Digital Workplace Trends 2022

Trend 1: Datenbasierte Entscheidungsfindung ist der Schlüssel zum Erfolg in einem unbeständigen Arbeits- und Marktumfeld
2022 werden datengetriebene Prozesse noch wichtiger, um bei der Entscheidungsfindung einen Schritt voraus zu sein. 58 Prozent der Unternehmen verlassen sich jedoch immer noch auf ihr Bauchgefühl und ihre Erfahrung statt auf Daten und Fakten.[1] „Der Geschäftsalltag ist geprägt von immer komplexeren Entscheidungen. Daten werden dabei zum Schlüssel für eine fundierte Entscheidungsfindung", erklärt Joerg Hartmann, Geschäftsführer bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland & Österreich. "Auf Basis unserer Erfahrung in der Verwaltung papierbasierter Workflows verfügen wir über das Expertenwissen, um diese Arbeitsabläufe zu digitalisieren – und letztlich unstrukturierte Daten in strukturierte Daten zu verwandeln. Unser Ziel ist, das Arbeitsplatzerlebnis zu transformieren, sodass Menschen, Orte, und Technologien optimal miteinander verbunden werden. Aus diesen Verbindungen lassen sich wertvolle Daten gewinnen, Geschäftsveränderungen voranzutreiben." Um den Geschäftswert zu erschließen, ist es notwendig, die richtigen Daten in den riesigen Datenmengen zu identifizieren, die im Unternehmen gespeichert werden. Mit Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) wird dies nicht länger ein zeitraubender und mühsamer manueller Prozess sein, der von Mitarbeitern durchgeführt wird. KI und ML aggregieren und analysieren riesige Datenmengen, um wichtige geschäftliche Erkenntnisse zu gewinnen. So können beispielsweise alltägliche Abläufe mit den Robotic Process Automation (RPA)-Tools von Konica Minolta erleichtert und beschleunigt werden, die einfache und sich wiederholende Aufgaben übernehmen und so sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter auf kreativere und hochwertigere Aufgaben konzentrieren können. In ähnlicher Weise kann im Kontext der Datensicherheit ein SIEM-System (Security Information and Event Management) von Konica Minolta eingesetzt werden, um Daten in Echtzeit zu scannen und Bedrohungen sofort zu erkennen und sogar im Voraus vorherzusagen.

Trend 2: Das Beste aus beiden Welten: Das hybride Büro wird zum Standard
Laut einer Umfrage[2] wollen 52 Prozent der Arbeitnehmer nach der Pandemie in Bezug auf ihren Arbeitsort flexibler sein. Das bedeutet, dass auch 2022 mobiles Arbeiten und hybride Lösungen in vielen Unternehmen zum Standard und reine Büroarbeit die Ausnahme sein wird. Ana Esteban, Lead Customer Insights bei Konica Minolta Business Solutions Europe, beschreibt den Paradigmenwechsel in der Arbeitswelt: „Das Büro wird eher als sozialer Treffpunkt wahrgenommen werden. Es wird ein Ort für Präsentationen, Teambuilding, die Besprechung neuer Projekte oder jede andere Aufgabe sein, bei der Sie Ihre Mitarbeiter für eine persönliche Kommunikation zusammenbringen müssen." Infolgedessen werden Lösungen, die einen nahtlosen Austausch und Zusammenarbeit ermöglichen, immer wichtiger. Microsoft 365 ermöglicht intelligentes und vernetztes Arbeiten in der Cloud, z.B. indem Teams unabhängig von Zeit und Ort gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können. Als Microsoft Global Managed Partner arbeitet Konica Minolta eng mit Microsoft zusammen, um die Transformation der digitalen Arbeitsplätze seiner Kunden zu beschleunigen. Zudem wird dadurch der Bedarf an Büroflächen sinken, wenn weniger Mitarbeiter physisch im Büro anwesend sind, was zu kleineren Büros führt[3]. Platzsparende Infrastrukturlösungen wie der Workplace Hub von Konica Minolta - eine umfassende Lösung, die eine Serverinfrastruktur mit Druck- und Dokumentenverarbeitungsfunktionen in einem MFP kombiniert -gewinnen so an Bedeutung.

