Digitaler Posteingang: Wie sich Unternehmen von Briefpost verabschieden

Verwaltung der Post: Eine Herausforderung  

Die Verwaltung der Papierpost ist für Unternehmen oft eine Herausforderung, die schon beim Eintreffen der Papier- und E-Mail-Post beginnt. Dokumente kommen auf unterschiedlichsten Wegen – mal digitalisiert, mal nicht – als Eingangspost an. Mitarbeiter öffnen Briefe, drucken E-Mails aus und stempeln die Dokumente – natürlich alles manuell. Dann geht die Post ihren Weg durch die Organisation – eine standardisierte Aufbereitung der Post gibt es nicht, weil klare Regeln bzw. Software-Lösungen fehlen. So wird eine unfassbar große Menge an Ressourcen in Form der „drei P“ vergeudet: Papier, Platz und Personal.  

Diese manuellen und undurchsichtigen Prozesse binden Ressourcen und sind fehleranfällig. So kommt es nicht selten vor, dass Unternehmen zu spät auf eine Mahnung reagieren.  

 

Studie: Fast alle Unternehmen wollen Briefpost digitalisieren 

Immer mehr Unternehmen verabschieden sich davon, Post in Papierform zu verwalten. Gemäß „Bitkom Digital Office Index 2020“ haben hohe Papierstapel, Briefpost und dicke Aktenordner in Zukunft bald ausgedient: So wollen 9 von 10 Geschäftsführern und Vorständen in deutschen Unternehmen die Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen. Das ist doppelt so viel wie 2018, als es „nur“ knapp 43 Prozent waren. Die Digitalisierung der Briefpost erfährt also einen immensen Aufschwung.

 

Der digitale Posteingang: Wie funktioniert’s?  

Hinter dem digitalen Posteingang steht ein smartes Enterprise Content Management System (ECM). Alle Dokumente und Dateien – egal aus welcher Quelle – werden einheitlich digital erfasst, klassifiziert, verteilt und archiviert. Dabei greift ECM auf Automationsfunktionen zurück: So liest das System beispielsweise automatisch Daten wie Lieferanten, Datum und Betrag aus – aus eingescannten Rechnungen und ebenso aus Dokumenten, die bereits digital im E-Mail-Postfach vorliegen. Dabei ist es möglich, fehlende und falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten automatisch zu erkennen. 

Die digitalisierte Post wird nach der Indexierung in einem zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Mitarbeiter werden automatisch über den Posteingang benachrichtigt und in Workflows eingebunden.  

 

Die Vorteile des digitalen Posteingangs 

Wenn Unternehmen ihre Post digitalisieren und Dokumente mit einer ECM-Lösung verwalten, sparen sie nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöhen auch ihre Produktivität. Denn digitale Dokumente sind die Basis für die Automatisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen. Die fünf wichtigsten Vorteile des digitalen Posteingangs sind:  
 

• Schnelle und einfache Verarbeitung der eingehenden Post 
• Sofortige, sichere Verteilung der Post über alle Abteilungen und Standorte hinweg 
• Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der eingehenden Dokumente  
• Reduzierung von Kosten und effizienter Einsatz von Ressourcen 
• Dokumente und E-Mails werden einheitlich verarbeitet und in Workflows übergeben  

Post digitalisieren stärkt die Compliance und schützt die Umwelt 

Unternehmen werden mit immer strengeren Regularien in Bezug auf Datenschutz und Aufbewahrungspflicht konfrontiert – Stichwort DSGVO. Mit einem digitalen Posteingang werden Datensicherheit und Transparenz erhöht. Unternehmen erfüllen die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD und finden Dokumente für Audits ohne lange Suchzeiten. 

Auch das Thema Nachhaltigkeit steht in vielen Unternehmen nach wie vor ganz oben auf der Agenda. Insbesondere die Verringerung des ökologischen Fußabdrucks ist ein wichtiges Unternehmensziel. So spielt auch die Digitalisierung eine entscheidende Rolle für KMUs, die Verantwortung übernehmen wollen. Denn die Post zu digitalisieren, reduziert Papier und schützt so die Umwelt.