Interview: Die größten Sicherheitslücken beim Drucken, Scannen und Kopieren

Kennen Sie diese Büroszene? Der neue Azubi soll für seine Chefin Unterlagen ausdrucken. Er macht sich motiviert an die Arbeit, sortiert die Dokumente und druckt diese aus. Dann klingelt das Telefon: Ein Kollege benötigt Hilfe. Die Ausdrucke sind vergessen und bleiben stundenlang im Ausgabefach des Multifunktionsdruckers liegen. Die Kollegen sehen Dokumente, die nicht für ihre Augen bestimmt sind. 

Hand aufs Herz: Wissen Sie, ob Ihre Daten auf dem Bürodrucker geschützt sind? Fakt ist: Noch immer wird die Rolle des Multifunktionsdruckers im Büro massiv unterschätzt. Und dass, obwohl dort unzählige personenbezogene und sensible Daten verarbeitet werden - Rechnungen, Kontoauszüge, Lebensläufe uvm. 

In unserem aktuellen Interview sprachen wir mit Jessica Wächter, Produktmanagerin Office & IT Solutions, welche die größten Sicherheitslücken beim Drucken sind und wie Sie Ihren Multifunktionsdrucker sicherer machen. 
 

Frau Wächter, warum sollte ich mich überhaupt um die Sicherheit meines Multifunktionsdruckers sorgen?

Jessica Wächter: Moderne Multifunktionssysteme (MFPs) im Büro sind mehr als „nur“ Drucker – sie sind Hochleistungs-IT-Devices mit eigenem Prozessor, Speicher und Betriebssystem. Damit sind sie aber auch angreifbar, wie jedes andere IT-System. Wenn wir uns also mit dem Thema Sicherheit im Unternehmen beschäftigen, gilt das nicht nur für die IT-Systeme, sondern auch für unsere MFPs. Denn Drucksysteme mit Festplatte bzw. Speicher, die auch über eine Netzwerkanbindung verfügen, bieten ungeschützt eine große Angriffsfläche. Nicht nur für Cyber-Kriminelle, sondern auch für die eigenen Mitarbeiter, die unbefugt auf Unternehmensdaten zugreifen.

Warum wird das Thema Sicherheit beim Drucken noch immer unterschätzt?

Unternehmen und auch der öffentliche Sektor legen zwar immer mehr Wert auf Sicherheit und investieren Milliarden von Euro in den Schutz von Rechnern, Servern oder mobilen Endgeräten. Sie übersehen dabei aber den Drucker als Sicherheitslücke im Unternehmen. Er ist das Stiefkind in der Sicherheitsstrategie. Das zeigt der Rundgang durchs Büro: Die Systeme stehen meist unbewacht und von jedem benutzbar an zentraler Position und schlummern leise vor sich hin – vor allem dann, wenn im Vorfeld keine gute Beratung und Sensibilisierung zur Sicherheit beim Drucken stattfand. Und mal ehrlich: So ein Drucker wird von den meisten als selbstverständlich hingenommen - ein Alltagsgegenstand, der genutzt wird, ohne darüber nachzudenken. Da ist es kein Wunder, dass viele die damit verbundenen Sicherheitsrisiken unterschätzen.

Was muss ich im Rahmen der DSGVO beachten?

Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind viele Menschen auf das Thema Datenschutz sensibilisiert. Sie wollen wissen: Was passiert mit meinen Daten? Wer hat darauf Zugriff? Und wie werden meine Daten verarbeitet und gespeichert? Leider hat diese Diskussion – gerade wenn es um das Thema Drucken geht – viele Unternehmen noch nicht erreicht. Die DSGVO regelt aber die datenbezogene Sicherheit der gesamten IT-Prozesse. Und das schließt auch das Multifunktionssystem ein.

Was sind die größten Sicherheitsrisiken beim Drucken, Scannen und Kopieren?

Das ist für uns ganz klar der sorglose Umgang mit Dokumenten im Büro. Dokumentenmanagement wird in vielen Unternehmen völlig vernachlässigt. In vielen Büros ist es keine Seltenheit, dass Ausdrucke von Benutzern vergessen und stundenlang nicht abgeholt werden – somit sind schützenswerte Daten von anderen Kollegen einsehbar. Damit einher geht das fehlende Rechtemanagement – also wer hat auf den Drucker und die Ausdrucke Zugriff.

Wie kann ich meinen Drucker im Büro sicherer machen?

Zu den wichtigsten Aspekten gehören dabei die Zugriffsicherheit, die Netzwerksicherheit sowie die Sicherheit von Massenspeichern. Umsichtige Unternehmen suchen dabei zuerst das Gespräch mit ihrem Druckerhersteller. Wir gehen dann gemeinsam mit den Kunden in eine umfassende Bedarfsanalyse. So stellen und beantworten wir im Rahmen unseres „Optimized Print Services“-Ansatzes die folgende Frage: Was wird wann wie gedruckt und wer muss worauf Zugriff haben? Durch diese eingehende Analyse und Beratung erhalten unsere Kunden einen besseren Überblick über ihre Druckinfrastruktur, sparen Kosten, automatisieren Arbeitsschritte und erhöhen die Sicherheit der Multifunktionsdrucker und Dokumente.
 

Wollen Sie Ihr Unternehmen 360 Grad sicher machen? 
Laut unserer jüngsten Umfrage (SMB IT Pain Point Survey, Konica Minolta & Opinium 2018) glaubt ein Drittel der KMU, dass IT-Probleme zu höheren Kosten, einer geringeren Produktivität und einer verminderten Arbeitsqualität führen. Auch wir wissen, dass die Sicherheit im Unternehmen ein komplexes Thema ist. Es muss aber nicht kompliziert sein. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.