Zukunftskompetenz "Kollaborationsfähigkeit"

Kollaborative Organisationskultur

Eigentlich ist es keine Überraschung, dass Kollaborationsfähigkeit in vielen Umfragen als die Kompetenz Nr. 1 für Mitarbeitende genannt wird. Zum Beispiel nachzulesen in einer Studie der europäischen Coachingplattform "Coachhub", in der 1000 HR-Entscheidende aus verschiedenen Branchen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und Italien befragt wurden. 
 
Kollaboration steht, trotz "Zoom-Müdigkeit", in Zeiten von Home-Office und Remote Work an der Spitze der Anforderungen, so die Studie. Zusammenarbeit erhöhe die Produktivität und das Engagement, verbessere die Mitarbeiterbeziehungen und fördere die Kreativität, indem Ideen zur Lösung komplexer Probleme ausgetauscht werden.
 
Die Kenan-Flagler Business School an der University of North Carolina beschreibt ihn ihrem Artikel "Creating a Collaborative Organizational Culture" neun Fähigkeiten, die für eine erfolgreiche Kollaboration in Unternehmen wichtig sind:

1.    Sich auf Veränderungen einstellen
2.    Andere um Rat bitten
3.    Informationen mit anderen teilen
4.    Zuhören, um zu verstehen
5.    Konstruktives Feedback abgeben
6.    Verhandlungsgeschick einsetzen
7.    Andere Menschen anerkennen und belohnen
8.    Selbstwahrnehmung verbessern
9.    Einen Konsens erreichen

Wir haben die Liste aufgrund unserer Erfahrungen noch um einen weiteren Punkt ergänzt:

10.    Mit digitalen Kollaborationstools umgehen können

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf vier der oben genannten Kollaborationsfähigkeiten, die uns besonders wichtig erscheinen, und beschreiben unsere Erfahrungen, die wir in der Konica Minolta Academy bei der Entwicklung dieser Fähigkeiten gemacht haben. Bestimmt sind einige Punkte dabei, die Ihnen helfen können, Kollaborationsfähigkeit in Ihrem Unternehmen und bei Ihren Mitarbeitenden noch weiter zu stärken.
 

Zuhören, um zu verstehen

Schon mal erlebt? Zähes Meeting mit endlosen Diskussionen. Während eine Person spricht, bereiten die anderen bereits ihre Argumente vor, um bei der ersten kleinen Lücke im Text einzuspringen. Am Ende gewinnt meist nicht die- oder derjenige mit dem besten, sondern mit dem lautesten Argument oder dem höchsten Rang in der Hierarchie. Wer wirklich an den besten Ideen und Lösungen interessiert ist, sollte lernen zuzuhören.


Eine Methode, die gut funktioniert:

Person 1 darf ihre Idee in Ruhe vorstellen. Alle anderen im Raum hören zu, machen sich ggf. Notizen und unterbrechen nicht. Nachdem Person 1 fertig ist, dürfen Verständnisfragen (ohne Bewertung) gestellt werden.
Haben alle Personen im Raum ihre Fragen gestellt, kommt Person 2 an die Reihe, usw. Die Ergebnisse werden festgehalten und erst, wenn alle Ideen auf dem Tisch liegen, erfolgt eine Bewertung. Zum Beispiel in Form einer einfachen Abstimmung für die beste Idee. 
 
Welche Methode man auch immer einsetzen möchte. Beim Zuhören ist entscheidend, sein Gegenüber VERSTEHEN zu WOLLEN. Das geht dann am besten, wenn man sich ganz auf das Gesagte konzentriert, sich auf die Sichtweise seines Gegenübers einlässt und nicht bereits im Hintergrund seine Gegenargumente zurechtlegt.

Andere Menschen anerkennen und belohnen

Zusammenarbeit fällt uns leicht und macht Spaß, wenn wir das Gefühl haben, unser Beitrag bietet den anderen einen mehrWERT. Ein ernst gemeintes "Dankeschön", "Tolle Arbeit" oder "Schön, dass du in unserem Team bist", gibt uns wertvolles Feedback, dass unsere Arbeit einen Unterschied macht. Wir fühlen uns anerkannt und wertgeschätzt. 
 
In Zeiten von Home Office und der zunehmend digitalen Kommunikation tritt der direkte Kontakt mit Kolleg*innen aber zunehmend in den Hintergrund. Kommuniziert wird via Online Meetings in MS Teams. Pünktlich zum Beginn des Meetings (oft auch eine Minute später) kommen die Menschen in den virtuellen Raum und die Agenda wird abgearbeitet. Lob und Anerkennung, was im physischen Raum oft in der Pause oder nach dem Meeting passiert, fällt im virtuellen Raum oft weg.
 
In der Academy haben wir uns Formate überlegt, um diese Hürden zu überwinden.
Zum Beispiel gibt es zwischen Führungskraft und jedem/jeder Mitarbeitenden pro Woche einen 15-minütigen virtuellen Austausch über das, was die Woche so alles passiert ist, und in dem Leistung anerkannt wird.
 
Außerdem treffen sich Mitarbeitende kurz vor Arbeitsbeginn zu einer virtuellen Kaffeerunde, in der über alles Mögliche gesprochen wird und Platz bleibt für Lob und Anerkennung.
 
Des Weiteren berichten und diskutieren Mitarbeitende - öffentlich zugänglich für alle in der Abteilung - über ihre Arbeit in diversen MS Teams-Kanälen. Jeder kann Feedback geben und durch Daumen hoch, Smiley & Co. Lob und Anerkennung zum Ausdruck bringen. Wichtig für die Transparenz unserer Arbeit und eben auch Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Andere um Rat fragen

Eine weitere Kollaborationsfähigkeit ist es, andere Menschen um Hilfe bzw. Rat bitten zu können.
Voraussetzung dafür ist eine Unternehmenskultur, die Fehler zulässt und darauf aufbaut, Wissen zu teilen. Nur wer zugeben darf, dass er einen Fehler gemacht hat oder noch nicht alles weiß, wird auch auf andere Menschen zugehen und um Hilfe bitten.
 
