sogar die monatliche Gehaltsabrechnung kann die Cloud-Software mit Workflows immens beschleunigen – was zu deutlich weniger Stress und Überstunden am Monatsende führt. 

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Loga HR 3

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