Die Office-Trends 2020: Multifunktionssysteme treiben die Digitalisierung voran

1. Die digitale Transformation schreitet weiter voran – smarte Multifunktionssysteme unterstützen Organisationen auf ihrem Weg

Der Trend weg von Papier hin zum digitalen Dokumentenmanagement verstärkt sich 2020. Besonders junge Mitarbeiter forcieren diese Entwicklung. Wenn Unternehmen weiter technologisch up-to-date bleiben wollen, müssen sie diesem Trend folgen. Kein Wunder, dass neun von zehn Mittelständlern das Druck- und Dokumentenmanagement für elementar bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse halten, wie eine IDC-Studie belegt. Multifunktionssysteme (MFP) sind dabei der Katalysator: Mit ihrer Hilfe können Informationsflüsse digitalisiert und automatisiert werden. Daten müssen nicht länger vom Papier händisch übernommen und dann weiterverarbeitet werden – smarte MFPs bieten Funktionen wie etwa automatische Texterkennung und Übersetzung von Inhalten direkt an. MFPs werden so zu Informationsdrehscheiben, die Daten in jeder Form handhabbar machen und ihre Verarbeitung effizienter gestalten.

2. Der Bedarf an effizienten Lösungen für New Work nimmt zu

Flexibles, standortunabhängiges Arbeiten in übergreifenden Teams verändert die Arbeitswelt. Das erfordert Lösungen, um diese Tätigkeiten effizienter zu gestalten. Bis 2025 wird einer Studie von Quocirca zufolge zwei Drittel der Arbeit mobil durchgeführt – was bedeutet, dass smartes und sicheres digitales Dokumentenmanagement zwingend erforderlich ist und Unternehmen schon jetzt in derartige Lösungen investieren. Das macht sich bezahlt: Die Social Collaboration Studie der TU Darmstadt zeigt, dass Unternehmen, die häufig Collaboration Tools einsetzen, 50 Prozent effizienter arbeiten. Den Mitarbeitern sind die Vorzüge dabei bewusster als den IT-Entscheidern: Während für die Mehrheit der Entscheider (62 Prozent) Papier wichtig bleibt, sieht das nur rund ein Drittel der Belegschaft (36 Prozent) so.

3. Das Bewusstsein für das Thema Sicherheit steigt

Flexibles Arbeiten führt dazu, dass immer mehr Informationen digital standortunabhängig ver- und bearbeitet werden. Unternehmen stehen deshalb vor der Herausforderung, einerseits die Informationsinfrastruktur grundsätzlich effizienter zu gestalten, und andererseits den Dokumentenworkflow und die Informationen vor Angriffen zu schützen. Wenn Unternehmen ihre Systeme und Infrastruktur modernisieren, ist es entscheidend, dass sie Dokumente zentral verwalten und sicher auf diese zugreifen können. Dabei sollten Anbieter von Druck- und Digitalisierungsinfrastrukturen gewählt werden, deren Lösungen sich den individuellen Sicherheitsbedürfnissen anpassen lassen – wie etwa bizhub SECURE von Konica Minolta. Hinzu kommen Maßnahmen, um die Mitarbeiter zu sensibilisieren. Denn Sicherheitsbewusstsein, im Management wie bei Mitarbeitern, bleibt ein Erfolgsfaktor.

4. Von Machine Learning (ML) zur aktiven Künstlichen Intelligenz (KI)

Die Weiterentwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz führen dazu, dass immer mehr Mitarbeiter künftig KI-Unterstützung erhalten – insbesondere bei automatisierten Routinevorgängen, die besonders fehleranfällig sein können. Auch das Dokumentenmanagement profitiert: Konica Minolta bietet mit Dispatcher Paragon, Safe Q oder den Systemen der bizhub i-Serie bereits smarte, automatisierte Funktionen an. So erhalten Kunden über Dispatcher Paragon etwa automatisiert Druckkostenberichte oder können individuelle Preiskalkulationen erstellen. Die i-Serie bietet smarte Selbstdiagnosen und prognostiziert, wann Teile ausgetauscht werden sollten, um Ausfälle zu verhindern. Mit cloudbasierten Managed Print Services wird im nächsten Schritt auch Predictive Maintenance möglich – schon vor ersten Verschleißerscheinungen wird klar, wann ein Wechsel ansteht.

5. Nachhaltigkeit – ein ökologischer und ökonomischer Megatrend

Eines der größten Themen 2019 wird auch 2020 signifikante Auswirkungen auf Unternehmen, ihre Entscheidungen und ihren Erfolg haben: Nachhaltigkeit. Unternehmen erkennen zunehmend ihre ökologische Verantwortung und reflektieren ihre Wertschöpfungsketten. Denn ökologische und ökonomische Nachhaltigkeit werden zu einem Wettbewerbsfaktor. Konica Minolta hat sich nicht nur selbst Nachhaltigkeitszielen verpflichtet und etwa das Ziel gesetzt, die eigenen CO₂-Emissionen bis 2050 um 80 Prozent gegenüber 2005 zu senken. 2020 wird auch in Deutschland das Clean Planet Program starten. Direktkunden erhalten dann die Option, ihre Tonerkartuschen unkompliziert abholen und wiederverwerten zu lassen. Das Unternehmen sorgt für das fachgerechte Recycling und stellt seinen Kunden ein Teilnahmezertifikat aus.

Im Office-Bereich steht das digitale Dokumentenmanagement nach wie vor im Fokus. Durch KI kommen neue Möglichkeiten wie Predictive Maintenance hinzu. Auch der Trend Nachhaltigkeit zieht in den Office-Bereich ein. Digitalisierung und Sicherheit spielen in allen Geschäftsbereichen eine zentrale Rolle in diesem Jahr. MFPs und damit verbundene Lösungen können hier ein entscheidendes Bindeglied zwischen analoger und digitaler Datennutzung sein.