Mit zwei Druckstraßen und der Workflow-Lösung AccurioPro Flux ist es dem Unternehmen Centrotherm Systemtechnik GmbH gelungen, ein hohes Einsparpotenzial im Rahmen der internen Produktion aller Montage- und Bedienungsanleitungen in seinem Werk zu realisieren.
Die Centrotherm Systemtechnik GmbH hat den kostenintensiven und aufwändigen Einkauf und die externe Produktion der Montage- und Bedienungsanleitungen grundsätzlich infrage gestellt. Mit zwei Druckstraßen und der Workflow-Lösung AccurioPro Flux ist es dem Unternehmen gelungen, ein hohes Einsparpotenzial im Rahmen der internen Produktion aller Montage- und Bedienungsanleitungen in seinem Werk in Brilon bei gleichzeitig höherer Flexibilität zu realisieren. Mitte 2019 wurde das Projekt umgesetzt – mit einem auf allen Ebenen durchschlagenden Erfolg. Die Centrotherm Systemtechnik GmbH ist Teil des weltweit agierenden Energiesparkonzerns Centrotec SE, der sich auf innovative, nachhaltige Gebäudetechnik spezialisiert hat. Flexibilität, Reaktionsfähigkeit, Innovation und die Nähe zu seinen OEM-Partnern sind die Stärken von Centrotherm. Das Unternehmen konnte in den letzten Jahren ein rasantes Wachstum verzeichnen und wies 2020 einen Umsatz von 53 Millionen Euro aus. Vor diesem Hintergrund wird die Produktions- und Logistikinfrastruktur am Standort in Brilon um 6.500 m2 erweitert. Das Projekt soll planmäßig im Frühjahr 2022 abgeschlossen sein.
Wir haben mit wenig Aufwand einen ungeheuren Erfolg erzielt und das nur, weil wir über Jahre hinweg eingefahrene Wege infrage gestellt haben.
Iris Megier
Application and Process Administrator | Centrotherm
In der Zusammenarbeit mit seinen OEM-Partnern ist Centrotherm nicht nur für die Produktion der Abgaskomponenten, sondern auch für die Erstellung der Montage- und Bedienungsanleitungen zuständig. Der Druck der jeweiligen Dokumente erfolgte extern, verbunden mit all den klassischen Themen wie Mindestbestellmengen, um einen wirtschaftlich vertretbaren Preis zu erhalten, Aktualität, Lagerhaltung und in weiterer Folge Entsorgung. In ihrer Funktion als Application and Process Administrator hat Iris Megier den Gesamtaufwand und die externe Produktion aller benötigten Montage- und Bedienungsanleitungen genauer unter die Lupe genommen und die damit verbundenen Prozesse analysiert. „Die laufende Bestellung, das Ein- und Auslagern war für uns mit einem enormen Aufwand verbunden, und schlussendlich wanderten viele nicht mehr aktuelle Anleitungen ins Altpapier“, fasst Iris Megier die Ausgangssituation zusammen. Bei der Prozessanalyse zeigte sich, dass mindestens vier Personen in die Bestellung und Lagerung involviert waren. Aufgrund von Textänderungen mussten jedes Jahr Drucksachen mit einem Warenwert im fünfstelligen Euro-Bereich entsorgt werden. „Anhand dieser Zahlen haben wir uns dann die Frage gestellt, ob es nicht sinnvoll wäre, die Anleitungen bei uns vor Ort zu produzieren, um somit ein Mehr an Prozesssicherheit und Flexibilität zu gewinnen und gleichzeitig Kosten zu reduzieren.“
Die gute Zusammenarbeit aller Stakeholder war entscheidend dafür, dass die gesetzten Ziele erreicht und das Projekt in kürzester Zeit bei Centrotherm umgesetzt werden konnte.
Michael Eberhardt
Geschäftsführer | Münstermann
Mit dieser Fragestellung hat Centrotherm Neuland betreten, denn mit Drucken hatte das Unternehmen bisher nicht viel Erfahrung. Deshalb ist es mit der Münstermann GmbH in Kontakt getreten, die das Unternehmen schon seit vielen Jahren im Office-Bereich begleitet. Neben Lösungen für den Bürobereich beschäftigt sich die Münstermann GmbH auch intensiv mit Production Printing und vertreibt dazu entsprechende Soft- und Hardware-Lösungen unter anderem von Konica Minolta, um komplexe Produktionsprozesse abzubilden. Die Münstermann GmbH hält ihre Herstellerunabhängigkeit hoch und kann dadurch maßgeschneiderte Lösungen für ihre Kunden anbieten. „Wir pflegen mit Münstermann schon seit vielen Jahren eine intensive Zusammenarbeit und wussten von vornherein, dass wir mit dem Team eine für unsere Anforderungen optimale Lösung finden werden“, betont Iris Megier.
Die druckspezifische Aufbereitung der Daten übernimmt AccurioPro Flux im Hintergrund, was den Betrieb der Druckstraßen in einem industriellen Umfeld ungemein erleichtert. Ohne AccurioPro Flux hätten wir diesen Automatisierungsgrad nicht erreicht.
