Kollaboration mit MS Teams

Autoren: Michael Schillinger, Leiter IT-Infrastructure Sales Teams, und Maximilian Fried, Leiter IT-Infrastructure Consulting & Delivery bei der Konica Minolta IT Solutions GmbH.
 

Mit dem neuen Kollaborations-Tool Microsoft Teams möchte der Software-Hersteller den Büro-Alltag revolutionieren. Die Software bietet tatsächlich einige starke und praktische Funktionen – aber auch ein paar Hürden.
 

Seit Anfang des Jahres stellt Microsoft eine neue Lösung für die übergreifende Zusammenarbeit bereit. Microsoft Teams führt als Teil des Office-365-Pakets die bislang an verschiedenen Stellen gespeicherten Informationen und mit diversen Anwendungen durchgeführten Konversationen an einem zentralen Ort zusammen. Damit können Unternehmen Datensilos vermeiden, das Management der Kollaborationslösungen vereinfachen und ihre Produktivität erhöhen. Zudem vermeiden sie Schatten-IT, indem sie die für Privatanwender gedachten Lösungen wie Facebook oder Yammer komplett durch eine für Unternehmen geeignete, sichere Lösung ersetzen.
 

Diese Vorteile führten schon frühzeitig zu einem starken Interesse bei Unternehmen. So setzen sich fast alle Kunden, die aus anderen Gründen ohnehin die Nutzung von Office 365 prüfen, mit Microsoft Teams auseinander. Aber auch Unternehmen, die sich noch nicht mit Office 365 beschäftigen, erkennen die zahlreichen Vorteile dieser Lösung. Insbesondere die Möglichkeit, Microsoft Teams als zentralen Knotenpunkt für die Konversation im und mit anderen Unternehmen einzusetzen, dient als wichtiger Türöffner. So nutzt zum Beispiel Konica Minolta die Lösung in den Bereichen Projektsteuerung, Consulting und Business Development, um damit alle anderen Online-Plattformen wie SharePoint, OneDrive oder Skype for Business zu verbinden. Microsoft Teams dient dabei als zentrale Oberfläche für den Datenaustausch und einheitliches Tool zur Kommunikation. Damit setzt es sich von Wettbewerbsprodukten ab.
 

Die Anwendung ermöglicht zahlreiche weitere Prozessoptimierungen, zum Beispiel:

• Einfache Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten: Microsoft Teams bildet die Schaltzentrale für Inhalte, Werkzeuge, Kontakte und Kommunikation. So können Mitarbeiter darüber direkt auf Office-Anwendungen wie Word, Excel, SharePoint, OneNote oder Skype for Business zugreifen.

• Integrierte Telefonie: Mitarbeiter telefonieren über Microsoft Teams direkt mit Kollegen. Das funktioniert auch auf Smartphones mit Android, iOS und Windows. Einige Funktionen für Videotelefonie gibt es bislang nur für Android-Geräte, in Kürze sollen sie aber auch für iOS und Windows Phone bereitstehen.

• Effiziente Organisation von Teams: Anwender erhalten Zugang zu mehreren Teams, so dass ein Wechsel zwischen verschiedenen Projektgruppen sehr einfach ist. Die Anwendung lässt sich individuell an die Anforderungen einzelner Arbeitsgruppen anpassen – über Tabs, Konnektoren und Bots sowie Microsoft Planner und Visual Studio Team Services.

• Gezielte Kommunikation: Jeder Channel in Microsoft Teams besitzt eine eigene E-Mail-Adresse. So können Teammitglieder Nachrichten oder E-Mails von Outlook aus direkt in die einzelnen Channels posten.

• Spontane Meetings: Mitarbeiter können direkt zu Meetings einladen, bei Bedarf auch zu privaten Meetings mit einzelnen Teammitgliedern. Der integrierte Termin-Assistent hilft beim Finden möglicher Termine.

• Nutzung künstlicher Intelligenz: Die Integration von Chatbots in einzelne Channels ist möglich.

