6 Vorteile von Managed Print Services für Unternehmen

Mehr Daten + mehr Informationen = mehr Papier

Wussten Sie, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter im Büro immer noch erstaunliche 10.000 Seiten pro Jahr druckt (documentsystems.com, 2020)? Doch warum wird eigentlich immer noch so viel Information auf Papier verarbeitet?

Die Antwort ist ganz einfach: Es gibt heute mehr Daten auf der Welt als je zuvor - und der riesige Datenberg steigt und steigt. Diese unfassbaren Datenmengen haben dazu geführt, dass der Bedarf an Informations- und Dokumentenmanagement zunimmt.

Doch viele Organisationen greifen dabei noch auf veraltete Methoden und Systeme zurück. Das Resultat: Hohe oder sogar völlig unbekannte Druckkosten, veraltete Druckerflotten und ein Sammelsurium von Druck-, Bild- und Faxgeräten, die nicht verwaltet oder eingerichtet werden.

Die Lösung: Managed Print Services

Für viele Unternehmen sind Managed Print Services (MPS) die Lösung. Managed Print Services geben einen Überblick über die Dokumentausgabe und damit verbundene Kosten. Sie sparen Geld, automatisieren Arbeitsschritte, steigern die Produktivität und erhöhen die Daten- sowie Dokumentensicherheit. Wir fassen die 6 Vorteile von Managed Print Services zusammen.

#1 Workflow-Lösungen: Make the Flow work

Bei Managed Print Services geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, sondern vor allem um Prozess-Verbesserungen sowie um die Digitalisierung von Dokumenten und Workflows. Früher haben Sie den Bürodrucker nur zum Kopieren, Drucken, Scannen und Faxen genutzt. Heute können Sie über den Touchscreen Ihres Multifunktionssystems ganze digitale Workflows in Gang bringen.

• Sie können Dokumente elektronisch unterzeichnen, genehmigen und weiterleiten.
• Sie scannen einen ganzen Stapel wichtiger Dokumente und wandeln sie automatisch in digitale Dateien um, um sie direkt in der Cloud zu speichern oder an Kollegen zu senden.
• Sie können im Büro drucken ohne dort sein zu müssen – mit Cloud Print.
• Sie konvertieren Dokumente in andere Dateiformate oder übersetzen sie in andere Sprachen im Handumdrehen – eine Evolution.
• Bedienen Sie Ihr Multifunktionssystem schnell und unkompliziert, ohne viel einzustellen und lange danach zu suchen - auf Knopfdruck die gewünschte Funktion.

#2 Sicherheit: Wie sicher ist eigentlich Ihr Bürodrucker?

Wenn Unternehmer das Wort „Sicherheit“ hören, denken sie zunächst an Firewalls oder Cyberbedrohungen. Obwohl bereits Milliarden von Euro in den Schutz von Rechnern, Servern oder mobilen Endgeräten investiert werden, wird ein Gerät völlig übersehen: Der Drucker. Er ist nach wie vor das Stiefkind in der Sicherheitsstrategie.

Doch wussten Sie, dass 2019 rund 60% der Unternehmen in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und den USA Opfer einer Datenschutzverletzung aufgrund unsicherer Druckvorgänge wurden (Quocirca.com, 2019)? Etwa ein Drittel davon war auf Handlungen der eigenen Mitarbeiter zurückzuführen. Dies deutet darauf hin, dass Cyberkriminelle immer häufiger den Drucker als Einstiegsmöglichkeit in Unternehmensnetzwerke nutzen.

Eine weitere Sicherheitslücke beim Multifunktionssystem ist auch der sorglose Umgang mit Dokumenten im Büro. Das Thema Dokumentenmanagement wird in vielen Unternehmen völlig vernachlässigt. So ist es keine Seltenheit, dass Ausdrucke von Mitarbeitern vergessen und stundenlang nicht abgeholt werden. Schützenswerte Daten wie Verträge, Rechnungen oder Präsentationen sind somit von anderen Kollegen einsehbar. Damit einher geht das fehlende Rechtemanagement – also wer hat auf Drucker und Ausdrucke eigentlich Zugriff?

Das Management der Druckerflotte ist daher ein integraler Bestandteil jeder Sicherheitsstrategie. Eine professionelle MPS-Strategie stellt sicher, dass Ihre Druckerflotte vollkommen sicher im Umgang mit Informationen ist und das Risiko für Datendiebstahl so gut wie ausgeschlossen wird.

#3 Gut versorgt? Die Hege und Pflege Ihrer Druckerflotte

Auch Multifunktionssysteme im Büro wollen gehegt und gepflegt werden. Sie benötigen Toner, müssen mit Papier versorgt und auch regelmäßig gewartet werden. Mit einer professionellen „Managed Print Services“-Strategie hat Ihr Service Provider Ihre Systeme immer im Blick: Er weiß, wann der Toner nachbestellt werden muss, wann ein Techniker-Besuch notwendig wird und kann außerdem die laufenden Zählerstände abfragen.

