Profi-Tipp: Lohnabrechnung automatisieren | KONICA MINOLTA

| 29 Jänner 2024

Lohnabrechnung in Minuten statt Tagen mit der Cloud-Lösung Loga HR: "Intelligente Produktion" simuliert täglich den automatischen Monatsabschluss.

Monat für Monat herrscht Aufregung in den Personalabteilungen mancher Großunternehmen: Die Lohnabrechnung steht an. Trotz erster Erfolge bei der Digitalisierung heißt es dann Belege suchen, Zahlenkolonnen abtippen, Arbeitszeiten korrigieren, Spesen abrechnen. Das alles macht Mühe, frisst Zeit und duldet keinen Aufschub. Was, wenn die tagelange Fleißarbeit mit wenigen Klicks erledigt wäre? Software-Consultant Luca Kemena erklärt, wie es mit der Cloud-Lösung Loga HR funktioniert.




Herr Kemena, warum tun sich viele Personalabteilungen so schwer mit dem Monatsabschluss? 

Luca Kemena: Wer die Gehaltsabrechnung nach der alten Methode erledigt, muss gleichzeitig sehr präzise und sehr schnell arbeiten. Die HR-Abteilungen stehen unter dem Druck, gegen Monatsende innerhalb von fünf Werktagen alle anfallenden Daten zu prüfen und zu aktualisieren. Sie müssen Fehler beseitigen, Meldungen an Krankenkassen und das Finanzamt korrekt absetzen und alle Änderungen in den Daten der Mitarbeitenden akkurat einpflegen. Dann erst können sie die Abrechnung durchführen, prüfen, freigeben und die Gehälter überweisen. Das ist ein sehr zeitintensiver Prozess, der voller Fehlerquellen steckt und sehr oft viele Überstunden verursacht. 
 

Sie sprechen von der „alten Methode“ – wie sollten große Unternehmen heute vorgehen? 

LK: Der Monatsabschluss ist einerseits eine wiederkehrende und andererseits eine stark standardisierte Tätigkeit. Und solche Tätigkeiten lassen sich heute wunderbar automatisieren. Wir von Konica Minolta empfehlen zum Beispiel die Cloud-Lösung Loga HR. Sie ist auch für größere Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden geeignet – je mehr Angestellte, desto effizienter. Die eigentliche Gehaltsabrechnung ist damit in der Regel innerhalb von einer Stunde erledigt. Das ist noch wesentlich schneller als in klassischen, lokal gehosteten HR-Anwendungen, mit denen es etwa einen halben Tag gedauert hat. Auch die Vorbereitung des Monatsabschlusses erledigen die HR-Teams mit dem Feature „Intelligente Produktion“ quasi nebenbei. 

Was genau bedeutet „Intelligente Produktion“? 

LK: Das Modul „Intelligente Produktion“ in Loga HR ist wirklich ein Gamechanger im Prozess des Monatsabschlusses. Anstatt die gesamte Gehaltsabrechnung am Ende des Monats manuell durchzuführen, kann das System nun automatisch tägliche Simulationen des Monatsabschlusses vornehmen. Das heißt: Vom ersten Tag des Monats an deckt die Software mögliche Fehler in der Testabrechnung auf und zeigt sie an. So können die HR-Mitarbeitenden diese sofort korrigieren. Jede Nacht führt die „Intelligente Produktion“ eine neue Testabrechnung durch, wodurch Fehler vom Vortag nicht mehr auftreten. Am Monatsende muss dann nur noch die Freigabe erteilt werden. Das beschleunigt die Abrechnung erheblich und reduziert den Stress für die Personalabteilung, besonders in arbeitsintensiven Monaten wie Dezember. 

Lassen sich noch weitere HR-Prozesse mit der Intelligenten Produktion automatisieren? 

LK: Die „Intelligente Produktion“ bietet über Abrechnung und Monatsabschluss hinaus die Möglichkeit, verschiedene Berichte und Auswertungen zu kombinieren und zu automatisieren. Das bedeutet, dass Unternehmen tägliche, aktuelle Auswertungen und Updates zu kritischen Bereichen wie Personalkostenplanung oder Cashflow erhalten. Dies verbessert signifikant das Reporting und stellt sicher, dass die Geschäftsleitung stets über alle notwendigen Informationen verfügt.

Entstehen dadurch Zusatzkosten? 

LK: Die Cloud-Version von Loga HR hat ein sehr einfaches und transparentes Lizenzmodell – eine Flatrate pro Abrechnung und Mitarbeiter*in im Monat. Darin enthalten sind alle Module, die der Hersteller P&I anbietet. Die Unternehmen können selbst entscheiden, welche Module sie nutzen möchten, ohne sich um zusätzliche Kosten sorgen zu müssen. Einige Module hat P&I exklusiv für die Cloud-Version entwickelt, um den HR-Alltag noch leichter zu machen – diese gibt es gar nicht in der lokalen On-Premise-Umgebung. Wer sich also für die Cloud entscheidet, bekommt nicht nur einen klar kalkulierbaren Preis, sondern auch zusätzliche Funktionen, eine schnellere Anwendung, höhere Sicherheit und bessere Verfügbarkeit. 

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Cloud statt Datensilo
Loga HR 1

Welche Module erleichtern Großunternehmen den HR-Alltag? 

LK: Neben der digitalen Personalakte, einer umfangreichen Zeitwirtschaft und frei konfigurierbaren Workflows für wichtige HR-Prozesse ist zum Beispiel das Modul „Doku 3“ für die Korrespondenz mit Bewerber*innen und Angestellten eine große Erleichterung. Mit „Talent 3“, „Bewerber 3“ und „Seminar 3“ stehen außerdem viele komfortable Features rund um Personalentwicklung, Recruiting und Weiterbildung zur Verfügung. Besonders interessant finde ich die Funktionalitäten zur Personalermittlung: Ohne Vorkenntnisse lassen sich mittels Data Mining, Analytics und smarter HR-Algorithmen sämtliche Personaldaten und -kennzahlen aus dem Unternehmen grafisch darstellen. Das hilft dabei, gezielt strategische und operative Entscheidungen zu treffen – mit wenigen Klicks. 

Und das alles ist in der Cloud besser aufgehoben als auf dem firmeneigenen Server? 

LK: Die Sicherheit der Cloud-Software, insbesondere für sensible Personaldaten, steht für den Software-Hersteller P&I natürlich an erster Stelle. Sie haben ein eigenes Datenzentrum in Deutschland aufgebaut, das aktuell nach dem ISO 27001-Standard zertifiziert ist und bald dem C5-Standard entspricht, dem höchsten EU-Sicherheitsstandards für Rechenzentren. Mit eigenen Notstromversorgungen und einem umfassenden Backup-Konzept bietet die HR-Cloud-Lösung eine Sicherheit und Performance, die über die Möglichkeiten der meisten internen IT-Infrastrukturen hinausgeht. Dadurch, dass P&I seine Hardware und Software optimal aufeinander abstimmt, bietet die Cloud nicht nur eine hochsichere, sondern auch leistungsfähige Umgebung für HR-Anwendungen. 

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