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An einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) kommt kaum ein Unternehmen vorbei: Etwa 95 von 100 Betrieben verwalten mit einer Planungssoftware ihre Vertriebs-, Buchhaltung- oder Logistikprozesse. Im Mittelstand ist Microsoft Dynamics 365 Business Central weit verbreitet. Von Haus aus bringt die Software eine Vielzahl von Funktionen mit, die den Geschäftsalltag abbilden und die Arbeit erleichtern – doch in einem Punkt sehen viele ein Manko: die zentrale Verwaltung von Dokumenten, Daten und Informationen aus verschiedenen Quellen. Eine Verzahnung mit einem ECM-System (Enterprise Content Management), das etwa drei von vier Unternehmen bereits einsetzen, bietet vielversprechende Perspektiven.
Die Verzahnung von Microsoft Dynamics 365 BC mit einem ECM-System klingt zunächst nach einer komplexen Angelegenheit – mit ungewissem Nutzen. Deshalb arbeiten manche Unternehmen lieber mit dem Status quo weiter, denn sie befürchten, alles noch komplizierter zu machen. Wer sich allerdings etwas näher mit dem Thema beschäftigt, erkennt: Wenn ERP und ECM Hand in Hand arbeiten, laufen viele Prozesse schneller, reibungsloser und fehlerfreier denn je. Einige Vorteile sind nicht auf Anhieb bemerkbar, können sich aber im Nachhinein als ungemein wertvoll erweisen. Fünf entscheidende Gründe sprechen für eine Erweiterung von Microsoft Dynamics 365 BC um eine Schnittstelle zu einem ECM-System mit zeitgemäßem Dokumentenmanagement.
Schon von „flüchtigen Dokumenten“ gehört? Dabei handelt es sich nicht um mit Zaubertinte beschriebene Blätter – sondern um einen nicht unbedeutenden Teil der Daten, die im Geschäftsalltag anfallen. Zum Beispiel Angebote: Hiervon werden oft im Laufe eines Vorgangs mehrere Versionen erstellt, möglicherweise von mehreren Personen. Leider speichern viele ERP-Systeme lediglich die letzte gültige Angebots-Version. Die anderen Dokumente „verflüchtigen“ sich und im Nachhinein lässt sich die Entwicklung nicht mehr nachvollziehen. Der neue ArbeitsÜBERALLtag, also die dezentrale Zusammenarbeit von hybriden Teams an vielen Standorten, hat diese Entwicklung noch beschleunigt: Durch zunehmende Digitalisierung entstehen zunehmen mehr Daten aus verschiedensten Quellen – vom Vertragsdokument über die E-Mail bis zur Telefonnotiz. Die Komplexität steigt damit zusehends. Schnell die richtige Information zu finden sowie stets aussagefähig- und entscheidungsfähig sein, ist zur zentralen Herausforderung geworden – die Microsoft Dynamics 365 Business Central leider nicht immer bewältigen kann. Denn ein zentrales Dokumentenmanagement ist in der ERP-Suite nicht integriert. Erst die Schnittstelle zu einem ECM-System schafft zuverlässig Übersicht: So wird es möglich, Dokumente manuell oder automatisch mit einem Vorgang zu verknüpfen – und wiederzufinden, ohne zwischen Anwendungen, Systemen oder Speicherorten hin- und herzuspringen. Das spart Zeit, Nerven und Energie.
ECM-Systeme bringen eine wichtige Funktionalität mit, die viele ERP-Nutzer*innen vermissen: Die revisionssichere Archivierung. Das klingt vielleicht nach einem eher profanen Feature – kann aber durchaus einen gewaltigen Unterscheid ausmachen. Wenn zum Beispiel bei einer Wirtschaftsprüfung der ursprüngliche Beleg nicht auffindbar ist, weil zwischen einer Vielzahl unterschiedlicher Dateiversionen das Original nicht mehr identifizierbar ist, drohen ernsthafte Konsequenzen. Möglicherweise können durch eine nicht sachgemäße Datenablage sogar die Compliance-Vorgaben des eigenen Unternehmens missachtet werden – Tag für Tag, Vorgang für Vorgang. Auch in Microsoft Dynamics 365 Business Central ist die revisionssichere Archivierung in vielen Fällen nicht zu 100 Prozent sichergestellt; versehentliche oder vorsätzliche Manipulationen können also nicht ausgeschlossen werden. Erst die Verzahnung mit einem ECM-System ermöglicht es, dass Dokumente vor dem Archivieren „versiegelt“ werden, sodass zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar ist, was wann mit welcher Dateiversion passiert ist – und welche Version die aktuell gültige ist.
Ob langes Suchen nach Dokumenten, Hochladen in die Cloud oder manuelles Verarbeiten von Informationen: Die Arbeit in Microsoft Dynamics 365 Business Central unterbrechen zu müssen, hält unnötig auf. Deshalb schrecken auch einige vor der Nutzung von ERP im Zusammenspiel mit ECM zurück. Sie befürchten, dass sie ständig die Oberfläche wechseln müssen und am Ende noch mehr Aufwand entsteht. Doch das Gegenteil ist der Fall! Durch die nahtlose Integration über eine Schnittstelle sind die Funktionen des ECM-Systems intuitiv direkt in Dynamics 365 nutzbar. Einfach per Drag & Drop Dokumente verknüpfen oder weitere Informationen zum Geschäftsvorgang finden? Das alles ist im selben Fenster möglich. Und auch die Installation einer ECM-Schnittstelle in Microsoft Dynamics 365 BC stellt heute kein Großprojekt für die IT-Abteilung dar: Oft sind es nur wenige Klicks, mit denen ERP und ECM zum unschlagbaren Dream Team werden.
