Die digitale Kundenakte

Strukturiert, hochaktuell, informativ: Alle Kundeninformationen automatisch im Blick


Beim Kontakt mit Ihren Kunden entstehen täglich unzählige Informationen und Dokumente, die den Geschäftsvorgang begleiten und zwischen verschiedenen Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen ausgetauscht werden. Unterschiedliche Ablagen sind tägliche Herausforderungen - sei es in Papierform oder digital auf dem Server, lokal oder als Anhang von E-Mails.

Mit digitalen Kundenakten stehen Ihren Mitarbeitern auf Knopfdruck alle Informationen zum aktuellen Kundenvorgang zur Verfügung. Angebote aus dem ERP-System, Bestellungen und der Schriftverkehr auf Papier oder elektronisch als E-Mail, werden in der digitalen Akte abgelegt. Im ERP-System wird die digitale Kundenakte am Belegsatz angehängt und kann direkt im System aufgerufen werden. Die digitale Kundenakte nimmt alle Daten komfortabel auf und verwaltet diese in einer zentralen ECM-Basis.

Die digitale Kundenakte: Einfacher Zugriff auf alle Kundeninformationen

Die digitale Kundenakte: Einfacher Zugriff auf alle Kundeninformationen

Kunden gewinnen und binden sind die zwei Seiten einer Medaille. Beide verlangen nach einem professionellen Kundenmanagement. Die klassische Akte bedeutet viel Papier, begrenzten Überblick und zeitintensive Suche. Die digitale Kundenakte bündelt sämtliche Informationen und erlaubt einen schnellen Zugriff. Alle Daten eines Kunden sind so für alle autorisierten Mitarbeiter sofort verfügbar – und Sie profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten und besseren Kundenservice.


Vielseitigkeit ist Trumpf 

Das Verwalten von unternehmensrelevanten Informationen über eine digitalisierte Ablage erfüllt immer den von Ihnen gewünschten Zweck, ob als Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte oder Patientenakte. In jedem Fall lassen sich so bequem Daten aus unterschiedlichen Quellen einheitlich zusammenführen und nutzen, entweder direkt oder nach dem Einscannen. Angefangen bei Marketingmaßnahmen, Aufträgen, Projekten bis hin zur gesamten Kommunikation rund um E-Mail, Korrespondenz, Telefonnotizen und Termine verfügen Sie so über wertvolles Kundenwissen – standortübergreifend, transparent bis ins Detail und im Handumdrehen recherchiert. 


Alles läuft nach Plan 

Bei dieser Software-Lösung sorgt eine klare Struktur für eine perfekte Übersicht – und die orientiert sich im Aufbau an den gewohnten Ablagesystemen. Sobald Sie eine digitale Akte erstellen, werden die Dokumente automatisch über einen individuellen Aktenplan eingeordnet. Abläufe werden benutzerfreundlicher und effizienter. Konkret: Zeitersparnis dank gezielter Auskunftsfähigkeit von jedem Bildschirm aus. 


Rechtlich unbedenklich 

Vertrauliche Papierdokumente müssen vor unberechtigtem Zugriff oder äußere Einwirkungen wie Feuer geschützt werden. Das bindet räumliche und personelle Kapazitäten. Anders die digitale Kundenakte: Diese schafft über ein ausgeklügeltes Rechtekonzept mehr Datensicherheit in Ihrem Unternehmen, genauso revisionssicher wie platzsparend. Sie verfügen über ein individuelles Rechtekonzept für den autorisierten Aktenzugriff, was insbesondere der Personalabteilung zugute kommt und genießen obendrein optimalen Schutz vor Datenverlust dank der rechtssicheren Ablage im digitalen Archiv. 


Systematisch bestens organisiert 

Ihre Dokumente, egal ob eingescannt oder aus beliebigen Anwendungen hinzugefügt, werden vollautomatisch ausgelesen und im nächsten Schritt mittels dieser Informationen eigenständig in bereits bestehende digitale Akten eingefügt. Falls eine solche noch nicht besteht, erstellt das System anhand der erkannten Positionsdaten eine neue Akte. Wenn Sie einmal die tägliche Dokumentenschwemme in den Posteingängen betrachten, lässt sich ermessen, was Sie in Ihrem Unternehmen an Zeit sparen. 


Weniger ist mehr 

Beim Umstellen auf eine elektronisch gestützte Verwaltung von Kundenakten entsteht ein zentrales Archiv, das u.a. den vielen unnötigen Kopien in verschiedenen Versionen ein Ende setzt. Ganz einfach, indem ein Zugriff ausschließlich auf das archivierte Originaldokument erfolgt, selbst wenn es in mehreren Akten gleichzeitig angezeigt wird. Genau das macht die digitale Kundenakte zu einer idealen Basis für andere Verwaltungsaufgaben wie E-Mail-Management, Eingangsrechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement.

Die digitale Kundenakte

Die digitale Kundenakte

Der Klick zum Überblick

Durch die digitale Kundenakte haben Sie alle Informationen im Unternehmen sicher im Griff. Außerdem sind Sie jederzeit auskunftsfähig durch die Integration in führende Anwendungen.

Direkter Zugriff auf alle Informationen zum Kunden


Immer aktuelle Informationen - ohne Medienbrüche

Jederzeitige Auskunftsfähigkeit über direkten Zugriff auf alle Unterlagen

Eine zentrale digitale Ablage für alle Prozessbeteiligten

Wegfall aufwändiger, auf Papier basierender Prozesse 

Einsparungen bei den Tätigkeiten: Kopieren, Papierverteilung, lokale Papierablagen 

Prozessbeschleunigung bei der Verteilung digitaler Akten

Direkte Integration der digitalen Kundenakte in die ERP-Anwendung

Die digitale Kundenakte

Strukturiert, hochaktuell und informiert: Mit der digitalen Kundenakte haben Sie immer alle Informationen im Blick und automatischen Zugriff auf wichtige Kundendaten.

Jetzt Broschüre lesen
Enterprise Content Management: Dokumente digital verarbeiten

Enterprise Content Management

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse

In Unternehmen gibt es viele Dokumente und Informationen, die verarbeitet und gemanagt werden. Früher wurden dicke Aktenordner in große Schränke gestellt – heute nutzt man clevere IT-Lösungen, die sich nahtlos in interne Prozesse integrieren. Der Schlüssel für smarte Unternehmen heißt Enterprise Content Management (ECM).

Get in touch

Get in touch

Sie wollen durch eine digitale Kundenakte Ihre Kundendaten besser strukturieren? Sichern Sie sich eine unverbindliche Erstberatung mit unseren Experten rund ums Thema Enterprise Content Management. Wir beraten Sie persönlich und individuell.