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Wo Neues entsteht, muss Altes weichen: Das gilt auch für die digitale Transformation. Digitalisierungs-Experte Jochen Schimmel gibt Tipps für den IT-Frühjahrsputz.
Digitalisierung bedeutet in der Praxis oft: immer mehr Tools und Technologien, mehr Schnittstellen und Prozesse. Je mehr Features, desto besser. Dabei wäre es gut, einmal ordentlich durchzuputzen. Und ganz vieles einfach wegzulassen – weil es de facto nicht benötigt wird und im Gegenteil die Prozesse nur langsamer und teurer macht. Digitalisierung ist oft kein Mehr, sondern ein Weniger.
„Digitalisierung ist zu einem großen Teil ein Ausmisten, ein Über-Bord-Werfen von alten Systemen und Prozessen“, bestätigt Jochen Schimmel, Business Consultant Digital Transformation bei Konica Minolta. „Allerdings wird das von Unternehmen häufig nur unzureichend beherzigt. Daher leiden sie unter einem digitalen Wildwuchs.“ Dafür hat sich der Begriff „IT-Overload“ eingebürgert – eine unnötige Effizienzbremse.
„Wenn ich eine neue Technologie einführe, dann muss ich zugleich alte Zöpfe abschneiden“, sagt Jochen Schimmel und gibt ein simples Beispiel: Die Einführung von Microsoft Teams als Kommunikationsplattform kann ein Effizienz-Boost sein – aber nur, wenn zugleich alte Messenger-Systeme abgeschaltet werden. „Sonst gibt es einfach statt fünf Tools nun noch ein sechstes on top.“ Außerdem sollte überlegt werden, welche weiteren Integrations-Möglichkeiten Teams bietet und welche Vorteile sich für die unterschiedlichen Anwendergruppen ergeben können.
Das Ausmisten ist ein permanenter Prozess, der am besten von einem Digitalisierungsbeauftragten gesteuert wird.
Jochen Schimmel
Business Consultant Digital Transformation
Warum kommt es überhaupt zum digitalen Wildwuchs? Jochen Schimmel nennt folgende Faktoren:
Fehlendes Bewusstsein für die Problematik: Neue Technologien hinzufügen ist naheliegend. Oft lediglich aufgrund eines Gefühls von FOMO (Fear Of Missing Out). Die bestehende Landschaft zu optimieren fällt hingegen häufig unter den Tisch.
Zudem gibt es eine mehr oder weniger diffuse Hemmung, sich von alten Systemen zu trennen. „Das beobachte ich etwa beim Wechsel in die Cloud“, sagt der Digitalisierungs-Experte. „Da wird oft länger gewartet als notwendig, weil man sich um die Kontrolle über die Daten sorgt.“ Natürlich seien stets Vor- und Nachteile abzuwägen. Doch in der Regel geht dieses Abwägen für die Cloud aus.
Inkonsequentes Umsetzen von Veränderungen: Großen Nachholbedarf haben viele Unternehmen bei der Dateiablage. „Viele arbeiten noch mit lokalen Ablagen statt ausschließlich mit einem zentralen, cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem (DMS), das einen Zugriff von überall ermöglicht und bei dem man auch via Smartphone Aktualisierungen vornehmen kann“, so Schimmel. „Wer Daten auf lokalen Computern oder Netzlaufwerken vorhält, kann die Vorteile eines modernen Systems gar nicht ausschöpfen.“
Ein wichtiger Grund für IT-Overload ist Shadow IT: selbstgebastelte Individuallösungen in den Abteilungen. Ohne Wissen der IT-Abteilung und mit möglicherweise nicht optimal geeigneten Tools, zum Beispiel mit Excel statt mit Power Platform. „Wenn deren Urheber das Unternehmen verlässt und in der Abteilung sonst niemand das Know-how hat, dann kann diese Lösung zu einem großen Hemmschuh werden“, berichtet der Digitalisierungs-Experte. „Und die IT-Abteilung bemerkt gar nicht, dass es da ein Problem gibt.“
Was tun gegen den IT-Overload? Empfehlenswert ist ein digitaler Frühjahrsputz. Der natürlich zu jeder Jahreszeit durchgeführt werden kann. Und eine dedizierte „Reinigungskraft“ – in Form eines oder einer Digitalisierungsbeauftragten.