Leichtes Finden und revisionssicheres Archivieren – das Dokumentenmanagement ist die zentrale Funktion eines ECM-Systems. Aber nicht die einzige: Moderne Enterprise Content Management Systeme sind perfekt dafür geeignet, individuelle Workflows für schnellere Geschäftsprozesse einzurichten. Zum Beispiel Eingangsrechnungen automatisch erfassen, digitalisieren, ablegen und in Microsoft Dynamics 365 Business Central importieren. Unabhängig davon, ob die Rechnung per E-Mail oder auf dem Postweg eingegangen ist. Auch Freigabeprozesse für bestimmte Dokumentarten wie Angebote lassen sich mit einem ECM-System meistens ohne Programmierkenntnisse umsetzen. Auch lassen sich mittels Barcodes Dokumente aus verschiedensten Quellen automatisch dem richtigen Geschäftsvorgang zuordnen – egal, wann und wo sie auftauchen. Eine ideale Ergänzung für das ERP-System, die viele Vorgänge noch einmal beschleunigt.
Die Digitale Transformation (DX) ist in vielen Unternehmen das große Thema – auch im Mittelstand. Manche von ihnen sind dabei bereits weiter, als sie denken: Sie setzen bereits punktuell verschiedene Systeme ein, um bestimmte Aufgaben zu digitalisieren. Wer Microsoft Dynamics 365 Business Central nutzt, verwendet zum Beispiel oft auch Microsoft Outlook und Microsoft Teams, ohne aber von den vorhandenen Synergien zu profitieren. Die Einführung einer ECM-Schnittstelle für das ERP-System kann der erste Schritt zur ganzheitlichen Harmonisierung von Systemen sein. So lässt sich auch Microsoft Teams mit dem ECM-System verknüpfen – die Grenzen zwischen Collaboration Tool, ERP- und ECM-System verschwimmen deutlich und eine neue Art zu arbeiten entsteht. Mit zunehmender Konnektivität zwischen bereits vorhandenen Systemen steigt die Leistungsfähigkeit von Prozessen im Unternehmen – denn Vernetzung ist der „Klebstoff, der die moderne digitale Welt überhaupt erst möglich macht“, wie führende IT-Analyst*innen bestätigen.
Mit ECM smart connect bietet Konica Minolta eine innovative Schnittstelle an, die Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisch und nahtlos an ein Enterprise Content Management System anbindet. ECM smart connect nimmt eine „Übersetzer-Funktion“ ein und macht die Handhabung in Dynamics BC unabhängig vom eingesetzten ECM-System. Die Schnittstelle unterstützt zum Beispiel die Verbindung zu Shareflex ECM Online von Portal Systems sowie zu d.velop d.3ecm und d.velop documents for Mircosoft 365 – sowohl für On-Premises- als auch für Cloud- und Hybrid-Installationen. Die Integration und Konfiguration läuft mit wenigen Klicks als „No-Code-Lösung“ ohne Programmierkenntnisse. Automatisierte Unternehmungsprozesse, reibungslose Workflows und die rechtssichere Archivierung nach strengen Compliance-Vorgaben sind auf diese Weise im Handumdrehen umgesetzt.
Das Entwicklungs-Team ist mit beiden Welten bestens vertraut: Als zertifizierter Partner sowohl für Microsoft Dynamics 365 BC als auch für führende ECM-Systeme bringt Konica Minolta mehrere Jahrzehnte Erfahrung mit Lösungen für das digitale Unternehmen mit. Die Entwicklung und Programmierung hat das ECM smart connect Team eigenhändig und nach agilen Methoden realisiert. Breit gefächerte Kenntnisse von kompletten Geschäftsvorgängen in Unternehmen unterschiedlichster Branchen waren dabei ein großer Vorteil. Rund 300 Installationen der intelligenten Schnittstelle sprechen für sich: Viele Unternehmen entscheiden sich für Software- und Digitalisierungs-Expertise aus einer Hand.
Bei der digitalen Transformation (DX) ist Konica Minolta ein vertrauter Partner – 2022 wurde der Anbieter zum zweiten Mal in Folge zu Deutschlands besten Managed Service Provider gewählt. Neben Schnittstellen wie ECM smart connect oder der Verknüpfung von SAP mit ECM-Systemen unterstützt eines der größten IT-Systemhäuser im deutschsprachigen Raum bei einer Vielzahl von Digitalisierungsprojekten: von der Einführung von Cloud Printing und Collaboration-Lösungen über Cyber Security-Dienstleistungen bis hin zu Cloud ERP- oder ECM-Systemen. Der zertifizierte Microsoft-Partner Konica Minolta unterstützt den Mittelstand insbesondere bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central, der stabilen, skalierbaren und vielseitigen ERP-Lösung – auf Wunsch inklusive Schulung, Datenimport und Support.
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