Modernes ERP und BI aus der Cloud für bessere Zusammenarbeit in Pandemiezeiten
Dem Pharmaunternehmen Nuvisan verhalf Konica Minolta mit Microsoft Dynamics 365 Business Central zu einem Digitalisierungsschub: Das Rechnungsmanagement erfolgt nun über ein Document-Capture-Tool mit Buchungsvorschlag. Einkaufs- und Finanzabteilungen bewahren Unterlagen digital auf. Biolog*innen sowie Chemiker*innen managen im operativen Laborbereich Projekte und stellen unter anderem mit Power BI die Wertschöpfung dar. Gegenüber dem lokal installierten vorherigen Navision sorgt die moderne cloudbasierte Lösung für regelmäßige Updates und einen schnellen Fernzugriff aus den Home-Offices. Unter hohem Zeitdruck und bei weiteren kniffligen Anforderungen erwies sich Konica Minolta als extrem zuverlässiger und wichtiger Partner von Nuvisan.
Durch den Zukauf eines Firmenteils von Bayer in Berlin mit 400 Mitarbeitenden hatte sich die Unternehmensgröße von Nuvisan nahezu verdoppelt. Die Eingliederung des akquirierten Unternehmens und der abgekündigte Support der verwendeten ERP-Lösung stellten das Pharmaunternehmen vor die Herausforderung, innerhalb weniger Monate Microsoft Dynamics 365 Business Central unternehmensweit einzuführen. Während die Beschäftigten am Hauptsitz in Neu-Ulm noch mit einer Version von »Navision« aus 2009/2010 arbeiteten, nutzte ein französisches Nuvisan-Tochterunternehmen ein anderes ERP-Produkt und der zugekaufte Unternehmensbereich gar keine ERP-Lösung. »Anfang des Jahres 2020 definierten wir das ehrgeizige Ziel, am Standort des akquirierten Tochterbetriebs in Berlin, ab 1. Juli mit der neuen ERP-Lösung live zu gehen, was uns dank der guten Zusammenarbeit mit Konica Minolta auch tatsächlich gelang«, berichtet Daniel Szerman, Geschäftsführer von Nuvisan.
»Die überaus hohe Verfügbarkeit von Konica Minolta war für unser Projekt von großer Bedeutung. Auch wenn wir manchmal fast Unmögliches verlangt haben, konnte Konica Minolta dies erfüllen oder eine gleichwertige Alternative für die Lösung des Problems anbieten.
Daniel Szermann
Geschäftsführer
Zu den Zielen im Vorfeld zählten, die Anwendung in die Cloud zu verlagern und mehr Anwendungskomfort zu erhalten. So sollte es beispielsweise leichter sein, weitere Apps integrieren zu können, um etwa das Rechnungsmanagement durch eine Rechnungserfassungs- und - Erkennungslösung zu automatisieren. Für die Projektumsetzung wandten sich die Nuvisan- Verantwortlichen an den ERP-Bereich von Konica Minolta. Dieser war von einem Vertriebsexperten für Drucklösungen empfohlen worden, der das Pharmaunternehmen schon jahrelang bestens betreut. Bis zu diesem Zeitpunkt kümmerte sich einer der größten IT-Dienstleister um die ERP-Lösung, bei dem sich Nuvisan nicht gut aufgehoben fühlte wie Szerman darlegt: »Wir hatten selbst als Unternehmen mit 1.000 Beschäftigten nicht die Aufmerksamkeit, die wir uns im essenziell wichtigen ERP-Bereich vorstellten.« Allerdings war dem Geschäftsführer auch klar, dass aufgrund der Unternehmensgröße und Internationalität kleine Dienstleister ebenfalls nicht in Frage kamen. »Um unsere geforderte Leistung zu erbringen, besitzt Konica Minolta genau das richtige Spektrum mit Mittelstandsprägung, Service-Orientierung und IT-Know-How.«
Nach der Entscheidung für den IT-Dienstleister ging es Ende Februar mit den Projekt-Workshops los, in denen Konica Minolta gemeinsam mit der Geschäftsführung, den IT-Verantwortlichen und Key-Usern die notwendigen Maßnahmen erarbeitete. Schnell stellte sich heraus, dass die Anforderungen der bestehenden Gesellschaft aufgrund der notwendigen umfangreichen Datenmigration ungleich größer waren als die des hinzugekauften Unternehmensteils. Jedoch bestand die Herausforderung am Berliner Standort darin, das System in nur zwei Monaten zum Laufen zu bringen. Wegen der Zeitnot verzichteten die Verantwortlichen auf eine Pilotphase und gingen pünktlich zum 1. Juli erfolgreich an den Start. Neben der Datenmigration war die Anpassung der Module an die Geschäftsprozesse eine der Hauptaufgaben, die es für Nuvisan in den weiteren Unternehmensteilen zu erledigen galt. Als unumgänglich erwies sich beispielsweise, Bewertungsmethoden von Projektleistungen an die Vorgaben des Pharmaunternehmens anzupassen. »Daneben hat - trotz Bedenken im Vorfeld – die Übernahme von mehreren hunderttausend Datensätzen problemlos funktioniert«, so Szerman. Nach weiteren sechs Monaten und einer Pilotphase konnte Nuvisan schließlich wie geplant mit den restlichen Unternehmensbereichen live gehen.
Den reibungslosen Ablauf führt der Geschäftsführer auf die sehr gute und professionelle Zusammenarbeit mit Konica Minolta zurück, die stets auch proaktiv gehandelt hätten. »Auch wenn wir manchmal fast Unmögliches verlangt haben.« So wurden beispielsweise im M&A-Bereich ad hoc Daten benötigt, wofür Konica Minolta mehrteilige benötige Prozesse realisierte. »Insgesamt hat die Einführung der cloudbasierten Lösung dazu geführt, dass der Zugriff vom Homeoffice viel schneller und reibungsloser als zuvor über die VPN-Leitung funktioniert. In Corona-Zeiten war dies ein erheblicher Vorteil«, berichtet Andrea Kramer, IT-Projektmanagerin von Nuvisan. Außerdem profitiere das Unternehmen von stets neuen Funktionen dank automatischer monatlicher Updates in der Cloud. Das alte System war lokal installiert und mehr als fünf Jahre nicht weiterentwickelt worden. Nicht zuletzt ist das Handling und die Optik von Microsoft Dynamics 365 Business Central viel zeitgemäßer und einfacher als die Vorgängerversion, worüber sich auch die Anwenderinnen und Anwender sehr freuen.
Zeitnot bei der ERP-Eingliederung eines akquirierten Unternehmensteils
Mehrere Hunderttausend Projektdaten mussten migriert werden
Anpassung der Lösung an spezifische pharmabezogene Abläufe
Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central an drei Standorten
Für Analytics-Aufgaben setzt Power BI auf cloudbasiertes ERP
Weitere Dokumentenmanagement- und Digitalisierungs-Tools vermeiden Medienbrüche
Zugriff vom Homeoffice ist viel einfacher als früher
Zeitgemäße Optik und einfacheres Handling der Software
Automatische Aktualisierung der Lösung, die neueste Funktionen ad hoc liefert
Digitalisierte Prozesse im Finanz- und Einkaufsbereich sowie im operativen Betrieb