Digitale Personalakte: Cloud statt Datensilo | KONICA MINOLTA

| 29 Jänner 2024

Personalakte digitalisieren: Wie sicher sind die Daten in der Cloud – und was bewirkt die elektronische Akte im Personalwesen? Die HR-Cloud unter der Lupe.

In den meisten Großunternehmen sind einige Bereiche bereits erfolgreich digitalisiert, vom Vertrieb bis zum Rechnungswesen. Auch die meisten HR-Abteilungen haben Projekte gestartet, um Prozesse effizienter zu gestalten, Routinen zu automatisieren oder digitale Self-Services anzubieten. Dafür ist es wichtig, Personaldaten über Standorte, Betriebe oder sogar Länder hinweg zu vereinheitlichen und den Schritt zur digitalen Personalakte konsequent zu Ende zu gehen. Den Sprung in die Cloud scheuen aber viele Unternehmen. Zu schwer wiegen die Bedenken hinsichtlich Sicherheit, Compliance oder Usability. Das Ergebnis: Lokale Datensilos bleiben bestehen und sind in größeren Unternehmen nur schwer zu durchblicken. Das bremst die Bestrebungen nach einem hohen digitalen Service-Level aus – und stellt angesichts wachsender rechtlicher Anforderungen ein permanentes Sicherheitsrisiko dar.



Datensilos im HR-Bereich: Alles andere als gut gesichert

 

Die Mitarbeitenden im Personalwesen hantieren mit besonders sensiblen Daten wie Verträgen, privaten Anschriften, Krankmeldungen, Arbeitszeitnachweisen, Gehaltsabrechnungen oder Zwischenzeugnissen. Hierfür gelten besonders hohe Datenschutz-, Compliance und Sicherheitsanforderungen. Für Großunternehmen gelten immer strengere Regeln: Neben der DSGVO stellt beispielsweise die Ende 2023 verabschiedete Lieferkettenrichtlinie (CSDDD) auch Nachhaltigkeits- und Menschenrechtsaspekte sowie damit verbundene Sorgfaltspflichten bei HR-Prozessen in den Fokus. Dennoch speichern noch immer viele HR-Abteilungen ihre Daten ungeschützt auf gewöhnlichen lokalen Laufwerken und Dateiservern – in unterschiedlichen Ordnerstrukturen, je nach Sachbearbeiter*in. Der einzige Ort, an dem alle Informationen zusammenlaufen, ist dann der Pappordner im Aktenschrank, prall gefüllt mit mehr oder weniger sortierten und oft unvollständigen Ausdrucken und Notizen. Das bringt neben einem enormen Zeitaufwand für die Suche nach Informationen auch konkrete Sicherheitsprobleme mit sich.

1. Problem: Unkontrolliertes Vervielfältigen von Personaldaten durch hin- und herkopieren

Viele Prozesse im Personalwesen erfordern es, dass Daten weitergegeben werden: etwa, wenn aus einer erfolgreichen Bewerbung ein Vertragsentwurf folgt oder beim Erstellen von Berichten zu Arbeitszeiten. Da die notwendigen Daten in verschiedenen Anwendungen und an verschiedenen Speicherorten existieren, ist das manuelle Kopieren und Einfügen, das Einscannen von Dokumenten oder das Abtippen aus Listen notwendig. Nicht selten erfolgt der Datenaustausch zwischen Sachbearbeiter*innen sogar per E-Mail, obwohl dies aufgrund der hohen Sicherheitsrisiken in der Regel streng untersagt ist. All diese Kopiervorgänge erzeugen Duplikate der ursprünglichen Daten – an Orten, die niemand im Blick hat, wie dem Postausgang oder dem öffentlichen Druckerordner. Mit jedem Duplikat steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Unberechtigte Zugang zu schützenswerten Informationen erlangen.

 

2. Problem: Unzureichender Schutz von Personaldaten auf lokalen Servern

Mit der Größe eines Unternehmens wachsen die Anforderungen an die IT- und Personalabteilungen – nur wachsen aufgrund des Fachkräftemangels die Ressourcen nicht unbedingt mit. So kann es passieren, dass vermeintlich einfache Anforderungen wie ein sicherer Speicherort für Personalunterlagen nicht erfüllt sind. Wenn ursprünglich gut funktionierende Lösungen an Kapazitätsgrenzen stoßen, provisorische Workarounds zur Dauerlösung werden oder wichtige Updates aus Personalnot ausfallen, entstehen schnell gravierende Sicherheitslücken im HR-Bereich. Auch zu lasche Zugangsbeschränkungen oder unsichere Passwörter werden schnell zum Problem. Denn viele Cyber-Angriffe starten nicht außerhalb, sondern innerhalb eines Unternehmens. 

 

​3. Problem: Compliance-Probleme durch verworrene HR-Datensilos 

Für Compliance und Datenschutz gelten EU-weit klare Regeln. Dazu gehören zum Beispiel unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschfristen, je nach Art und Personenbezug der Information. Wer aber unkontrolliert Duplikate erstellt, die Übersicht in redundanten Ordnerstrukturen verliert und das potenzielle Abgreifen von Daten durch Unbefugte ermöglicht, kann diesen Anforderungen beim besten Willen kaum gerecht werden. Ohne es zu wissen, handeln manche Personalabteilungen entgegen den eigenen Compliance-Anforderungen oder machen sich sogar strafbar. 

