Workflow Solutions: Geschäftsprozesse digitalisieren auf Knopfdruck

Mit simplen Workflows zur signifikanten Ersparnis im Mittelstand

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Digitale Transformation leicht gemacht


Workflow Solutions von Konica Minolta

Der Geschäftsalltag könnte so einfach sein, wenn Mitarbeitende weniger Zeit mit dem Sortieren von Eingangspost, Kopieren und Verteilen von Dokumenten, Umbenennen und Hochladen von Dateien oder Abtippen von Briefen verschwenden müssten. Doch manche Unternehmen schrecken vor vermeintlich hohen Hürden oder Kosten bei der Digitalisierung zurück.

Die gute Nachricht: Mit unseren Workflow Solutions automatisieren Sie auf Knopfdruck alltägliche Aufgaben und organisieren den digitalen Posteingang, die Dateiablage und das Dokumentenmanagement ganz bequem und kostengünstig – ohne gigantisches IT-Projekt mit Entwicklungs-Aufwand, EDV-System-Umstellung und Change-Prozessen. 
Smarte, simple und digitale Lösungen nach dem EVA-Prinzip machen's möglich. Das Ergebnis: Weniger Zeit, Ressourcen und Geld fließen in alltägliche Routine-Aufgaben. 
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Wie funktionieren automatisierte Workflows – und was können sie? 

Digitale oder automatisierte Workflows lassen sich ganz einfach als Arbeitsabläufe oder Geschäftsprozesse übersetzen. Das Grundprinzip ist einfach: Tätigkeiten, die Tag für Tag anfallen und immer nach dem gleichen Prinzip ablaufen, erledigt ein Computer viel schneller und effizienter als ein Mensch – einmal eingerichtet, verarbeitet die Software die Informationen immer auf die gleiche Weise.

Die Anwendungen für eine Workflow-Management-Software sind vielfältig – hier nur einige Beispiele: 

 
Digitaler Posteingang: 
Eingangspost wird mit moderner Hardware gescannt, automatisch in digitale Dokumente wie PDF-Dateien umgewandelt und im richtigen Ordner abgelegt. Durch OCR-Texterkennung sind die Inhalte der Dateien durchsuchbar und lassen sich leicht weiterverwenden.
Verteilung von Eingangspost:
Durch die Texterkennung mit OCR analysiert der digitale Workflow den Inhalt der eingescannten Dokumente und stellt die Dateien sofort der richtigen Person oder Abteilung zur Verfügung. 
Verwaltung der E-Mail-Post: 
Auch Mails werden an der richtigen Stelle in der Ordnerstruktur abgelegt und automatisch an den Posteingang der richtigen Person weitergeleitet, inklusive Verarbeitung von Anhängen und anderen Informationen. 
Verarbeitung von Belegen: 
Eingehende Belege wie Rechnungen oder Lieferscheine – als Scan oder auf digitalem Weg – werden als korrekt benannte Datei an der passenden Stelle abgelegt. Die weitere Bearbeitung mit einer entsprechenden Software startet augenblicklich. 
Steuern von Freigabeprozessen: 
Das Ablegen, Weiterleiten und Signieren von Anträgen, Angeboten, Verträgen passiert automatisch nach klaren Vorgaben. Mit digitalen Genehmigungs-Workflows sind innerhalb von Minuten statt nach mehreren Tagen mehrstufige Genehmigungen eingeholt. 

Zuweisen von Aufgaben: 
Durch die Verknüpfung mit Microsoft 365 weisen digitale Prozesse per Texterkennung anhand von eigehenden Dokumenten Aufgaben zu, posten entsprechende Nachrichten in Microsoft Teams und legen die Dateien sicher im SharePoint ab.  

Für welchen Prozess möchten Sie gerne einen Workflow erstellen? Unsere Expert*innen beraten Sie gerne zu Ihren Möglichkeiten! 

 
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Diese Unternehmen profitieren besonders von Workflow-Lösungen

Workflow-Management, digitale Prozesse und digitale Eingangspostverarbeitung sind nur etwas für große Konzerne? Von wegen! Auch kleine und mittelgroße Unternehmen können mit der passenden Workflow Engine im Handumdrehen ihre Produktivität steigern und die Kosten senken. Denn gerade bei knappen Personal-Ressourcen machen sich die Vorteile bei Effizienz und Schnelligkeit schnell bemerkbar. 


Wenn mindestens eine dieser Grundbedingungen bei Ihnen zutrifft, steht der digitalen Transformation durch Workflow-Automatisierung nichts im Weg. 

Aktenchaos

 
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Schlüsselfertige Workflow Solutions für den Mittelstand   

Document Navigator

Mit Document Navigator stellen wir Ihnen eine Lösung zur Verfügung, die erfahrene und neue Mitarbeiter*innen schnell verstehen: Die Regeln für Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe sind schnell erstellt – und die Vorteile von OCR-Texterkennung, digitalem Posteingang und vieler weiterer Features schnell spürbar.

Alles zum Document Navigator
ein Mann steht vor einem Computer

Kofax AutoStore

Kofax AutoStore macht die Integration von MFPs in Workflow-Management und Datei-Ablage besonders einfach. Auch eine Anbindung an Ihre SAP-Umgebung ist möglich. Intelligente Datenverarbeitung auf die unkomplizierte Art bringt Ihr Business auf ein ganz neues Level. So wird die Optimierung Ihrer einzelnen Aktivitäten ein leichtes Spiel. 

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Konica Minolta: Ihre Profis für Dokumente, Digitalisierung und Workflows 


Seit mehr als zwei Jahrzehnten begleiten wir kleine und mittelgroße Unternehmen bei der digitalen Transformation: Von der kompakten Lösung für den digitalen Posteingang über die smarte Einbindung der MFPs in die Dateiablage bis zum papierlosen Büro mit komplexer Workflow-Software. Im deutschsprachigen Raum sind wir einer der führenden Technologie- und Managed Service Provider mit Expertise in Strategie und Lösungen, Hardware und Software, Support und Schulungen. Unser Team aus dutzenden Expert*innen berät Sie gerne rund um intelligente Arbeitsabläufe, automatisierte Datenverarbeitung, Management-Strategien und mehr. 

EVA, OCR, MFP?

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