Waren physikalisch und Belege digital transportieren

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Waren physikalisch und Belege digital transportieren

Waren physikalisch und Belege digital transportieren

Das mittelständische Transport- und Logistikunternehmen REINERT Logistics bewegt mit 750 Fahrzeugen und ca. 1.300 Mitarbeitern deutschland- und europaweit Waren. Tausende von Transport-Dokumenten fallen dabei jährlich an. Ein von Konica Minolta integriertes Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass jeder einzelne Beleg mühelos auffindbar ist.


Hoher Zeit- und Platzbedarf bei Papierbelegen

REINERT Logistics befördert Waren und hat damit auch Belege. Vor der nun realisierten Lösung wurden die Transportbelege an den Standorten gesammelt und in die Zentrale verschickt, um sie dort zu erfassen, zu bearbeiten und abzulegen. Die hierfür benötigten Transportwege und -zeiten waren lang und mitunter gingen Belege verloren. „Wir hatten tausende von Transportbelegen und benötigten sehr viel Zeit und Platz, um diese zu bearbeiten, abzulegen beziehungsweise wiederzufinden“, berichtet Martina Vogel, Projektmanagerin von REINERT Logistics. „Pro Transport erhält der Fahrer mindestens einen, meist sogar wesentlich mehr Belege, die es zu verwalten gilt.“


Die manuelle Bearbeitung und Ablage der Belege verursachte hohe Kosten auf personeller Ebene sowie für die Miete des notwendigen Archivs. Um die Kosten zu senken und die Bearbeitung zu automatisieren, interessierte sich REINERT Logistics für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es sollte ein effektives Arbeiten bei der Ablage und dem Auffinden von Belegen ermöglichen und eine bessere Erkennbarkeit der zusammengehörigen Dokumente gestatten. „Hierfür suchten wir ein solides, sicheres und erprobtes System, welches für den Endanwender leicht verständlich sein sollte“, berichtet Martina Vogel.

Konica Minolta liefert rundum schlüssiges Konzept

Während des Auswahlprozesses überzeugte Konica Minolta das Logistikunternehmen in Theorie und Praxis. Der Anbieter konnte alle Fragen mühelos beantworten und Anforderungen eindeutig erfüllen sowie ein schlüssiges Konzept bieten, wie Martina Vogel folgendermaßen verdeutlicht: „Konica Minolta machte substantielle Vorschläge, wie die Lösung implementiert werden sollte, was beispielsweise die Verschlagwortung und das Ablagekonzept betraf. Uns war wichtig, dass unsere Ansprüche und Ziele verstanden und berücksichtigt werden. Im Gegensatz zu Konica Minolta hatten andere Anbieter Konzepte geboten, die nicht überzeugten“. Besonders erfreut ist die Projektmanagerin darüber, dass Konica Minolta nicht nur Vorschläge umsetzt, sondern diese überdenkt, weiter entwickelt und eigene Ideen liefert. Von Beginn an vermittelten ihr die Ansprechpartner klar den Eindruck von Kompetenz und Flexibilität. Besuche bei Referenzkunden bestätigten zudem, dass Anwender die implementierten Lösungen sehr gut angenommen haben.


Nachdem die Entscheidung zugunsten von Konica Minolta gefallen war, begann das Projektteam eine elektronische Transportakte zu entwickeln, die das Gebiet mit dem höchsten Dokumentenaufkommen abdeckt. Heute enthält sie alle Dokumentarten, die den Transport betreffen, von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen bis hin zu Buchungsbelegen, Rechnungen sowie dem Schriftverkehr. Alle Dokumente werden den entsprechenden Aufträgen zugeordnet.


Präzise Geschäftsprozesse und bessere Kundenzufriedenheit

Stammdaten konnten aus dem Altsystem übernommen werden, wobei auch die Neuanlage von Kundendaten im DMS ohne jedes Eintippen von Daten automatisch geschieht: Aufgrund der Sendungsnummer erkennt das DMS den Kunden und legt diesen automatisch an, falls er noch nicht existiert. Die Sendungsnummer vergeben die bearbeitenden kaufmännischen Mitarbeiter beim Einscannen der Belege an allen sieben REINERT Logistics Standorten, die die Fahrer direkt anfahren. Das Versenden der Belege wie zuvor entfällt nun. Durch die elektronische Transportakte sind die Geschäftsprozesse systematischer, präziser und vor allem transparent geworden. Jetzt sei die Reihenfolge und Art und Weise der Vorgangsbearbeitung bei der Abarbeitung von Transportaufträgen klar geregelt. „Wir können schneller und mit wesentlich geringeren Fehlerquoten arbeiten“. Heute finden alle berechtigten Mitarbeiter unabhängig von Standort und Zeit jeden Beleg im elektronischen Archiv, während sie früher viel Zeit dafür investierten und aus Versehen falsch abgelegte Belege nur sehr schwer wiederfanden. Kundenanfragen lassen sich schnell und problemlos beantworten. 


„Über unser Kundenportal, welches über ein ECM Web-Modul von Konica Minolta realisiert wurde, können die Kunden selbst auf ihre Belege und Unterlagen zugreifen, ohne uns direkt kontaktieren zu müssen. Dies ist ein wesentlicher Meilenstein für die elektronische Rechnungslegung. Somit kann der Kunde schnell, flexibel und unabhängig von Bürozeiten Auskünfte bekommen, während unser Aufwand ebenfalls sinkt“, freut sich Martina Vogel. Neben dem eingesparten Zeitaufwand und der Qualitätsverbesserung der Transportakten profitiert REINERT Logistics von den entfallenden Mietkosten für ein Papierarchiv sowie wegfallenden Druckkosten, da Dokumente im Archiv betrachtet werden können.


Dank der erfolgreichen Umsetzung wird die Dokumentenmanagementlösung weiter ausgebaut. Im nächsten Schritt plant das erfolgreiche Logistikunternehmen die Einführung des elektronischen Rechnungsprozesses mit automatischer Erfassung, Prüfung und Zuordnung.


Herausforderung

Tausende Transportbelege erfassen, elektronisch zur Verfügung stellen, Platzprobleme und langwierige Suche vermeiden


Lösung

Elektronische Transportakte innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems und Anbindung an ERP-Software C-Logistic


Vorteile

und Akten, Wegfall von Mietkosten für Papierarchiv, Beschleunigung der internen Abläufe, verbesserte Auskunftsfähigkeit über Kundenportal


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