Bedenken bei der Digitalisierung? Keine Angst vor ECM

| 6 Oktober 2021

Der deutsche Mittelstand wird immer digitaler

Schon seit Jahren zeigt die Digitalisierungs-Kurve steil nach oben – und spätestens im Jahr 2020 hat sie noch einmal Fahrt aufgenommen. Gibt es überhaupt noch Unternehmen in Deutschland, bei denen papierlose und intelligente Lösungen noch nicht Alltag sind? Ja, die gibt es. Denn tatsächlich haben einige Branchen und Betriebe Vorurteile gegenüber Technologien wie ECM. Höchste Zeit, damit aufzuräumen!



Ein Trend namens ECM 


Der IT-Brachenverband bitkom stellt in seiner Studie „Digital Office Index 2020“ fest: 86% der mehr als 1.000 befragten Unternehmen aus allen Branchen planen, ihre Briefpost zu digitalisieren. Im Jahr 2016 hatten das erst 39% vor. Ob Post, Rechnungsbearbeitung oder Personalakten: Wer sich mit der Digitalisierung beschäftigt, kommt an ECM-Lösungen nicht vorbei. Die Abkürzung steht für Enterprise Content Management und umfasst Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten. Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen nutzen bereits mindestens eine ECM-Anwendung. Ein zweiter Blick verrät aber: Der Anteil ist bei kleineren Unternehmen geringer als bei großen – und in manchen Branchen liegt er gerade mal bei der Hälfte. Was hält also kleine und mittelständische Unternehmen davon ab, den nächsten Schritt bei der Digitalisierung zu gehen? 
 

Enterprise Content Management – große Chancen, große Ängste? 

 

Ein Enterprise Content Management-System vereinfacht viele der Tätigkeiten, die den Büroalltag ausmachen – und bringt diese in die digitale Welt. Dazu gehören:
 

 
  • „Capture“: Erstellen, Beschaffen und Organisieren von Informationen. 
  • „Manage“: Verarbeiten, Modifizieren und Nutzen von Informationen. 
  • „Store“: Temporäres Speichern von Informationen. 
  • „Preserve“: Sichereres und rechtskonformes Aufbewahren und Archivieren von Informationen. 
  • ​„Deliver“: Bereitstellung der Informationen für Mitarbeiter, Kunden und Endanwender. 


Mit Informationen sind dabei fast alle denkbaren Inhalte gemeint: sowohl strukturierte Inhalte wie Rechnungen, Verträge, Akten und Briefverkehr als auch weniger strukturierte Inhalte wie E-Mails oder Gesprächsnotizen. Das wichtigste Ziel eines ECM ist es, Routineaufgaben effizienter abzubilden und Dokumente und Informationen besser zugänglich zu machen – jederzeit, überall und zuverlässig. Das klingt gut, aber gerade für ECM-Neulinge auch etwas unkonkret, kompliziert oder sogar verwirrend. Vielleicht ist das der Grund, warum viele Betriebe und Unternehmen immer noch Bedenken haben. Die häufigsten Sorgen und Vorurteile wollen wir deshalb etwas näher beleuchten. 

 

Bedenken 1: Im digitalen Büro sind wichtige Dokumente nicht mehr greifbar 


Nichts ist beständiger als ein Blatt Papier: Verträge, Akten und unterschriebene Dokumente aller Art spielen auch heute noch in vielen Unternehmensprozessen die Hauptrolle. Und oftmals ist es entscheidend, dass Vorgänge sauber und nachvollziehbar dokumentiert sind. Schließlich hat das jahrzehntelang funktioniert! Klappt es also auch dann noch, wenn wichtige Dokumente „nur noch digital“ vorliegen? Wir drehen den Spieß einmal um – und werfen einen Blick in die Praxis.

Der international tätige Messtechnik-Hersteller SPEKTRA aus Dresden ist in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen. Heute arbeiten an verschiedenen Standorten fast 90 Mitarbeiter:innen. Zunehmend zeigte sich: Manche Dokumente werden an verschiedenen Stellen benötigt, sind aber nur an einem Ort physisch verfügbar. „Hier mussten Lösungen her, wo Papier nur noch einmal wichtig ist – nämlich ein Originaldokument an einer Stelle abgelegt“, erklären die Geschäftsführer Dr. Holger Nicklich und Martin Nicklich, „Papier im Durchlauf ist nicht mehr praktikabel.“ Nach der Einführung eines ECM-Systems stellt sich die Frage, an welchem Ort ein bestimmtes Dokument abgelegt wurde, einfach nicht mehr. Die Informationen sind jetzt jederzeit dort abrufbar, wo sie benötigt werden. Da zeigt sich: Die Dokumente sind viel „verfügbarer“ als vorher! 

 

Bedenken 2: Ein ECM macht den Geschäftsalltag nur noch komplizierter 

 

Wie in den meisten Unternehmen sind auch bei SPEKTRA die Prozesse mit der Zeit gewachsen und komplexer geworden. Neben neuen Mitarbeiter:innen kamen auch neue Märkte mit neuen Anforderungen dazu: „Wir haben mit Kund:innen in vielen Ländern auf allen Kontinenten Geschäftskontakte“, berichtet Dr. Holger Nicklich. In dieser Konstellation auch noch eine neue IT-Lösung einführen, mit der alle arbeiten müssen? Klingt erstmal nach einer zusätzlichen Herausforderung. Doch tatsächlich ist es auch eine enorme Chance, bestehende Abläufe zu vereinfachen – insbesondere dann, wenn an verschiedenen Orten gearbeitet wird. „Alle Mitarbeiter sind verteilt unterwegs, wie können wir hier effektiver zusammenarbeiten?“ – im neuen ECM-System hat SPEKTRA eine Antwort darauf gefunden. Und durch eine schrittweise Einführung konnten sich die Mitarbeiter:innen nach und nach an die neuen Arbeitstechniken gewöhnen.


