Schnelle Rechnungsberarbeitung durch neue ECM-Lösung

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Schnelle Rechnungsberarbeitung durch neue ECM-Lösung

Schnelle Rechnungsberarbeitung durch neue ECM-Lösung

Mit über 40 verschiedenen Standorten in Groningen, Friesland und Drenthe lief die Rechnungsverarbeitung bei Werk- Pro nicht immer reibungslos. Seit die Beschäftigungs- und Wohlfahrtsorganisation zum System von Konica Minolta für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gewechselt hat, wurde der gesamte Prozess effizienter und – nicht unerheblich – der Organisation entgingen keine UST-Rückerstattungen mehr. „Die Durchlaufzeiten von Rechnungen haben sich hundertprozentig verbessert“, so der Leiter des Support-Service-Teams Richard Pronk.



Jeden Tag engagieren sich bei WerkPro über 220 Mitarbeiter, um 800 bis 900 Menschen zu unterstützen, die vorübergehend (oder dauerhaft) auf eigene Faust auf dem regulären Arbeitsmarkt nicht Fuß fassen können. „Einerseits bieten wir Reintegrationsprogramme an, mit denen Menschen wieder eine reguläre Beschäftigung ermöglicht werden soll. Darüber hinaus kümmern wir uns um Personen mit einer Behinderung oder Erkrankung, denen es schwerfällt und gar unmöglich ist, einer normalen Beschäftigung nachzugehen“, erläutert Pronk.


Unterschiedliche Standorte und Budgetverantwortliche

Die Aktivitäten von WerkPro erfolgen nach kaufmännischer Art durch kleine Unternehmen, die Produkte und Dienstleistungen anbieten. „Hier in Groningen z. B. führen wir eine Reihe von karitativen Second-Hand-Läden, in denen Menschen Erfahrungen bei der Arbeit im Logistikbereich, an der Kasse oder im Lager sammeln können. Darüber hinaus führen wir eine Herberge und stellen Fahrradständer her, haben aber auch eine Holz- und Metallwerkstatt, in der rustikale Möbel und Kaminöfen hergestellt werden.“


Prompte Rechnungsverarbeitung

In seiner Suche nach einer automatisierten Rechnungsverarbeitungslösung stieß WerkPro schließlich auf Konica Minolta. „Deren Rechnungslösung passt gut zu den Bürosystemen, mit denen sie WerkPro seit 2008 versorgten. Darüber hinaus passte die Lösung zu unserem Budget. Als Stiftung verfügen wir schließlich nicht über sehr viel Geld.“
Laut Pronk beschleunigt die webbasierte Anwendung die Rechnungsverarbeitung enorm: „Die Rechnung trifft in der Finanzabteilung in unserem Hauptsitz ein. Ein Mitarbeiter scannt die Rechnung ein und dank der OCR-Software der Konica Minolta-Systeme werden die Rechnungsdaten wie die Kostenstelle direkt in die Anwendung importiert. Basierend auf der Kostenstelle werden die relevanten Budgetverantwortlichen benachrichtigt, dass eine Rechnung auf sie wartet. Nachdem diese die Rechnung abgezeichnet haben, wird sie automatisch in die ERP-Umgebung – in unserem Fall Exact Globe – weitergeleitet.“


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Effiziente Prozesse

Pronk drückt seine Zufriedenheit mit der Lösung von Konica Minolta für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung aus – und darin ist er nicht allein. „Wir als Organisation haben unsere Effizienz erheblich gesteigert. Jetzt haben wir immer einen unmittelbaren Einblick in die Prozesse, die Rechnungen werden von den richtigen Personen abgezeichnet und – zu guter Letzt – wir verpassen keine UST-Rückerstattungen mehr!“


Herausforderung

Effiziente Rechnungsverarbeitung, Erhöung der Prozessübersicht


Lösung

Integration eines ECM-Systems für die digitale Rechnungsverarbeitung


Vorteile

Übersichtliche Prozessstrukturen und effiziente digitale Eingangsrechnungsverarbeitung


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