Die praktischen Schritte des Ausmistens:
Bestandsaufnahme: Alle Tools, Prozesse und Technologien evaluieren.
Prioritäten setzen: Welche Funktionen und Tools werden wirklich benötigt?
Eliminieren und Konsolidieren: Überflüssige Software entfernen, redundante Prozesse zusammenfassen.
Ein Tipp zur Bestandsaufnahme: „Man muss die Nutzer fragen, wo sie Probleme wahrnehmen“, sagt Schimmel. „Aber man sollte zugleich ihre Einschätzung hinterfragen und gegebenenfalls tiefer gehen.“ Denn viele Leute bemerken gar nicht, dass sie unter IT-Overload leiden. Das heißt: Sie bemerken gar nicht, dass sie unter besseren Voraussetzungen ungleich effizienter arbeiten könnten.
Was daher sinnvoll ist: Mit den Mitarbeitenden gemeinsam ihre täglichen Arbeitsabläufe am PC prüfen – zwischen wie vielen Programmen müssen sie für einen Vorgang hin- und herwechseln, wie oft müssen sie Kolleg*innen um Rat fragen, welche Systembrüche gibt es, wo sie Daten doppelt eingeben müssen.
„Das Ausmisten ist ein permanenter Prozess“, so Schimmel. „Am besten wird er von einem Digitalisierungsbeauftragten gesteuert, der kontinuierlich prüft, was verbessert werden kann, und der Veränderungsmaßnahmen verwaltet und priorisiert.“
Wenn Veränderungen eingeführt werden, sollten die User ebenfalls im Zentrum stehen. Die Digitalisierungsbeauftragten sollten mit den Key Usern reden, ihnen zeigen, was geplant ist, und mit ihnen die praktische Umsetzung testen. „Wichtig ist, die Nutzer nicht nur technisch zu schulen“, so Schimmel, „sondern ihnen auch zu erklären, warum eine Veränderung geplant ist, welche Vorteile sie mit sich bringt.“
Eine der wichtigsten Aufgaben der Digitalisierungsbeauftragten besteht jedoch darin, ein Auge für überflüssige Tools und Prozesse zu haben. Denn zu den wichtigsten Maßnahmen in der digitalen Transformation zählt nun mal das Über-Bord-Werfen von dem, was nicht mehr benötigt wird.
IT-Overload bezeichnet eine Überlastung der IT-Systeme durch eine übermäßige Komplexität, redundante Tools und Prozesse oder eine zu hohe Anzahl von Technologien, die Unternehmen einsetzen. Typische Symptome sind unterschiedliche Tools für die gleiche Funktion, unübersichtliche Technologie-Stacks, ungenutzte Features oder schlecht durchdachte Schnittstellen.
IT-Overload beeinträchtigt die Produktivität von IT-Teams und erschwert durch den mangelnden Überblick das Treffen von strategischen Entscheidungen. Damit verursacht er hohe Kosten und verlangsamt die Abläufe in einem Unternehmen.
Das wichtigste Mittel gegen IT-Overload ist das Bewusstsein dafür, dass man bei Veränderungen auch manches loslassen muss. In der Praxis bewährt sich ein permanenter „Frühjahrsputz“ mit den Schritten Bestandsaufnahme, Priorisierung sowie Eliminieren und Konsolidieren.
Konica Minolta ist ein mehrfach ausgezeichneter Technologie- und Managed-Service-Provider, der mit einem bereiten Service-Portfolio tausende Kunden bei der Reise durch die digitale Transformation begleitet. Schreiben Sie uns gerne bei Fragen zu Produkten oder für ein unverbindliches Beratungsgespräch!