Dominic Stahl
Manager Smart Apps und Services | Centrotherm
Beide Unternehmen haben sich im Rahmen der Evaluierung im Detail angesehen, was die Prozessoptimierung in der Produktion auslösen könnte, und auch die Wirtschaftlichkeit einer internen Druckproduktion hinterfragt. „Wir wollten auch wissen, welchen Mehraufwand wir uns mit diesem Schritt ins Haus holen würden“, schildert Iris Megier, der eine vollkommen automatisierte Druckproduktion vorschwebte, bei der im besten Fall nur noch das Papier nachgefüllt werden muss. Natürlich hatte hier auch die IT-Abteilung ein Wort mitzureden, um so ein Projekt in die bestehende technische Infrastruktur einzubinden und die notwendigen Schnittstellen zu programmieren. Die Tendenz ging von Anfang an stark in Richtung Konica Minolta, die mit AccurioPro Flux über eine leistungsstarke und vor allem offene Workflow-Lösung verfügen. Dominik Stahl, der bei der Centrotec SE den Bereich Digital Services leitet, kommentiert die Entscheidung folgendermaßen: „Wirklich überzeugt war ich, nachdem wir uns im Democenter von Konica Minolta das Workflow-Management-System AccurioPro Flux etwas näher angesehen haben. Dann war schnell klar, dass wir die Software nahtlos in unsere IT einbinden können und den gewünschten Automatisierungsgrad erreichen werden.“ Auch Michael Eberhardt, Geschäftsführer von Münstermann, versichert, dass bei diesem Projekt das AccurioPro-Flux-System mit seinem Funktionsumfang und seinen offenen Schnittstellen der Schlüssel zum Erfolg war und nicht das reine Drucksystem.
Nach dieser Grundsatzentscheidung für das Workflow-Management-System AccurioPro Flux , über das zwei Druckstraßen angesteuert werden, ging es im nächsten Schritt darum, alle produktbegleitenden Dokumente mit einer Identifikationsnummer (ID) im ERP-System zu hinterlegen. Bei einer anstehenden Produktion wird diese ID in Form eines Barcodes auf den Auftragsdokumenten mitgedruckt. In dem Barcode ist festgelegt, um welches Produkt es sich handelt und welche Anleitungen in welcher Stückzahl benötigt werden. Die beiden Druckstraßen wurden mit Tablets ausgestattet, auf denen eine selbstprogrammierte Web-Applikation installiert ist. Ein Mitarbeiter erfasst den Barcode, daraus wird ein XML-Druckjob generiert und über den AccurioPro-Flux-Server wird der entsprechende Druckauftrag angestoßen. Die Anleitung wird genau in der benötigen Anzahl gedruckt, inline geheftet, mit dem Produkt verpackt und tritt dann ihre Reise zum OEM-Partner an. Durch den Abgleich der gedruckten Dokumente mit den tatsächlich produzierten Mengen konnte das Unternehmen auch die Prozesssicherheit deutlich erhöhen. „Wir haben den gesamten Prozessablauf gemeinsam mit dem Team von Münstermann an einem Tag aufgesetzt. Die druckspezifische Aufbereitung der Daten übernimmt AccurioPro Flux im Hintergrund, was den Betrieb der Druckstraßen in einem industriellen Umfeld ungemein erleichtert. Ohne AccurioPro Flux hätten wir diesen Automatisierungsgrad nicht erreicht“, ist Dominic Stahl überzeugt. „Unsere Mitarbeiter*innen müssen lediglich Papier nachfüllen, mehr gibt es nicht zu tun.“ Selbst kurzfristige Korrekturen der Kunden können jederzeit in den PDFs berücksichtigt werden. Inhaltlich überholte Anleitungen gehören somit der Vergangenheit an, und der Altpapiercontainer konnte deutlich entlastet werden. „Seit dem Start mussten wir an den Konfigurationen nichts ändern. Einmal sauber aufgesetzt, und das war es.“ Ein Traum für jeden ITler.
Seit August 2019 druckt Centrotherm die Anleitungen direkt in der Produktion. Wie Iris Megier schildert, haben die Mitarbeiter*innen das Projekt von Anfang an voll mitgetragen, denn auch sie profitieren von der Vereinfachung der Abläufe und der gestiegenen Prozesssicherheit. Da die beiden Druckstraßen unmittelbar in der Produktion angesiedelt sind, haben sich die Laufwege drastisch verkürzt. Dadurch sei auch mehr Ruhe in der Produktion eingekehrt. Die Schränke, in denen die Anleitungen früher gelagert waren, wurden weitgehend aus der Produktion verbannt und zusätzlich konnten 18 Plattenstellplätze eingespart werden. Die bedarfsgerechte Produktion macht eine Inventur überflüssig, wodurch drei Manntage eingespart werden konnten. „Es gab viele kleine Positionen in dem Projekt, die sich zu einer signifikanten Geldsumme addiert haben“, sagt Iris Megier und hält abschließend fest: „Wir haben mit wenig Aufwand einen ungeheuren Erfolg erzielt und das nur, weil wir über Jahre hinweg eingefahrene Wege infrage gestellt haben.“ Der Erfolg des Projekts spiegelt sich aber auch im monatlichen Druckvolumen wider, das sich aufgrund des eingeschlagenen Wachstumskurses mehr als verdoppelt hat und aktuell bei über 200.000 A4-Seiten pro Monat liegt. Mit den Druckstraßen konnte Centrotherm speziell in der Bemusterungsphase voll flexibel auf die Wünsche des Kunden im Hinblick auf die Dokumentation reagieren.