Angepasste ERP-Plattform lässt mehr Fahrzeuge rollen

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Angepasste ERP-Plattform lässt mehr Fahrzeuge rollen

Angepasste ERP-Plattform lässt mehr Fahrzeuge rollen

Bei Mezger Rent & Service optimierte Konica Minolta die Abbildung von Geschäftsprozessen mit Hilfe der ERPPlattform Microsoft Dynamics NAV. Mit der gleichen Mitarbeiterzahl wie zuvor kann sich der Logistikspezialist nun um einen größeren Fuhrpark kümmern und für mehr Wachstum sorgen.


Flexible Angebote in der LKW-Vermietung sind das Hauptgeschäft von Mezger Rent & Service in Mockmühl. Der Nutzfahrzeugdienstleister vermietet Fahrzeuge mit unterschiedlichster Ausstattung ab einem Tag bis hin zu mehreren Jahren - und steht seinen Kunden dabei als Komplettdienstleister in ganz Europa zur Seite. Seit 2003 unterstützte die Enterprise Resource Planning Software Navision die Geschäftsprozesse, die nach über zehn Jahren im Einsatz nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprach.

„Die Firma war deutlich gewachsen. Damit hatten sich auch die Prozesse und Anforderungen insbesondere bei der Mietabwicklung verändert“, berichtet Benno Krause, Assistent der Geschäftsleitung und ERP-Projektleiter bei Mezger Rent & Service. Hinzu sei gekommen, dass bei der veralteten Hard- und Software sowie dem basierenden Betriebssystem die Stabilität gefährdet und das System nur sehr eingeschränkt wartungs- und upgradefähig war.


Intelligente Prozessabbildung war gefragt

„Die Prozesse hingen stark von Mitarbeitern und deren Wissen ab, da die alte Lösung beispielsweise keine Preistabellen, Rabattsysteme oder Sonderkonditionen abbildenkonnte“, erläutert Krause. Eines der Hauptziele des ERPProjekts lautete daher, dieses Wissen in das System zu packen und alle Aspekte der Mietabwicklung abzubilden. Zudem sollte die Disposition der Fahrzeuge über die ERPLösung erfolgen und nicht wie bisher mit Microsoft Excel. Wichtig war auch, die innerbetrieblichen Schnittstellen zu optimieren. Beispielsweise sollte der Werkstattbetrieb, der in einer eigenständigen Firma eingebettet ist, besser angebunden werden. „Bis dato mussten wir für beide Firmen gemeinsame Kunden, Fahrzeuge und Termine doppelt pflegen, da es keine Datensynchronisation gab“, so Krause, der in einem knapp 80-seitigen Anforderungsdokument alle Prozesse und Anforderungen aufgeführt hatte.

Für die Geschäftsführung war von Anfang an klar, bei Navision beziehungsweise dem Nachfolgeprodukt Microsoft Dynamics NAV zu bleiben. Allerdings musste man für die Projektumsetzung den geeigneten Partner finden, der vor allem Erfahrung und Kompetenz im Service- und Mietsektor vorweisen sollte. Mit zwei potenziellen Anbietern setzte sich Krause intensiver auseinander. Ausschlaggebend für die Wahl von Konica Minolta waren für den Projektleiter die Kontaktpersonen vor Ort: „Uns wurde das Gefühl vermittelt, dass die Lösung gut umgesetzt werden kann. Beispielsweise lernten wir bereits im ersten Gespräch neben unserem Vertriebsansprechpartner den Projektleiter kennen. Ohne dass sich die Zusammensetzung änderte, unterstützte uns ein Team während der gesamten Projektlaufzeit erstklassig. Dagegen hatte ich bei der alternativ in Frage kommenden Firma bereits vier verschiedene Ansprechpartner im Kontaktzeitraum.“


Nach einer rund einjährigen Projektzeit, in der die Verantwortlichen die Anforderungen umsetzten und testeten, erfolgte im Mai 2016 das Go-Live. Ohne Probleme wurde das System in einem Schritt für alle Mitarbeiter und Abteilungen ausgerollt und dies am unternehmenskritischen Monatsbeginn, an dem die Hauptabrechnungen erfolgen. Die Feuertaufe gelang, wie Krause berichtet: „Wir hatten weder einen Stillstand noch generelle Probleme. Das Go-Live war für eine Woche geplant – aber nach zwei Tagen waren wir zu 100% produktiv, ohne zusätzlich notwendigen Betreuungsbedarf. Alles funktionierte einwandfrei.“

Umfangreicher Nutzen für das Logistikunternehmen

Für Mezger Rent & Service ergeben sich durch die Lösung zahlreiche Vorteile, wozu auch viele Detailverbesserungen beitragen. Während es zuvor ein enormer Aufwand war, die Monats- und Endabrechnungen zu erstellen, hat sich alleine die Mautabrechnung von knapp zwei Tagen auf maximal vier Stunden verkürzt. Außerdem mussten die Mitarbeiter früher die Guthabenstände bei Kilometer- und Kraftstoffständen manuell errechnen und eintragen. Heute funktioniert dies automatisch. Das System unterstützt jetzt die Mitarbeiter, die prozessorientiert arbeiten können und keine Extra- Informationen benötigen. „So sind wir nicht nur schneller, sondern auch flexibler, da mehr Mitarbeiter in der Lage sind, die Abrechnungen zu erledigen. Urlaubs- und Krankheitsfälle lassen sich viel einfacher kompensieren“, berichtet Krause.

Weitere Vorteile ergeben sich in der Finanzbuchhaltung, die teilautomatisiert ist und Eintragungsfehler vermeidet. Sowohl bei der Disposition als auch bei der Werkstattplanung kann Mezger Rent & Service auf die aufwändige Microsoft-Excel-Unterstützung verzichten. Durch den Mandantenbetrieb und die Synchronisierungsmöglichkeit vermeidet der Logistikspezialist eine doppelte Datenhaltung in zwei Schwesterfirmen.


Insgesamt sieht es Krause als großen Vorteil, dass sich das Unternehmen nun mit der gleichen Mitarbeiteranzahl besser um Bestands- und Neukunden und einen größeren Fuhrpark kümmern kann. Dies sorgt für zusätzliches Wachstum in einem mitunter hart umkämpften Markt.


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