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Ein Warenwirtschaftssystem (Enterprise Resource Planning = ERP-System) ist für viele Unternehmen ab einer gewissen Größe unerlässlich. Es verwaltet oft die entscheidenden Ressourcen aus Bereichen wie Beschaffung, Produktion, Personal- und Finanzwesen. Ohne ERP-System kann häufig keine Rechnung, keine Lohnauszahlung und kein Angebot bearbeitet werden. Der Software-Gigant SAP ist klarer Marktführer in dem Segment: Über 80 Prozent der Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden verwenden die Software-Lösungen des Walldorfer Weltkonzerns. Doch die zuverlässigen und mächtigen ERP-Systeme bringen auch Nachteile mit sich – etwa beim Suchen und Finden von relevanten Dokumenten zu einzelnen Vorgängen. Was trivial klingt, kann sich als echter Kostenfaktor entlarven.
Die ERP-Systeme von SAP sind praktisch unschlagbar darin, Transaktionen effizient zu verarbeiten. Dies können zum Beispiel das Anlegen einer Bestellung, das Erfassen des Wareneingangs oder das Erstellen und Verbuchen von Eingangsrechnungen sein. In einer Datenbank erfasst die Software alle Vorgänge. Über Drittanbieter kommen dann Workflows ins Spiel. Diese steuern etwa Rechnungsfreigaben, an denen verschiedene Personen oder Rollen beteiligt sind. Doch die schiere Vielfalt an Transaktionen, Funktionen und Eingabemasken überfordert viele User. Besonders kompliziert wird es, wenn zu einem bestimmten Vorgang – beispielsweise der Freigabe einer Rechnung – Informationen benötigt werden. SAP stellt zwar die jeweilige Rechnung zur Verfügung. Um das zugehörige Angebot oder den Lieferschein anzusehen, ist allerdings ein Wechsel in die jeweilige Transaktion mit Kürzeln wie „ME23N“ oder „MIRO“ nötig. Ein ganzheitlicher Überblick zu allen Dokumenten ist in SAP nicht ohne weiteres möglich. Wer zusätzliche Informationen, oder ergänzende Dokumente etwa zu Rabatten finden möchte, schafft dies oft nur mit vielen umständlichen Klicks. Diese setzen einiges an Wissen und Erfahrung voraus – und führen dennoch nicht immer zum Erfolg.
Der Grund, warum manche Daten scheinbar unmöglich im ERP-System auffindbar sind, ist einfach: In SAP sind meist nur Dokumente erfasst, welche dort aktiv verknüpft wurden. Andere Informationen müssen die User also in verschiedenen Systemen, Laufwerken oder Microsoft Teams (mehr im Blog-Beitrag: Teams-Ablage mit ECM organisieren) mühselig heraussuchen oder aufwändig hinterhertelefonieren. Aus einer vermeintlichen Fünf-Minuten-Aufgabe wird schnell ein komplexes Problem, das sich über Stunden oder Tage hinzieht. Das ist nicht nur frustrierend für die Personen, welche den Vorgang bearbeiten, sondern bringt auch spürbare Nachteile für das Unternehmen mit sich. Denn hier geht eine Menge Arbeitszeit für eigentlich standardisierte Tätigkeiten verloren. Außerdem verzögert sich die Rechnungsfreigabe. Zahlungsziele werden gerissen, Skonti können nicht gewährt werden und schlimmstenfalls geht die Rechnung einfach verloren.
Diese Probleme hat SAP erkannt und ermöglicht eine Schnittstelle zu einem Enterprise Content Management System (ECM-System) über die sogenannte ArchiveLink-Funktionalität. Die Aufgabe eines ECM-Systems ist es, Informationen aus allen verfügbaren Kanälen – Briefpost, E-Mail, Dokumente und Dateien auf verschiedenen Plattformen – zu sammeln, zu archivieren, durchsuchbar und jederzeit und überall verfügbar zu machen. Es entsteht also eine intelligente, zentrale Datenquelle, auf die alle Mitarbeitenden zurückgreifen können und mit der auch SAP automatisch interagiert. So werden zum Beispiel alle eingehenden Belege wie Rechnungen, Lieferscheine in einer zentralen digitalen Akte gesammelt. Diese integriert auch alle weiteren relevanten Informationen aus Office-Dokumenten oder E-Mails. Außerdem übernimmt das ECM-System die automatische Vorerfassung von Eingangsbelegen in SAP – und archiviert Ausgangsbelege datenschutzkonform und revisionssicher.
Der vielleicht größte Vorteil einer ECM-Einbindung in SAP zeigt sich aber bei der Bearbeitung einzelner Vorgänge. Denn das Interface der ECM-Software ist direkt in die ERP-Umgebung integriert. So ist es möglich, per intuitiver Suchfunktion alle relevanten Informationen zu finden und darzustellen – ohne dafür die Eingabemaske zu verlassen. Das spart jede Menge Zeit und sorgt dafür, dass die Bearbeitung wesentlich leichter von der Hand geht. Mit einem Enterprise Content Management System lassen sich zudem wesentlich flüssigere Workflows in SAP umsetzen: Manche ECM-Systeme erlauben es, direkt über den Browser einfache Aufgaben wie Freigaben direkt per Klick zu erledigen. So müssen sich bestimmte Personen gar nicht erst in die komplexe Welt der SAP-Oberflächen, Transaktionskürzel und Eingabemasken einarbeiten, um in den Prozess eingebunden zu sein – denn die Workflows laufen nun unabhängig von der ERP-Oberfläche. Viele Fehler und Verzögerungen lassen sich so vermeiden. Gegenüber den herkömmlichen Drittanbieter-Workflows bedeutet das ein spürbares Plus an Bedienkomfort und Effizienz.
