Drucken mit dem Mitarbeiterausweis - Was ist eigentlich „Follow Me Printing“?

Haben Sie schon einmal einen Druckauftrag an den Bürodrucker gesendet und den Ausdruck dann schlicht vergessen? Dies kann vor allem in sensiblen Unternehmensbereichen wie HR oder Buchhaltung schnell zu einem Datenschutzproblem werden. Wir verraten, wie Follow Me Printing Abhilfe schafft.

Was ist Follow Me Printing?

Follow Me Printing, auch bekannt als „Print & Follow“ oder „Pull Printing“, ermöglicht es Mitarbeitenden im Unternehmen, jeden verfügbaren Drucker bzw. jedes Multifunktionssystem im Büro zu nutzen. Druckaufträge werden dabei zentral auf einem Druckserver gespeichert, bis der Mitarbeiter zu einem Bürodrucker geht, um seine Ausdrucke abzurufen.

Hierfür ist eine Authentifizierung direkt am Gerät erforderlich – beispielsweise über den Mitarbeiterausweis, eine ID-Karte oder einen persönlichen PIN. Erst nach erfolgreicher Anmeldung wird der Druckauftrag gestartet und der Mitarbeiter kann seine Dokumente unmittelbar in Empfang nehmen. Genau darin liegt das Prinzip von Follow Me Printing: Drucken erst dann, wenn man wirklich davorsteht.

Scannen und Drucken per Mitarbeiterausweis

Die Authentifizierung am Multifunktionssystem kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. An Multifunktionsdruckern von Konica Minolta können sich Mitarbeiter beispielsweise per RFID-Karte oder durch die Eingabe eines persönlichen PIN-Codes anmelden.

Besonders komfortabel ist die Nutzung des Mitarbeiterausweises: Statt einer manuellen PIN-Eingabe genügt es, die Chip- oder RFID-Karte am System zu verwenden. Alternativ ist auch eine Anmeldung über mobile Geräte wie Smartphone oder Tablet möglich. So wird Follow Me Printing nahtlos in den Arbeitsalltag integriert.

4 Vorteile von Follow Me Printing

Durch die Authentifizierung bietet Follow Me Printing vier entscheidende Vorteile:

#1: Follow Me Printing erhöht die Sicherheit

Der sorglose Umgang mit Dokumenten im Büro ist nach wie vor ein oft unterschätztes Thema. Schützenswerte Unterlagen wie Verträge, Rechnungen oder Präsentationen bleiben nicht selten stundenlang im Ausgabefach liegen und sind für Unbefugte einsehbar.

Follow Me Printing verhindert genau das. Drucke werden erst nach persönlicher Authentifizierung freigegeben. Gleichzeitig sorgt ein integriertes Rechtemanagement dafür, dass klar geregelt ist, wer Zugriff auf Drucker und Dokumente hat. Ein professionelles Druckmanagement inklusive Follow Me Printing ist daher ein wichtiger Bestandteil jeder Sicherheitsstrategie.

#2: Follow Me Printing spart Kosten

Drucken für den Papierkorb gehört mit Follow Me Printing der Vergangenheit an. Da Druckaufträge erst nach Anmeldung am Gerät ausgegeben werden, können Mitarbeitende gezielt entscheiden, welche Dokumente sie tatsächlich drucken oder löschen.

Zusätzlich ermöglicht Follow Me Printing ein umfassendes Kostenstellenmanagement: Druck-, Kopier- und Scanaufträge lassen sich Projekten oder Abteilungen zuordnen. Das schafft Transparenz und senkt langfristig Kosten für Papier, Toner und Energie.

#3: Follow Me Printing ist nachhaltig

Nachhaltigkeit steht in vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda – insbesondere die Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks. Auch nachhaltiges Drucken spielt dabei eine zentrale Rolle.

Follow Me Printing leistet hierzu einen wichtigen Beitrag: Durch weniger Fehldrucke, einen geringeren Papierverbrauch und eine effizientere Nutzung der Geräte sinken sowohl Energieverbrauch als auch Ressourcenbedarf. Ein weiterer Schritt in Richtung nachhaltiges Unternehmen.

#4: Follow Me Printing erspart Ärger mit defekten Druckern

Ist ein Multifunktionssystem gerade belegt oder außer Betrieb, kann der Druckauftrag problemlos an einem anderen Gerät abgeholt werden. Mitarbeitende bleiben flexibel und können ihre Ausdrucke an jedem verfügbaren Drucker abrufen – ein klarer Vorteil im Arbeitsalltag.

„Follow Me Printing“ in der Cloud mit Workplace Pure

Die Vorteile von „Follow Me Printing“ (Sicherheit, Kostenersparnis, Nachhaltigkeit, Ausfallsicherheit) sind offensichtlich. Um diese Funktionen noch moderner, flexibler und standortunabhängiger zu gestalten, bietet Konica Minolta die Cloud-Plattform Workplace Pure an.

Workplace Pure ist eine Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform, die alle Ihre Dokumentenprozesse und Cloud-Drucklösungen zentral bündelt.

Was macht Workplace Pure besonders?

• Cloud Print: Dies ist die moderne Version von Follow Me Printing. Ihre Druckaufträge können von überall aus in die Cloud geschickt werden. Dort werden sie so lange gehalten, bis Sie sich am Konica Minolta Multifunktionssystem (MFP) Ihrer Wahl den Druckjob abholen – damit Ihre Dokumente immer in den richtigen Händen sind. Darüber hinaus entfallen teure Druckserver und die IT wird entlastet.
• Plattform für mehr als nur Drucken: Workplace Pure bietet neben dem sicheren Drucken weitere Services, die den Arbeitsalltag vereinfachen und digitalisieren, wie z.B.:
  • Konvertieren von Papierdokumenten in durchsuchbare PDF/A-Dateien.
  • Übersetzen ganzer Dokumente per Mausklick.
  • Connectors Pack zur direkten Ablage gescannter oder konvertierter Dokumente in Ihren Cloud-Speichern (z.B. OneDrive, SharePoint).
  • Secure Guest Print für eine bequeme und sichere Möglichkeit für Externe zu drucken.
• Einfacher Rollout: Als SaaS-Lösung ist Workplace Pure in wenigen Minuten startklar, erfordert keinen Installationsaufwand vor Ort und Updates erfolgen automatisch.
• Für Unternehmen jeder Größe: Dank des flexiblen Pay-per-Use-Modells wächst die Plattform mit Ihren Anforderungen – ohne Investitionsrisiko.

Mit Workplace Pure heben Sie die Sicherheit und Effizienz Ihres Dokumentenmanagements auf das nächste Level und machen Follow Me Printing zu einem integralen Bestandteil Ihrer modernen, digitalen Infrastruktur. Hier erfahren Sie mehr über Workplace Pure.

Fazit: Kostensenkungen durch modernes Druckmanagement

Ob kleines oder mittleres Unternehmen oder Organisation mit mehreren Standorten: Ein professionelles Druckmanagement mit Follow Me Printing bietet großes Einsparpotenzial und erhöht gleichzeitig Sicherheit und Nachhaltigkeit.

Kontaktieren Sie unser Team rund um unseren Experten Michael Gerlich und erhalten Sie in einem unverbindlichen Erstgespräch weitere Informationen zum Thema Follow Me Printing.