Verträge digital verwalten

Professionelle Vertragsverwaltung: Mehr Transparenz, weniger Kosten

So optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement


Haben auch Sie Probleme, Ihre Verträge im Unternehmen effizient und einfach zu verwalten? Egal, ob es sich um Verträge mit Kunden, Lieferanten, Partnern, Versicherungen oder Mitarbeitern handelt - selbst harmlose Fehler können zu Strafen für Nichteinhaltung, verpassten Verkaufschancen und kostenintensiven juristischen Prüfungen führen. Die Herausforderungen und Schwachstellen, die mit papierbasierten, manuellen Prozessen verbunden sind, erhöhen die Risiken für das Auftreten solcher Probleme. Die Lösung: Eine professionelle Vertragsmanagement-Lösung inkl. Vertragscontrolling.

Unabhängig davon, ob Sie an der Verwaltung von Verträgen, Rahmenverträgen, Lizenz- oder Wartungsverträgen oder an den damit verbundenen Verpflichtungen beteiligt sind, bietet die digitale Erfassung aller mit einem einzelnen Vertrag zusammenhängenden Dokumente (einschließlich E-Mails, Protokolle usw.) eine wichtige Grundlage für eine verbesserte Kontrolle und einen besseren Überblick. Ein professionelles Vertragsmanagement gibt einen schnellen Überblick über bestehende Verträge und Sie gewinnen die Kontrolle über den Lebenszyklus all Ihrer Verträge. Strukturen und Verantwortlichkeiten sind auf einen Blick ersichtlich. Und durch eine transparente Übersicht der Kündigungsfristen können Sie fristgerecht Verträge kündigen. 


Was bedeutet Vertragsverwaltung? 


Vertragsmanagement (engl. Contract Management) ist eine komplexe Aufgabe, in die unterschiedliche Unternehmens-Bereiche wie Rechtsabteilung, Einkauf, Geschäftsleitung oder Controlling eingebunden sind. Die Bearbeitung der einzelnen Verträge erfolgt häufig in den für den Vertrag zuständigen Abteilungen. Wichtige Informationen wie  Vertragsgegenstand, Laufzeiten, Konditionen und Kosten stehen somit nicht allen Beteiligten zur Verfügung. Konflikte und Probleme sind meist vorprogrammiert. Das große Ziel eines professionellen Vertragsmanagements: Alle Verantwortlichen näher zusammenbringen, um Zeit, Kosten und Ressourcen zu sparen. 


Mit einem automatisierten Prozess- und Datenbanksystem können Sie Verträge effizienter verwalten, Ihr Controlling, Ihren Einkauf sowie Ihre Archivierung organisieren und Ihre Prozesse automatisieren.

Verträge im Unternehmen digital verwalten

Verwalten Sie Ihre Vertragsdokumente im Unternehmen ab sofort einfach und effektiv. Mit der Digitalisierung von Verträgen wird das Speicherung und Abrufen von Verträgen vereinfacht, da sie alle zentral in einer Datenbank abgelegt werden.

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement

Digitalisierung von Verträgen

Verwalten Sie Ihre unternehmensweiten Vertragsdokumente einfach und effektiv. Mit der Digitalisierung von Verträgen wird Papier vollständig aus dem Prozess entfernt. Das vereinfacht die Speicherung und den Abruf von Verträgen, indem sie in einer einzigen zentralen Datenbank abgelegt werden. Dank der Vertragsmanagement-Tools von Konica Minolta stehen Ihnen nun alle benötigten Informationen - von der Textsuche über den gesamten Vertragsinhalt bis hin zur Analyse aller relevanten Vertragsparameter - auf Knopfdruck zur Verfügung.


Und dank Funktionen wie der vollständigen Abbildbarkeit aller Dokumente in einem einheitlichen System und der automatischen Generierung von Erinnerungen verlieren Sie nie wieder den Überblick über Vertragslaufzeiten oder Fristen. Das alles bedeutet, dass Sie verpasste Termine für immer hinter sich lassen und die Vertragsbedingungen zu Ihrem besten Vorteil nutzen können.

Hardware
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Konica Minolta Multifunktionssysteme

Über die Konica Minolta Multifunktionssysteme ist der Weg vom Papier- zum elektronischen Dokument ein Kinderspiel. Durch die Integration der Multifunktionsdrucker in die digitalen Unternehmensprozesse sowie der Nutzung von ECM-Software kann der Posteingang individuell digitalisiert und den jeweiligen Mitarbeitern direkt zugestellt werden. Die passende Softwarelösung sorgt dafür, dass Dokumenteninhalte ausgelesen werden und die Informationen direkt in den elektronischen Verteilprozess laufen.

