Digitalisierungsberatung - Potentiale erkennen und nutzen

| 26 August 2021

Aktuell sind Remote Work und Homeoffice mit Video-Konferenzen via Microsoft Teams oder Zoom Alltag. In diesem Zusammenhang wird viel über den Durchbruch in der Digitalisierung gesprochen. Aber stimmt das tatsächlich?


Seit über einem Jahr ist die Wirtschaft mit längst überfälligen Digitalisierungsschritten und der Implementierung neuer technischer Lösungen beschäftigt. Doch was braucht es genau, um insbesondere mittelständische Unternehmen als digital einordnen zu können?

Der digitale Wandel bedeutet aber auch, dass seit langem unangetastete Wahrheiten der Wirtschaft nicht mehr gelten: Beispielsweise ändern sich Geschäftsmodelle heute deutlich schneller als früher und die Kunden werden anspruchsvoller. Die Adaption neuer Technologien und die Nutzung von Cloud-Lösungen werden von Unternehmen zunehmend als selbstverständlich erachtet, gleichzeitig ist es für diese schwierig, die Effekte neuer Technologien vorherzusehen. Diese vielfältigen Veränderungen stellen die Wirtschaft vor neue Herausforderungen. Die Kunst besteht heute darin, darauf gut vorbereitet zu sein. Darüber haben wir mit Jochen Schimmel, Digitalisierungsexperte bei Konica Minolta, gesprochen.


Jochen, warum können Unternehmen die Digitalisierung nicht ignorieren?

 

JS: Die Digitalisierung spielt heute in allen Lebens- und Arbeitsbereichen eine enorme Rolle. Gesellschaftliche und marktwirtschaftliche Veränderungen werden maßgeblich durch digitale Technologien geprägt und vorangetrieben. Das heißt, dass sich auch viele Unternehmen dieser Tatsache stellen müssen, um weiterhin erfolgreich am Markt zu bleiben. Ein Schlüssel dazu ist die Nutzung von Daten, die uns die Digitalisierung liefert. Wer die Informationen aus diesen Daten nutzt, kennt seine Kunden besser und kann so sein Geschäftsmodell mehr an den Kundenbedürfnissen ausrichten. Daher ist es, gerade auch für KMUs, enorm wichtig, sich an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Mit Digitalisierung und den entsprechenden Transformationsprozessen sollte sich gegenwärtig jedes Unternehmen auseinandersetzen. Hilfreich dabei können auch cloud-basierte Ansätze sein – hiermit lassen sich viele Digitalisierungsprojekte schnell und einfach umzusetzen.

 

Warum sind manche Unternehmen erfolgreicher und schneller in der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie?

 

JS: In einem ersten Schritt braucht es die Unterstützung der Geschäftsführung. Sie muss voll hinter den geplanten Digitalisierungsbestrebungen stehen und diese vorantreiben. Um die Mitarbeiter auf dem Weg in die Zukunft ins Boot zu holen, ist eine transparente Verankerung in der Organisation notwendig. Jeder Mitarbeiter muss den Mehrwert erkennen. Es braucht eine passende Strategie und eine klare Roadmap. Und es muss verstanden werden, dass Digitalisierung nicht nur ein Thema für die IT-Abteilung ist, sondern das ganze Unternehmen betrifft. Dadurch verändert sich auch die Position von IT-Abteilungen: war sie früher noch für die Bereitstellung von Arbeitsmitteln zuständig, hat sie nun eine stark unternehmensstrategische Ausprägung. Ratsam ist auch, sich Unterstützung von außen zu holen, falls intern Zeit oder Expertise fehlen.

 

Welche Bereiche in einem Unternehmen sollten digitalisiert werden?