 

Bedenken 3: Die Einführung eines ECM-Systems verursacht in erster Linie hohe Kosten 


Ein ECM-System kostet Geld – denn wie heißt es so schön: Was nichts kostet, ist nichts wert. Doch was steht den Ausgaben gegenüber? Für Martin Nicklich vor allem eines: „Die Koordination ist auf unserer Seite wesentlich weniger geworden, das spart enorm viel Zeit. Für uns war es ein großer Sprung.“ Und weniger Zeit, die von Routineaufgaben in Anspruch genommen wird, bedeutet mehr Freiraum für Ideen der Mitarbeiter:innen – und mehr Fokus auf die eigentliche Arbeit. Kompagnon Dr. Holger Nicklich ist ebenfalls zufrieden mit der Arbeitserleichterung durch das eingeführte ECM: „Es hat Sicherheit und Stabilität gebracht.“ Und damit trägt es nicht nur zu mehr Effizienz und Qualität bei, sondern auch zu mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag. Diese Effekte können die Kosten eines ECM schnell vergessen machen. 

 

Bedenken 4: Die Einführung eines Enterprise Content Management-Systems ist mühsam und langwierig 


„Das“ Enterprise Content Management System gibt es nicht – eine Vielzahl von Anbietern und Lösungen haben sich auf unterschiedlichste Branchen, Anwendungen und Unternehmenstypen spezialisiert. Das macht allein die Auswahl des passenden ECM für manche zu einer fast unlösbaren Aufgabe. Im nächsten Schritt eine Lösung in allen Geschäftsbereichen zu implementieren, droht sich als langwieriges Mammut-Projekt an. Deshalb hat sich die Geschäftsführung von SPEKTRA dafür entschieden, frühzeitig mit Konica Minolta einen erfahrenen Partner an Bord zu holen. „Wir haben einen Dienstleister gefunden, der unsere Wünsche und Vorstellungen umsetzen und mitgestalten kann“, berichtet Martin Nicklich. Aus verschiedenen Software-Lösungen haben die Experten ein individuelles Paket zusammengestellt, auf das Unternehmen angepasst und nach einem abgestimmten Zeitplan nach und nach im Unternehmen eingeführt. Doch damit endet eine gute Kooperation noch nicht: Beratung und Service haben einen festen, wichtigen und dauerhaften Platz eingenommen. „Wir fühlen uns von Konica Minolta wirklich sehr gut betreut und sind ständig im Dialog über die aktuellen Prozesse im Unternehmen“, resümiert Martin Nicklich. 

 

Bedenken 5: Geschäftsprozesse müssen sich plötzlich einem neuen System anpassen 


Die größte Befürchtung in vielen Unternehmen ist, dass mit einem neuen ECM alle Prozesse komplett "auf links gedreht" werden müssen, damit sie zum neuen System passen. Wir von Konica Minolta finden: Das System muss sich in den Arbeitsalltag integrieren, nicht umgekehrt. Nach diesem Prinzip haben wir auch bei SPEKTRA das Enterprise Content Management-System geplant und implementiert. „Das Besondere ist, dass wir nicht nur ein System gekauft haben“, erklärt Geschäftsführer Dr. Holger Nicklich: „Die Anpassungs-Programmierung gehört ebenso dazu. Durch einen Partner, der Verständnis hat für die Abläufe, die in unserem Unternehmen stattfinden.“ Denn auch beim Dresdner Entwickler von Sensoren für Fahrzeuge, Handy oder Tsunami-Warnsysteme gehört ständige Veränderung und Weiterentwicklung zur Tagesordnung. „Wir haben einen Software-Entwickler von Konica Minolta regelmäßig für mehrere Tage hier im Unternehmen.“

 

Die Lösung: Ein ECM, viele Anwendungen 


Bei SPEKTRA sind nicht nur die Geschäftsführer, sondern auch die Mitarbeiter:innen in vielen Bereichen begeistert von der neuen ECM-Lösung. Früher gab es unterschiedlichste Ablageorte, zahlreiche Kopien von Dokumenten mit unterschiedlichsten Bearbeitungsständen im Umlauf und etliche Informationen, die sich als E-Mails in Postfächern versteckten. Schrittweise wurde eine zentrale Ablage für Kunden, Lieferanten und Auftragsdokumente geschaffen – mit einheitlichen Strukturen und einem sicheren Berechtigungskonzept. Neben den digitalen Eingangsrechnungsworkflows mit DATEV-Integration hat auch die zentrale E-Mail-Archivierung große Effizienzgewinne mit sich gebracht. Und dank der Einführung einer Bewerbermanagement-Software inklusive Jobportal sowie einer digitalen Personalakte profitiert nun auch die HR-Abteilung von der Digitalisierung.  

 

Konica Minolta – flexibler Partner für ECM


Die Gründe für die Einführung eines ECM-Systems sind vielfältig – so wie die Möglichkeiten. Konica Minolta berät Unternehmen jeder Größe und Branche bei der Auswahl eines Software-Anbieters, unterstützt mit einem spezialisierten Team bei der Umsetzung und bringt mehr als 20 Jahre Erfahrung in kreative Lösungsansätze ein.

 

Dokumente und Informationen digital verarbeiten

In Unternehmen gibt es viele Dokumente und unstrukturierte Informationen, die verarbeitet und gemanagt werden. Früher wurden Informationen in dicke Aktenordner in große Schränke gestellt – heute nutzt man clevere IT-Lösungen und Software, die sich nahtlos in interne Prozesse integrieren. Der Schlüssel für smarte Unternehmen heißt Enterprise Content Management (ECM).

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