In 3 Schritten zu digitalen Dokumentenprozessen

| 10 Februar 2022

Mehr Effizienz und Sicherheit für Ihr digitales Unternehmen

Die letzten beiden Jahre haben die Büro-Arbeitswelt wie im Zeitraffer verändert. In vielen Betrieben haben sich unterschiedlichste Formen der Remote-Arbeit etabliert. Viele Mitarbeitende kommen heute nur noch für spezielle Anlässe ins Büro. Dabei steht einerseits der persönliche und direkte Austausch im Vordergrund und andererseits die Nutzung der Büro-Infrastruktur, wie beispielsweise Multifunktionssysteme. Diese veränderten Anforderungen treffen aber auch heute noch häufig auf verschiedene Technologien, Anwendungen und Schnittstellen, die für das neue Arbeiten von überall nicht optimal aufgestellt sind. Das kann dazu führen, dass Prozesse nicht einwandfrei funktionieren und im schlechtesten Fall wichtige Informationen verloren gehen.


Dabei braucht es häufig gar nicht viel, um mit unkomplizierten Lösungen die Basis für ein digitales Unternehmen zu schaffen, das effizienter und sicherer arbeitet, ganz gleich, wo diese Arbeit stattfindet:
 

#1: Schaffen Sie eine sichere Druckumgebung für mehr Effizienz

 
Ihre Multifunktionsdrucker sind eine wichtige Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt. Und diese Welten gilt es zu verbinden. Mithilfe von modernen Software-Lösungen lässt sich eine sichere und flexible Druckumgebung schaffen, die sich nahtlos in Ihre digitalen Prozesse integriert.

Zuerst sollten Sie aber darauf achten, dass Ihre Dokumente, Daten und Unternehmensinformationen geschützt sind. Mit Print Security-Lösungen haben Sie das schnell im Griff. Im nächsten Schritt sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig und gleichzeitig sicher drucken können. Hierfür bieten moderne Cloud Print-Lösungen optimale Voraussetzungen. Und wenn Sie zudem über eine größere Druckflotte verfügen (ab ca. fünf Drucksystemen), ist es empfehlenswert, die Kosten zu überwachen. So schaffen Sie die notwendige Transparenz, um Einsparpotenziale identifizieren und heben zu können.

 

#2: Setzten Sie auf intelligente Anwendungen, die Büroarbeiten vereinfachen und beschleunigen


Hilfsmittel zur Vereinfachung der Büroarbeit werden von vielen Unternehmen eingesetzt. Häufig handelt es sich dabei aber um veraltete Versionen aus unterschiedlichen und nicht immer sicheren Quellen (Stichwort „Schatten-IT“). Eine zentrale cloudbasierte On-Demand-Plattform mit smarten Services kann helfen, viele unterschiedliche Herausforderungen zu bewältigen und alltägliche Büroarbeiten - wie Texte übersetzen oder Dateiformate konvertieren - spürbar zu vereinfachen.

Typisch für viele Büros ist zudem, dass Mitarbeitende aufwändig nach Informationen und Dokumenten an verschiedenen (Speicher-)Orten und in unterschiedlichsten Dateiversionen suchen. Das kostet Zeit und Nerven, und es bleibt die Unsicherheit, ob auch wirkliche alle relevanten Dokumente gefunden wurden. Mit einer Enterprise Search-Lösung wird die Suche nach relevanten Dokumenten zum Kinderspiel und Unsicherheiten verschwinden.

 

#3: Automatisieren Sie Abläufe, um Aufgaben schnell und zuverlässig zu erledigen


Manuelle Aufgaben kosten Zeit und sind anfällig für Fehler oder Irrtümer – zum Beispiel die Verteilung der Eingangspost an die richtigen Empfänger. Mit einer leistungsstarken Anwendung für nutzerfreundliche Prozessautomation digitalisieren Sie viele analoge Standard-Prozesse im Handumdrehen: Von der Erfassung (Capturing) über die Weiterleitung von Dokumenten bis hin zu kompletten Freigabeprozessen. Das sorgt für mehr Geschwindigkeit sowie Zuverlässigkeit und schafft gleichzeitig mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Aufgaben.

 

Fazit: Digitalisierung muss nicht kompliziert sein 


Um eine solide Basis für den digitalen Büroalltag zu schaffen, braucht es also gar nicht viel: Mit einer sicheren Druckumgebung, einfachen und vielseitigen Anwendungen für den Büroalltag sowie automatisierten Abläufen bewältigen Sie bereits viele essenzielle Herausforderungen der digitalen Welt. Schritt für Schritt machen Sie so Ihre digitale Infrastruktur zukunftsfähig und sorgen unternehmensweit für schlankere Prozesse, mehr Effizienz, Produktivität und Schnelligkeit.

 

Digital Office Lösungen

Cloud & Mobile Printing, Print Security oder Dokumentenerfassung: Unsere unkomplizierten Lösungen sorgen für mehr Sicherheit, Effizienz und Produktivität.

 

 

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