 

JS: Grundsätzlich betrifft die Digitalisierung alle Bereiche - die Produktentwicklung ebenso wie das Marketing. Als erstes sollte man allerdings Abteilungen mit einem hohen Anteil reiner Verwaltungstätigkeiten angehen: täglich wiederkehrende Tätigkeiten, die leicht automatisierbar sind, beispielsweise in der HR oder in der Buchhaltung. Die Digitalisierung bei diesen Geschäftsabläufen trägt dazu bei, unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden und den Aufwand für die interne Verwaltung deutlich zu verringern. Die Folge sind effizientere Arbeitsabläufe sowie Kostensenkungen, und Mitarbeiter haben mehr Zeit für die tatsächlichen Herausforderungen. Für die Mitarbeiter bedeuten solche Veränderungen enorme Arbeitserleichterungen. Schon kleine digitale Maßnahmen erzeugen sichtbare Erfolge und schaffen Vertrauen in den Veränderungsprozess. Mit dem digitalen Dokumentenmanagement haben Unternehmen den ersten Schritt getan und die notwendige Basis für alle weiteren Digitalisierungsstrategien geschaffen.

Beispiel: Wie effektiv ist ein Online-Shop, wenn die Bestellungen nach wie vor ausgedruckt werden oder das Zahlungsmanagement weiterhin in Papierform stattfindet? Aber auch Microsoft Teams oder Microsoft 356 können ein guter Startpunkt sein, um intern aufzuzeigen, wie einfach und hilfreich Digitalisierung sein kann.

 

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Schon kleine digitale Maßnahmen erzeugen sichtbare Erfolge und schaffen Vertrauen in den Veränderungsprozess.

Jochen Schimmel

Business Consultant Digitization

Warum ist es ratsam eine Digitalisierungsberatung in Anspruch zu nehmen? Wie kann sie helfen?

 

JS: Unternehmen sind oft mit der Entwicklung einer individuellen und passenden Strategie überfordert oder haben schlichtweg nicht die Zeit dafür. Eine externe Beratung räumt mögliche Stolpersteine bereits im Vorfeld aus dem Weg, erarbeitet ein Gesamtkonzept und stellt bei Bedarf Hardware, Software und Managed Services aus einer Hand zur Verfügung. Als etablierter Cloudanbieter zeigen wir dem Kunden, welche unterschiedlichen Wege er auf dem Weg durch den „Digitalisierungs-Dschungel“ gehen kann.

Ein Kunde wollte zum Beispiel eine digitale Brille für die Fernwartung einführen. Wir haben dann herausgefunden, dass eine Brille nicht die passende Lösung wäre, weil die Arbeit auf der Baustelle zu wetterabhängig und staubig ist, und es auch noch entsprechende Sicherheitsrichtlinien zu berücksichtigen gibt. So haben wir ein „Head-Mounted-Tablet“ als passendes Produkt für die Fernwartung vorgeschlagen.

Weiter ist es häufig so, dass viele Unternehmen bereits Digitalisierungsmaßnahmen in verschiedenen Abteilungen umgesetzt haben, ohne dass diese untereinander abgestimmt sind. Solche Insellösungen erzeugen doppelte Arbeit und können die Silobildung sogar verstärken. Auch hier kann eine externe Unterstützung sehr hilfreich sein.

 

Welche Services und Beratungsleistungen bietet Konica Minolta - und welche Vorteile hat das Angebot für Kunden?

 

JS: Wir erkennen Potentiale und erarbeiten ein individuelles Gesamtkonzept. Über die Cloud-Plattform stellen wir maßgeschneiderte Dienste bereit und je nach Bedarf die passende Hardware, Software und die entsprechenden Managed Services. Unsere Teams unterstützen bei der Identifikation und Umsetzung von Maßnahmen, um sofort Erfolge zu erzeugen und im Unternehmen sichtbar zu machen. Beispielsweise in den Bereichen digitale Dokumenten-Workflows, Microsoft 365 und Microsoft Teams oder dem digitalen Kundenservice.