Das magische Wort lautet: Fernzugriff. Über eine Remote-Verbindung zwischen dem Drucksystem und dem Managed Print Service Provider werden alle wichtigen Daten in Echtzeit an den Service übermittelt. Anstehende Wartungsmaßnahmen zur Behebung eines technischen Problems werden so komplett automatisch gemeldet. Auch können Firmware-Aktualisierungen oder die Einrichtung von Systemeinstellungen per Fernzugriff durchgeführt werden. Über ein Remote-Panel können Nutzer des Drucksystems aus der Ferne Anleitungen und Anweisungen erhalten, um kleine technische Probleme selbstständig zu lösen. Und auch die Bestellung von Toner übernimmt das Drucksystem von ganz alleine.

#4 Nachhaltigkeit: Das Top-Thema auf der Unternehmens-Agenda

Nachhaltigkeit steht in vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Insbesondere die Verringerung des ökologischen Fußabdrucks ist zu einem wichtigen Unternehmensziel geworden. Auch das Thema nachhaltig bzw. klimaneutral Drucken spielt eine entscheidende Rolle für KMUs, die Verantwortung übernehmen wollen. So hält es jedes zweite Unternehmen in Europa für wichtig, die durch Drucksysteme hervorgerufene Umweltbelastung möglichst gering zu halten (Keypoint Intelligence, 2018).

Managed Print Services bedeuten daher auch einen weiteren Schritt in Richtung nachhaltiges Unternehmen. Denn neben der Senkung des Energieverbrauchs sowie der CO2-Emissionen lassen sich mit MPS weitere Umweltziele, wie z.B. die Reduktion des Papierverbrauchs oder die Verwendung von recycelten Materialien, erzielen.

#5 Beratung: Laufendes Consulting für laufende Verbesserungen

Noch immer weiß ein Großteil der Unternehmen nicht, wie hoch eigentlich die Ausgaben für das Drucken im Büro sind. Aus nordamerikanischen Studien wissen wir, dass Unternehmen etwa 1 bis 3 Prozent ihres Jahresumsatzes fürs Drucken ausgeben. Hand aufs Herz: Können Sie genau beziffern, wie hoch Ihre Druckkosten im letzten Jahr waren?

Die Lösung: MPS. Mit Managed Print Services können die Druckgewohnheiten Ihrer Mitarbeiter beobachtet, die laufenden Druckkosten überwacht und im Idealfall die Ausgaben reduziert werden. Für die Zukunft bedeutet dies eine transparentere Kostenplanung und eine bessere Budgetübersicht.

Zu dieser Analyse zählen die Geschäftsprozesse, die vorhandene Infrastruktur sowie die Anforderungen und Ziele. Dabei werden nicht nur die harten Fakten berücksichtigt, sondern auch die Mitarbeiter im Rahmen von Interviews in die Analyse miteinbezogen. Schließlich können diese die aktuellen Prozesse und mögliche Verbesserungen am besten beurteilen, da diese jeden Tag mit den Multifunktionssystemen arbeiten.

Nach der Analyse und Implementierung gibt es eine laufende Beratung durch den Managed Print Service Provider, um mögliche Optimierungen hinsichtlich Druckkosten, Flotten- und Informationsmanagement zu besprechen und durchzuführen.

#6 Kosten sparen: Produktivität rauf, Kosten runter

Das Senken von Druckkosten ist einer der Hauptgründe für Managed Print Services. Die meisten der in diesem Beitrag aufgeführten Vorteile stehen direkt oder indirekt mit Kosteneinsparungen in Zusammenhang. Doch beim Thema Kosten senken geht es nicht nur darum, weniger zu drucken oder den Papierverbrauch zu senken. Durch eine smarte MPS-Strategie stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Netzwerk vor Sicherheitsbedrohungen von Innen und Außen schützen, tägliche Arbeitsprozesse und Routineaufgaben automatisieren sowie digitalisieren und Datendiebstahl oder Datenschutzverstößen vorbeugen. Und auch diese Faktoren helfen langfristig Kosten für das Unternehmen zu sparen.

Managed Print Services von Konica Minolta

Mit unseren Optimized Print Services (OPS) unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg zu effizienteren Workflows, reduzierten Kosten und erhöhter Datensicherheit. So stellen und beantworten wir im Rahmen unseres „Optimized Print Services“-Ansatzes eine zentrale Frage:

Was wird wann wie gedruckt und wer muss worauf Zugriff haben?

Durch diese eingehende Analyse und Beratung erhalten Sie einen besseren Überblick über Ihre Druckinfrastruktur, sparen Kosten, automatisieren Arbeitsschritte und erhöhen die Sicherheit der Multifunktionssysteme und Dokumente. Eine Partnerschaft mit einem professionellen Managed Print Service Provider hilft Unternehmen zu verstehen, wo sie Verbesserungen vornehmen können und wie sie dies tun können.

Managed Print Services: Jetzt unverbindlich anfragen 

Das Druckmanagement ist ein wichtiger Teil für mögliche Kostensenkungen für kleine und mittlere Unternehmen. Mit Managed Print Services für Ihre Druckinfrastruktur stellen Sie sicher, dass Ihre Drucksysteme jederzeit zuverlässig funktionieren und Ausfallzeiten minimiert werden. Das alles ergibt maximale Produktivität und Effizienz bei minimalem Aufwand - so können Sie und Ihr Team das tun, was sie am besten können: Ihr Business. 

Kontaktieren Sie unser Team rund um unseren Experten Markus Steinbach und sichern Sie sich nähere Informationen in einem unverbindlichen Erstgespräch. Wir beraten Sie gerne.