• Rechtssichere Archivierung: Microsoft Teams sorgt für die Compliance-gerechte Archivierung der Inhalte. Dabei lassen sich unternehmensweite Richtlinien festlegen.

• Künftige Erweiterungen: Microsoft hat bereits mehr als 150 Erweiterungen von Partnern wie SAP, DocuSign oder Trello angekündigt.
   

Mögliche Hindernisse

Aufgrund dieser Möglichkeiten, aber auch der Lizenzpolitik und Strategie von Microsoft, wird sich die Lösung über kurz oder lang durchsetzen. Schließlich wird Microsoft Teams mit Office 365 mitgeliefert, so dass Unternehmen kein separates Tool anschaffen müssen. Das erste Feedback von Kunden ist durchweg sehr positiv.

Im alltäglichen Betrieb zeigen sich dann aber ein paar Kinderkrankheiten. Dies gilt vor allem im Bereich der Administration. Denn jeder Nutzer kann beliebig viele eigene Gruppen starten, Dokumente ablegen oder Kontaktlisten erstellen. Derzeit bietet Microsoft Teams keine Möglichkeit zur Vergabe oder Einschränkung von Rechten für die Projektarbeit. Im Sinne der Compliance und des effizienten Managements sollten aber nur berechtigte User Strukturen anlegen können, um Einheitlichkeit zu gewährleisten und den Überblick über den Status in den einzelnen Projekten zu wahren.

Auch die Kompatibilität lässt sich noch verbessern. Das Online-Tool lässt sich als Browser-Version, als App für Smartphones und Tablets sowie als kleine App für Computer nutzen. Gerade letztere sind derzeit noch fehleranfällig und schwierig zu administrieren. Für den Mac ist noch keine vollständige Kompatibilität gewährleistet, unter anderem wird der Safari-Browser nicht unterstützt, und die Nutzungsmöglichkeiten auf Linux sind ebenfalls verbesserungswürdig.

Vor allem in sensiblen Bereichen gibt es auch deutliche Sicherheitsbedenken. So steht Microsoft Teams aktuell nicht auf der Microsoft Coud Deutschland, mit der Datenspeicherung in Deutschland und dem Schutz durch einen nach deutschem Recht agierenden Datentreuhänder, zur Verfügung. Daher müssen zum Beispiel Finanzinstitute oder die öffentliche Hand die Nutzung der Cloud-basierten Anwendung stark reglementieren. Schließlich verlassen hier Dokumente die Organisation und werden möglicherweise auf US-Rechnern gespeichert – ähnlich wie bei vielen anderen Online-Diensten.

So eignet sich Microsoft Teams heute vor allem für die Bereiche Produkt- und Software-Entwicklung sowie Dienstleistung. Hier arbeiten oft verteilte Teams über mehrere Standorte hinweg zusammen. Aber auch Vorstände zeigen ein sehr großes Interesse an der Lösung. Damit lassen sich schnell Daten austauschen – auch durch Videokonferenzen inklusive Bildschirmübertragung – und Datenquellen durchforsten. So nutzt Konica Minolta das Tool insbesondere im Produktmanagement sowie in der Kundenberatung. Hier ist zum Beispiel die Kommunikation, Dokumentation und Organisation der Planungen mit Microsoft Planner integriert.
 

Fazit

Microsoft Teams bietet zahlreiche Vorteile, aber auch einige Fallstricke. Deshalb sollten Unternehmen bei der Planung, Entwicklung, Projektierung und Implementierung auf einen externen Partner zurückgreifen, der bereits einschlägige Erfahrung damit besitzt. Dieser hat im Idealfall auf Basis mehrerer Kundenprojekte und im Eigenbetrieb diverse Best Practices entwickelt. Er kann auch die Stärken und Schwächen des Tools in Workshops erläutern. Denn nur mit einem erfahrenen Partner lässt sich Microsoft Teams optimal einrichten, um den maximalen Nutzen daraus zu ziehen.