Bessere Qualität und schnellere Bearbeitungszyklen

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Bessere Qualität und schnellere Bearbeitungszyklen

Bessere Qualität und schnellere Bearbeitungszyklen

Technologietransfer zwischen Forschung und Industrie ist das Kerngeschäft des Forschungs- und Entwicklungs-Dienstleisters GWT-TUD GmbH. Hierzu managt GWT Projekte, die in einem Netzwerk aus rund 500 Wissenschaftlern und 1.600 Industriekunden in 30 Ländern ablaufen. Um im ersten Schritt das Rechnungswesen über die vielen Kostenstellen hinweg zu erleichtern, hat Konica Minolta ein Enterprise Content Management System (ECM) an über 50 Arbeitsplätzen integriert.


Bis zu 200 Rechnungen pro Tag

iele Einzelprojekte und Kostenstellen resultieren aus der Projektkoordination, die die GWT als Bindeglied zwischen den Wissenschaftlern aus dem Forschungsbereich und den Industriepartnern übernimmt. Daher ist auch das Rechnungsaufkommen sehr hoch, das Steffen Groß, Unternehmenscontroller der GWT, folgendermaßen beziffert: „Zwischen 100 und 200 Rechnungen treffen täglich in Dresden und den beiden anderen Standorten Berlin und Chemnitz ein. Diese gilt es, den richtigen Projekten und Kostenstellen zuzuordnen und effizient abzuwickeln.“ 


Doch es mangelte an Effizienz bis zur Umsetzung der neuen Lösung. Zwar erfolgte die Kontierung über eine Enterprise Ressource Planning (ERP) Software, aber die vorgelagerten Schritte der Rechnungsbearbeitung waren noch papiergestützt. Mit speziellem Blick darauf, sowohl den Rechnungseingang als auch den Rechnungsausgang elektronisch zu gestalten, suchte die GWT-Leitung ein nach den Worten von Groß „State-of-the-Art-System für die Dokumentenbearbeitung“. Neben einer beschleunigten und zuverlässigen Rechnungsbearbeitung lautete ein weiteres Projektziel, die externen Kostenstellenleiter über ein Web-Portal in die dokumentenbasierten Projektprozesse einzubinden.


Schnittstelle zur ERP-Software war Voraussetzung

Essenziell war, dass das künftige Dokumentenmanagementsystem eine entsprechende Schnittstelle zur verwendeten ERP-Software Microsoft Dynamics NAV bereithielt. Weiterhin erachtete es GWT als wichtig, ein gutes Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen sowie einen zuverlässigen und vertrauensvollen Partner für das Projekt zu finden.


„Zunächst erstellte der verantwortliche IT-Administrator gemeinsam mit der Buchhaltung und mir ein Lastenheft, das unter anderem die Datei- und Ablagestruktur sowie die Dateitypen festschrieb und die Einrichtung der Schnittstellezu Microsoft Dynamics NAV vorsah“, berichtet Groß, Leiter des Projektes. „Gemeinsam mit den Spezialisten von Konica Minolta entwickelten wir schließlich einen Workflow-Prozess, der die Rechnungsverarbeitung erheblich verbesserte.“


Nach der Umsetzung dieses Prozesses versehen die Mitarbeiter nun Rechnungen mit einem Barcode und erfassen sie an einem Multifunktionssystem per Scan digital. Hierzu stehen auch Scan-Möglichkeiten an den Außenstellen in Chemnitz und Berlin zur Verfügung. „In der zentralen Buchhaltung werden die erfassten Rechnungen sofort im System erkannt und können bearbeitet werden, ohne dass die Rechnungen physikalisch vorliegen müssen“, erklärt Groß, der sich über diesen ersten Zeitgewinn freut.

Vorauswahlmöglichkeiten erleichtern Bearbeitung

Bei der Rechnungsbearbeitung bekommen Mitarbeiter in einer Kontierungsmaske Projekte angeboten, die sie nur noch auswählen müssen. Die Kontierung über entsprechende Vorauswahlmöglichkeiten reduziert potenzielle Fehlerquellen erheblich. Eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse ist auch bei den Ausgangsrechnungen festzustellen, die nun aus dem ERP-Software heraus gedruckt und direkt im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden.


Bessere und schnellere Rechnungsbearbeitung

Nach einer Projektdauer von knapp neun Monaten, die einen Entscheidungsprozess von drei Monaten beinhaltete, kann Steffen Groß über mehrere Vorteile durch die elektronische Rechnungsbearbeitung berichten: „Insgesamt hat sich die Qualität in der Rechnungsbearbeitung erhöht, da weniger Informationen verloren gehen und beispielsweise mögliche Optionen wie Kostenstellen und –träger eingeblendet werden. Controller und Wirtschaftsprüfer können auf einfache Weise Auswertungen vornehmen, die gerne noch erweitert werden könnten. Durch die übersichtliche elektronische Ablage wissen wir unter anderem immer, welche Rechnungen im Umlauf sind.“ Außerdem sorgt die Volltextsuche für ein leichtes Wiederfinden von Rechnungen und gute Recherchemöglichkeiten.


„Bessere Qualität und schnellere Bearbeitungszyklen“, sind laut Groß in der Rechnungsbearbeitung durch den elektronischen Workflow bereits herausgekommen. Für die Zukunft kann er sich eine Erweiterung der Lösung mit Konica Minolta sehr gut vorstellen. In einem ersten Schritt sollen die externen Kostenstellenleiter nicht nur Buchungen einsehen können, sondern auch Leserechte für die Dokumente erhalten, die sich auf die Buchungen beziehen.


Herausforderung

Ein- und Ausgangsrechnungsbearbeitung effizienter gestalten


Lösung

Skalierbares Enterprise Content Management System mit direkter ERP-Anbindung


Vorteile

Schnelle und übersichtliche Rechnungsbearbeitung mit Analysefunktionen und somit enormer Zeitgewinn, standardisierte Ablage im revisionssicheren Archiv


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