Die digitale Personalakte in der Cloud – sichere Variante mit Zukunft 

Diese Sicherheitslücken und andere Aspekte haben viele Großunternehmen erkannt und ihre HR-Software komplett auf eine Cloud-Lösung wie Loga HR umgestellt. Hier sind die Informationen pro Mitarbeiter*in als digitale Personalakte gebündelt und übersichtlich zusammengefasst. Die Daten sind statt auf lokalen Rechnern in einem sicheren Rechenzentrum DSGVO-konform archiviert – inklusive aller relevanten Regeln und Löschfristen. Obwohl – oder gerade, weil – die Daten nicht innerhalb des Unternehmens gespeichert sind, kann die Umstellung auf eine Cloud-HR-Lösung einen Quantensprung in punkto Sicherheit bedeuten. Außerdem kann die Abkehr von den Datensilos die Prozesse im Personalwesen enorm beschleunigen: Mit dem Suchen von Ausdrucken oder Dateien, dem händischen Nachtragen von Informationen und dem Abgleich von Daten entfallen wesentliche Zeitfresser im Alltag der Sachbearbeiter*innen. 

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Meine Top 5: Smarter arbeiten mit Loga HR 

Der Software- und Digitalisierungs-Consultant Luca Kemena erklärt fünf wesentliche Vorteile beim Umstieg auf die digitale Personalakte mit Loga HR. 

1. Die digitale Personalakte schafft mehr Übersicht

„Alle relevanten Personalinformationen sind an einem zentralen, sicheren Ort gespeichert. Sie sind nicht nur revisionssicher, sondern auch historisch abgelegt. Ich kann also immer sehen, wann und von wem das Dokument hochgeladen wurde, wie lange es gültig ist oder was dazu mit wem besprochen wurde. Bei Loga HR kann ich zudem ohne Zusatzkosten auf alle Zusatzmodule zugreifen. Das heißt: In einer Anwendung erledige ich alle wichtigen HR-Aufgaben von der Bewerbung über die Gehaltsabrechnung bis zum Mitarbeiter*innenportal (ESS – Employee Self Service).“

 

2. Immer und überall sicher auf Personaldaten zugreifen

„Ich kann im Büro, im Homeoffice oder unterwegs per Browser & Mobile-APP auf die Loga HR-Oberfläche zugreifen. Dabei kopiere ich keine sensiblen Daten, denn diese bleiben sicher in der Cloud und werden lediglich angezeigt. Das System ist dadurch nicht nur sicherer, sondern teilweise auch zehnmal schneller als vergleichbare lokale Anwendungen.“ 

 

3. Cloud-HR-Software entlastet die IT-Abteilung in großen Unternehmen

„Bei einer Cloud-Anwendung garantiert der Anbieter, dass alles rund um die Uhr läuft – und den speziellen Anforderungen von HR-Abteilungen in Großunternehmen gerecht wird. Um die Wartung, das Installieren von Updates, das Konfigurieren oder das Beheben von Fehlern muss sich die eigene IT-Abteilung nicht mehr kümmern.“

 

4. Durchdachtes Sicherheitskonzept für die digitale Personalakte

„Der Hersteller von Loga HR, P&I, betreibt ein eigenes Rechenzentrum in Hessen. Es ist nach ISO 27001  zertifiziert und entspricht in Zukunft dem Standard C5, dem höchsten EU-Sicherheitsstandard. Den Nutzer*innen lassen sich klare Rollen und Berechtigungen zuweisen. Das stellt sicher, dass jede Person auf so wenige Daten wie möglich und so viele wie nötig zugreifen darf.“ 

 

5. Mit der HR-Cloud optimieren, automatisieren, beschleunigen

„Mit Loga HR kann ich ohne Programmierkenntnisse Workflows umsetzen, mit denen ich wichtige HR-Prozesse automatisiere. Bei Bewerbungsprozessen, Onboarding oder Monatsabrechnungen sparen die Mitarbeitenden auf diese Weise eine Menge Zeit. “ 
 

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HR-WORKFLOWS MIT CLOUD-SOFTWARE
Loga HR 2

Digitale Personalakte einführen: So gelingt die Migration

 

Wer die digitale Personalakt im Unternehmen einführt, kann in Zukunft viel Zeit und Ressourcen sparen – sollte sich aber bewusst sein, dass sich die Migration aufwändig gestalten kann. Wenn wenige oder keine Personalunterlagen digitalisiert sind, muss jedes einzelne Dokument im System erfasst werden. Kompliziert kann es werden, wenn bereits eine HR-Software für vereinzelte Aufgaben genutzt wird. Zwar lassen sich zum Beispiel beim Wechsel zu Loga HR Import-Funktionen nutzen, ratsam ist dennoch eine aufmerksame Prüfung aller importierten Daten. In manchen Fällen kann es sogar schneller gehen, von Null zu starten und alle Daten systematisch und strukturiert in das neue System einzugeben. So ist der Datenbestand von Anfang an sauber, potenzielle Fehler werden gar nicht erst übernommen. Bei einem Projekt dieser Größe bietet es sich außerdem an, einzelne Aufgabengebiete nach und nach zu migrieren; funktioniert die Gehaltsabrechnung, kann sich das Team dem nächsten Modul von LOGA HR widmen. 

Du möchtest die Lohnabrechnung in Minuten statt Tagen erledigen?

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Lohnabrechnung automatisieren
Loga HR 3

Konica Minolta unterstützt Unternehmen bei der HR-Cloud- Einführung

Denken Sie darüber nach, auf eine Cloud-HR-Lösung zu setzen? Das Team von Konica Minolta unterstützt Sie bei der digitalen Transformation: Mit über 20 Jahren Erfahrung beraten wir Sie zur Auswahl der richtigen Software, planen mit Ihnen die schrittweise Migration, unterstützen Sie tatkräftig bei der Umsetzung und schulen Ihr Team. Wenn Sie wünschen, sind wir darüber hinaus sogar bei der Abrechnung behilflich. Nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt auf – gerne setzen wir uns zu einem ersten Gespräch mit Ihnen zusammen! 

Herausforderungen der Digitalisierung erklimmen

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