Software
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Konica Minolta Software

Entdecken Sie die Möglichkeiten, wie Sie mit Softwareprodukten von Konica Minolta Ihre Prozesse verbessern. Speziell auf Ihr Unternehmen angepasst können Sie Ihre Druckservices effizient verwalten und die zugehörigen Kosten senken, die Effizienz durch die Implementierung digitaler Workflows steigern und die Dokumentensicherheit verbessern. Dank der vollständigen Modularität sind unsere Lösungen skalierbar und können entsprechend Ihrer Unternehmensbedürfnisse konfiguriert werden.

Services
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Mehr als drucken!

Strukturierte Geschäftsprozesse sowie eine sichere IT-Infrastruktur sind von grundlegender Bedeutung, um auf den heutigen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch unsere Business Services unterstützen wir Sie dabei, Ihre Informationsprozesse im Unternehmen zu optimieren. Unser Portfolio umfasst neben Beratung auch die Implementierung der dafür erforderlichen Druck-Infrastruktur im Rahmen unserer Managed Print Services. Natürlich unterstützen wir Sie auch bei der Installation von Software, der Analyse Ihrer Druck-Workflows sowie der Erhöhung der Druckersicherheit im Unternehmen.

Verträge digital verwalten

Verträge digital verwalten

Alles im Blick: Mit System immer gut informiert sein

Das Vertragsmanagement ist für viele Unternehmen aufwändig und unübersichtlich. Oftmals erfolgt die Verwaltung der Verträge zentral. Die Nutzer der vertraglichen Leistungen sind jedoch in den Fachabteilungen tätig. Eine Prüfung von laufenden Verträgen und die Einhaltung von Fristen oder Stichtagen (z. B. zur Anpassung oder Kündigung) ist schwierig. Arbeiten Unternehmen zudem noch an unterschiedlichen Standorten, kommt es vor, dass ungewollt Vertragsverlängerungen durch das Verpassen von Kündigungsfristen entstehen. Schnell entstehen so neben Stress auch leicht vermeidbare Kosten.


Vertrauen Sie auf ein digitales Vertragsmanagement. Damit haben Sie alle Aufgaben und Termine zu laufenden Verträgen sicher im Griff. Die Lösung erinnert die verantwortlichen Mitarbeiter frühzeitig daran, dass Vertragsprüfungen anstehen und Verträge anzupassen sind. Sie profitieren von geringeren Kosten und voller Transparenz.

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Transparenz schaffen: Vertragsrelevante Informationen stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung

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Nichts mehr übersehen: Vertragsprüfung zum Termin inkl. Einbeziehung der verantwortlichen Mitarbeiter

Technology feature icon

Übersicht behalten: Jederzeit Vertragstermine und -fristen im Griff

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Vorschriften einhalten: Revisionssicherunge Archivierung zur Wahrung der gesetzlichen Vorschriften 

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Papier reduzieren: Reduzierung der Papierablagen und Entfall von Mehrfachablagen

Mobility feature icon

Absichern: Sichere zentrale Aufbewahrung aller Vertragsunterlagen inkl. der dazugehörigen Versionsstände

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Geld sparen: Kostenreduzierung durch rechtzeitige Einhaltung von Kündigungsterminen

Enterprise Content Management: Dokumente digital verarbeiten

ECM: Enterprise Content Management

Dokumente und Informationen digital verarbeiten

Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit ECM

In Unternehmen gibt es viele Dokumente und unstrukturierte Informationen, die verarbeitet und gemanagt werden. Früher wurden Informationen in dicke Aktenordner in große Schränke gestellt – heute nutzt man clevere IT-Lösungen und Software, die sich nahtlos in interne Prozesse integrieren. Der Schlüssel für smarte Unternehmen heißt Enterprise Content Management (ECM).

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Contract Management: Unverbindliche Erstberatung anfragen

Sie interessieren sich für das Thema Vertragsmanagement und suchen noch nach dem richtigen Anbieter? Sichern Sie sich weitere Informationen in Form einer persönlichen Beratung. Wir freuen uns auf Ihre individuelle Anfrage und melden uns zeitnah zurück.