Bei den ECM-Systemen liegen Best-Practice-Lösungen voll im Trend. Das bedeutet: Für viele gängige Standard-Aufgaben haben die Hersteller bereits Workflows oder Apps vorbereitet, welche den wesentlichen Teil abdecken. Mit wenig Konfigurationsaufwand lassen sich diese auf das jeweilige Unternehmen anpassen. Vielfach sind visuelle Workflow-Editoren verfügbar, die keinerlei Programmierkenntnisse voraussetzen. Auf diese Weise lässt sich die SAP-Umgebung in kürzester auf die Gegebenheiten im Betrieb anpassen – ganz ohne ABAP-Programmierer und Consultants.
Welche Quick Wins die Verzahnung von SAP und ECM bringen kann, zeigt das Beispiel SEEGER-ORBIS. Beim Automobil- und Maschinenbauzulieferer gehörten stehenbleibende Workflows zur Tagesordnung. Etwa bei der Bearbeitung von Rechnungen: Einige konnten direkt bezahlt werden, andere nicht – und diese zu identifizieren, war unnötig komplex. Denn die standardmäßig definierten Sperrgründe in SAP führten zu unterbrochenen Workflows. „Zudem unterscheiden wir bei SEEGER-ORBIS zwischen logistischen Rechnungen und Service-Rechnungen mit Bestellbezug –das ist bei SAP so nicht vorgesehen“, erklärt Geschäftsführer Robert Maas. „So musste in jedem Einzelfall manuell der Status ermittelt werden.“
Die Integration eines ECM-Systems in die laufende SAP-Umgebung brachte schließlich den Durchbruch. Der optimierte Prozess zur Eingangsrechnungsverarbeitung berücksichtigt Sperrvermerke wie Preisabweichungen, Mengendifferenzen, nicht bestellbestätigte Nebenkosten und viele mehr. Darauf basierend leitet der Workflow den Vorgang direkt an die zuständige Person weiter – die diesen dann wesentlich komfortabler bearbeiten kann. In vielen Fällen erfolgt die Verarbeitung und Verbuchung sogar automatisch. „Eine sehr hilfreiche Ergänzung zur transparenten und zielgerichteten Workflowsteuerung ist die übersichtliche Report-Gestaltung direkt in SAP“, meint SEEGER-ORBIS-Geschäftsführer Robert Maas: „‚Easy Report‘ stellt uns vorgefiltert und nach Sperrgründen gesteuert die Eingangsrechnungen in definierten Postkörben dar.“ Aus dieser Sicht ist der direkte Absprung auf den Beleg möglich. „Somit hat die zuständige Person jederzeit die Übersicht über die Aufgaben, statt sich mühsam durch die Transaktionen zu arbeiten.“
Die Einführung eines ECM-Systems kann Ordnung und Transparenz in das Dokumentmanagement des SAP-Systems bringen – in einem schlanken Best-Practice-Ansatz. Das erfahrene Team von Konica Minolta ist dabei gern behilflich: Statt ausufernde Projekte zu planen, setzen sich die Fachleute direkt mit den Usern in den Unternehmen zusammen. Mit kleinen, effektiven Lösungen optimieren sie so in kurzer Zeit erste Prozesse – und bringen Schritt für Schritt mehr Geschwindigkeit und Effizienz in den vernetzten ArbeitsÜBERALLtag. Drei goldene Regeln sind dabei entscheidend:
Es ist wichtig zu verstehen, wie Prozesse im Alltag ablaufen und wie die verschiedenen Personen im Unternehmen damit arbeiten. Wer das Team mit einbezieht, erlangt wichtige Einsichten und erreicht Akzeptanz bei den Usern.
Zu häufig wird versucht, bestehende Prozesse fortzuführen, auch wenn sie fehlerhaft oder überholt sind. Nur mit einer gründlichen Bestandsaufnahme und Analyse der Prozesse kann es gelingen, moderne und robuste Prozesse auszuarbeiten.
Projekte in kleineren Etappen erzielen Quick-Wins: etwa die Schaffung von digitalen Kunden- und Lieferantenakten durch automatische Ablage von SAP-Ausgangsbelegen in das ECM, die automatische Verarbeitung von bestellbezogenen Eingangsrechnungen oder die Verarbeitung von Kostenrechnungen mit dediziert und sperrvermerkgesteuerten Workflow-Freigaben. Mit einer Abteilung oder einem Standort starten und ganz einfach später den Roll-out auf das ganze Unternehmen planen!
Haben Sie Interesse, die Arbeit mit dem SAP-System auf ein neues Level zu heben – und schneller, sicherer und effizienter Standard-Aufgaben zu erledigen? Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Umsetzung von ECM-Projekten geht Ihnen das mehr als 40-köpfige ECM-Team von Konica Minolta dabei zur Hand. Sprechen Sie uns an und finden Sie mit uns heraus, was in kurzer Zeit umsetzbar ist! Sehen Sie sich auch unsere Webinar-Aufzeichnung zur Digitalisierung Ihres Eingangsrechnungsprozesses in SAP an.
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