Trend 3: Die Cloud rückt in den Mittelpunkt der Geschäftsabläufe und "as a Service"-Lösungen werden geschäftskritisch
Durch den steigenden Fachkräftemangel wird es im kommenden Jahr zwingend erforderlich sein, die Nutzung von IT-Ressourcen zu optimieren.[4] Cloud-Lösungen können helfen, indem sie IT-Abteilungen dabei entlasten, die IT-Infrastruktur zu verwalten, zu sichern und zu aktualisieren. So können sich die Mitarbeiter auf strategisch wertvollere Projekte konzentrieren. Gleichzeitig ermöglichen Cloud-Lösungen Unternehmen, die Kosten im Blick zu behalten, ihre Dienste flexibel an veränderte Anforderungen anzupassen und Budgets für Serverkapazitäten einzusparen. Unternehmen wird ermöglicht, unabhängig von ihrer Größe wettbewerbsfähig zu bleiben. „Da sich die Geschäftsmodelle ändern und der Bedarf an Flexibilität und Effizienz steigt, bewegen sich Unternehmen von der traditionellen IT-Infrastruktur zu einer Cloud-First-Strategie", kommentiert Philipp Schröder, Head of Portfolio Strategy & Management bei Konica Minolta Business Solutions Europe. „Einer der Bereiche, der oft noch auf lokalen Servern läuft, ist die Druckmanagement-Infrastruktur. Wenn Sie Ihre Druckinfrastruktur in die Cloud verlagern, verbessern Sie nicht nur das mobile Arbeiten, sondern entlasten auch Ihr IT-Personal von der Verwaltung verschiedener Druckerserver."

Trend 4: Die Ransomware-Bedrohung für Unternehmen wird zunehmen
Eine der Herausforderungen bei hybriden und flexiblen Arbeitsmodellen ist die Aufrechterhaltung der Datensicherheit und letztlich der Schutz des geistigen Eigentums von Unternehmen. Eine Untersuchung von Konica Minolta ergab, dass 37 Prozent der Unternehmen einen Virus, eine Malware oder eine allgemeine Sicherheitsbedrohung speziell auf die Umstände der COVID-19-Situation zurückführten.[5] Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen hat in den letzten zwei Jahren bereits einen Vorfall mit Ransomware erlebt, was sie zu einer echten Bedrohung macht. Die Zunahme anonymer Kryptowährungen erleichtert es professionalisierten Kriminellen immer mehr, Lösegeld zu erpressen.[6] "Mit dem Anstieg an digitalen Arbeitsabläufen vervielfachen sich auch die potenziellen Ziele für Cyberangriffe in Unternehmen. Sowohl Software als auch Hardware müssen einen starken Schutzwall gegen diese Bedrohungen bilden. Daher muss Cyber Security für Unternehmen immer mehr zur obersten Priorität werden", erklärt Torben Mowka, Product Manager bei Konica Minolta Business Solutions Europe. Was Unternehmen oft nicht auf ihrer Agenda haben, ist, dass MFPs (Multifunktionssysteme) auch Einfallstore für Hackerangriffe sein können. Daher hat Konica Minolta seine MFPs umfangreichen Penetrationstests unterzogen, die von NTT DATA und der Sicherheitsabteilung von NTT Ltd. durchgeführt wurden. Während des 80-stündigen Tests versuchten die Ingenieure erfolglos, die Systeme zu hacken. Zusätzlich scannt die optionale Bitdefender-Virenscanlösung ein- und ausgehende Daten in Echtzeit auf infizierte Daten. Wenn Druckaufträge infiziert sind, löscht Bitdefender sie.

Trend 5: Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz – vom Unterscheidungsmerkmal zur Selbstverständlichkeit
Während des COP26-Gipfels in Großbritannien im November 2021 kamen die Staats- und Regierungschefs der Welt zusammen, um das Thema Nummer 1 unserer Zeit zu diskutieren - den Klimawandel und die Maßnahmen, die erforderlich sind, um seine katastrophalen Folgen aufzuhalten. Alle Interessengruppen müssen wirksame Maßnahmen ergreifen – auch Unternehmen. Bei Konica Minolta ist Nachhaltigkeit seit langem ein integraler Bestandteil. Dazu gehören auch nachhaltige Dienstleistungen für seine Kunden, die darauf abzielen, deren CO₂-Emissionen zu reduzieren. Der bizhub ECO-Service beispielsweise bietet eine voreingestellte Öko-Konfiguration für MFPs, die Toner spart und leere Seiten automatisch löscht. Er umfasst auch das Programm Enabling Carbon Neutrality, das die Kohlenstoffemissionen während des Lebenszyklus des Systems ausgleicht. Seit 2015 wurden bereits 30.000 Tonnen CO₂ kompensiert. Darüber hinaus wird dank einer Kooperation mit Treedom für jeden verkauften bizhub ECO-Service ein Baum in Kenia gepflanzt. „Mit diesem Service tragen wir sowohl zu ökologischen als auch zu sozialen Lösungen bei", erklärt Sharon Heymann, Senior Expert Sustainability Management bei Konica Minolta Business Solutions Europe. „Bei Nachhaltigkeit geht es auch um den gesamten Lebenszyklus von Systemen und Verbrauchsmaterialien. Die Produkte von Konica Minolta sind so konzipiert, dass sie material- und energiesparend sind und eine lange Lebensdauer haben, so dass sie nach dem ersten Gebrauch problemlos wiederverwendet oder am Ende ihres Lebenszyklus recycelt werden können."

Die Herausforderungen und Chancen des Jahres 2022 annehmen