Bedeutet: Wir können den Mitarbeitenden im Unternehmen keine Schuld geben, wenn sie keine Fehler zugeben und ihr Wissen nicht teilen. Die Erfahrung der letzten Jahre sagt ihnen gegebenenfalls, dass das keine gute Idee ist. Hier muss Top-Management bzw. müssen Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen, um die Kultur des Unternehmens langfristig zu ändern.
 
Auch hier kann digitale Kommunikation eine große Rolle spielen.
Bei uns ist es zum Beispiel üblich, öffentlich via MS Teams um Rat bzw. Hilfe zu bitten. 
Das Problem oder Anliegen wird kurz beschrieben und an alle adressiert.
Normalerweise finden sich in Minuten mehrere Menschen, die das Problem direkt lösen oder zumindest ein "Hilfsangebot" unterbreiten können. Alles öffentlich zugänglich. Falls eine weitere Person das gleiche Problem hat, kann sie sich direkt mit einschalten und davon profitieren. Klappt (meistens) prima!

Mit digitalen Kollaborationstools umgehen können

War schon schön. Die gute alte Zeit meinen wir, in der es normal war, Meetings in einem echten, physischen Raum stattfinden zu lassen. Mit Menschen, denen man die Hände geschüttelt und mit denen man von Angesicht zu Angesicht geredet hat. Aber auch wenn die Pandemie langsam aber sicher ihren Schrecken zu verlieren scheint, wird die "gute alte Zeit" wohl nicht mehr zurückkommen. Wir haben uns schnell an die Vorteile gewöhnt, die sich durch das Arbeiten im Home Office ergeben. Und die Einsparungen, die durch die digitale Zusammenarbeit in Form von Zoom- oder Teams-Meetings zustande kommen, sind einfach zu offensichtlich, als dass wir wieder komplett in die alte Welt zurückkehren könnten.
 
Bei Konica Minolta nutzen wir Microsoft 365 und speziell Microsoft Teams für die digitale Zusammenarbeit. Wir haben nach der Einführung einige Anstrengungen unternommen, unsere Mitarbeitenden auszubilden. Dazu gehörte natürlich der Umgang mit den Tools an sich. Ebenso wichtig war es uns allerdings zu vermitteln, welche Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Microsoft 365 möglich sind. 
Und nach inzwischen einigen Jahren der Nutzung können wir beobachten, dass sich die Art und Weise der Zusammenarbeit durch die Nutzung digitaler Tools signifikant verändert hat. Dies geschah nicht über Nacht und auch nicht ohne ein paar engagierte Menschen, die für sich und ihre Teams die Vorteile der digitalen Zusammenarbeit erkannt, konsequent vorgelebt und andere damit überzeugt haben.
Die größten Veränderungen, die wir feststellen können, lauten wie folgt:
 
Freie Arbeitsplatzwahl
Durch Microsoft 365 haben Mitarbeitende die Möglichkeit, von überall sehr einfach auf alle wichtigen Dokumente und Informationen zuzugreifen. Durch die Umstellung von festen Telefonen auf Teams-Telefonie sind alle überall erreichbar. Einfach irgendwo den Notebook aufklappen und – eine Internetverbindung vorausgesetzt – losarbeiten. Fast alle Mitarbeitenden bei Konica Minolta machen davon regen Gebrauch.
 
Transparenz und Ordnung
Viele Abteilungen bilden ihre interne Kommunikation mittlerweile mit Microsoft Teams innerhalb von offenen Teams Channels und privaten Chats ab.
Der Vorteil: Jeder/Jede Mitarbeitende kann einsehen, was in der Abteilung gerade passiert. Durch den Einblick in den Verlauf von Konversationen fällt es unendlich viel leichter (im Vergleich zu E-Mails), den Überblick zu behalten. Das schafft Transparenz innerhalb der Abteilung und verhindert Hunderte interner E-Mails, die dafür vorher nötig waren.
 
Geschwindigkeit
Da wo sinnvoll, finden Meetings bei uns virtuell statt. Das schont nicht nur die Umwelt und das Reisebudget, sondern spart am Ende des Tages eine ganze Menge Zeit ein. Allerdings konnten wir auch feststellen, dass gerade bei neu zusammengestellten Teams das Zusammengehörigkeitsgefühl unter einer rein virtuellen Zusammenarbeit leiden kann. Wir planen daher regelmäßig physische Meetings ein, damit sich die Teams auch im echten Leben kennenlernen können.
Auch die interne Kommunikation hat sich beschleunigt. Kommuniziert wird vorwiegend via Teams Chat.
Im Gegensatz zur E-Mail sind Chats sehr viel besser geeignet, kurze Konversationen zu führen und somit Probleme schnell aus der Welt zu schaffen. Das erfordert allerdings auch eine Menge Disziplin, da man bei all den aufpoppenden Anfragen schnell aus einer wichtigen Arbeit herausgerissen wird. Eine gute Balance zwischen "Geschwindigkeit" auf der einen und "Konzentration auf das gerade Wichtige" auf der anderen Seite ist hier gefordert.
 
Unsere gesammelten Erfahrungen lassen für uns den Schluss zu, dass die Kompetenz, mit digitalen Tools umgehen zu können, mit zu den Top 4 Kollaborationsfähigkeiten der neuen Arbeitswelt gehören.

Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen durch den Einsatz von digitalen Tools zu stärken, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf. Wir freuen uns auf Sie.