Dabei arbeiten wir mit etablierten Partnern aus der IT-Branche zusammen. So sind wir beispielsweise zertifizierter Microsoft Cloud Solution Provider und langjähriger Partner des ERP-Herstellers Infor. Darüber hinaus ist unsere Cloud-Plattform bizhub Evolution empfohlener Partner von Google Chrome Enterprise. Mit unserer langjährigen Erfahrung und Kompetenz im Druck- und Dokumentenmanagement, im Bereich Business-Softwarelösungen und im Management der IT-Infrastruktur sind unsere Kunden immer auf dem neuesten Stand. Das gesamte Angebot von Konica Minolta umfasst Cloud, On-Premises- und Hybride-Lösungen sowie Anwenderschulungen. Außerdem kümmern wir uns um den Betrieb, die Entstörung, Datensicherung und die Aktualität der Software.

 

Jochen, welche Rolle können Cloud-Lösungen bei der Digitalisierung spielen?

 

JS: Der Weg in die Cloud erleichtert das Erhalten von Zustimmung der Geschäftsleitung zur Modernisierung, da es sich um einen etablierten Standard handelt. Cloud-Lösungen bieten eine gute Basis für schnelle Digitalisierungsmaßnahmen: Der technologische Aufwand von Projekten wird hierdurch deutlich reduziert. Man kann klein anfangen und bei Bedarf Lizenzen nachkaufen. So hält sich auch der Planungsaufwand in Grenzen. Unternehmen haben durch Cloud-Lösungen weniger Wartungs-, Verwaltungs- und Betriebsaufwand, und es ist für Unternehmen nicht mehr nötig, eine eigene lokale IT-Infrastruktur vorzuhalten. Kostenintensive Server können eingespart werden. Weiter bedeutet es Einsparungen bei der Mitarbeiterakquise sowie der Aus- und Weiterbildung des bestehenden Personals. Die so freiwerdenden Personalkapazitäten können für Projekte eingesetzt werden, die das Business nach vorne bringen.

Ein Vorteil der Cloud ist auch im Bereich der Sicherheit zu sehen: Systeme, die sowieso mit dem Internet verbunden sind, werden in der Cloud von dedizierten Anbietern gewartet, die enormen Aufwand in den sicheren Betrieb investieren. Gerade in mittelständischen Betrieben ist das vielen IT-Abteilungen nicht zusätzlich zum normalen Arbeitsaufkommen zuzumuten. Ein weiterer Vorteil beim Thema Sicherheit sind die hohen Standards, denn die Daten sind sicher verwahrt in DSGVO-konformen und zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Was noch für die Cloud spricht, ist die volle Kostenkontrolle bei besserer Planbarkeit: Lizenzen können leicht hinzugebucht oder gekündigt werden.

Zusammengefasst kann man sagen, über die Cloud können Projekte mit geringen technischen Herausforderungen schnell und kostensparend gestartet werden - bei gleichzeitiger Wahrung höchster Sicherheitsstandards.

 

Vielen Dank, Jochen!


 

Webinar: Effektives Arbeiten mit Microsoft 365

Die Einführung von Microsoft 365 ist für ein erstes Digitalisierungsprojekt im Unternehmen oftmals ein guter Start, um aufzuzeigen, wie hilfreich Digitalisierung sein kann. Die Software soll u. a. dabei helfen, den Arbeitsalltag produktiver zu gestalten. Doch oftmals sind nicht alle Funktionalitäten bekannt und Potentiale bleiben ungenutzt. Unser Experte, Jochen Schinnel, erklärt im Webinar am 07.10.2021, wie effektives Arbeiten rund um Microsoft Teams, OneNote und Outlook funktioniert und gibt wertvolle Tipps.

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Digitalisierung mithilfe der Cloud

Die Cloud-Technologie bietet eine gute Basis für schnelle Digitalisierungsmaßnahmen: Der technologische sowie planerische Aufwand von Projekten wird dadurch deutlich reduziert. Es ist möglich, klein anzufangen und bei Bedarf einfach Lizenzen hinzuzubuchen. Finden Sie jetzt die richtige Cloud-Lösung für Ihr Digitalisierungsprojekt.

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