Digitalisierung für schnelles Wachstum mit automatisierten Workflows

Digitalisierung für schnelles Wachstum mit automatisierten Workflows

Digitalisierung für schnelles Wachstum mit automatisierten Workflows

Konica Minolta begleitet das florierende unabhängige Messdienstleistungsunternehmen Molls GmbH seit dessen Gründung mit der passenden Hard- und Software.


Ohne digitalisierte Workflows wäre es dem Unternehmen nicht möglich gewesen, mit der bestehenden Anzahl an Mitarbeitern innerhalb weniger Jahre mehrere Tausend Gebäude und Wohnungen mit Messtechnik sowie Dienstleistungen rund um Heiz- und Betriebskostenabrechnungen zu versorgen.

Was mit einem einfachen A4-Multifunktionssystem (MFP) bizhub C3350 anfing, hat sich nun zu einer IT Landschaft mit dem professionellen MFP bizhub Pro 754e, Server und PCs, IP-basierter Telefonanlage sowie USVs, Scan-Routing-Lösungen und einem Dokumentenmanagementsystem entwickelt. Konica Minolta betreut zudem den laufenden Betrieb über Smart Managed Services und fördert die weitere Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Bereits ein halbes Jahr nach dem Beginn der Geschäftstätigkeit von Molls und der Anschaffung des ersten Multifunktionssystems von Konica Minolta stellte sich heraus, dass die ursprüngliche Einschätzung des Druckvolumens zu gering war. Das 2016 gegründete Unternehmen verkauft Rauchwarnmelder sowie Mess- und Erfassungsgeräte für den Wasser- und Energieverbrauch in Gebäuden und Wohnungen. Außerdem bietet es alle damit im Zusammenhang stehenden Dienstleistungen an und erstellt Heiz- und Betriebskostenabrechnungen.

Analoge Systemgrenzen waren schnell erreicht


Aufgrund des schnellen Wachstums hatte sich das Druckvolumen schon nach wenigen Monaten so sehr erhöht, dass sich allein durch den Wechsel des Multifunktionssystems die Druckkosten erheblich reduzierten. Gleichzeitig fiel im Beratungsprozess ein großes Potenzial an Arbeitsabläufen auf, die sich einfacher und in digitaler Form darstellen ließen. Denn nachdem bei Molls zunächst die Akquise von Kunden und der dazugehörige Angebotsprozess im Vordergrund standen, waren schnell die Auftragsannahme, die Erfassung von Kundendaten sowie die Abrechnungserstellung hinzugekommen.

„Zunächst haben wir noch mit Papierakten gearbeitet, die aber so viele Dokumente enthielten, dass alles vollkommen unübersichtlich war. Sie befanden sich nur an einer Stelle, so dass auch der Zugriff und die Suchmöglichkeiten sehr beschränkt waren“, berichtet André Molls, Geschäftsführer von Molls. „Uns war schnell klar, dass es auf diese Weise, bei der viele Dokumente auf zwei Wegen eintrafen – digital und in Papierform – nicht weitergehen konnte, sondern alles digitalisiert werden musste.“

Allein für eine Angebotserstellung müssen alle Liegenschaftsdaten wie vorhandene und benötigte Anlagen und Geräte sowie deren einzelne Typen und Standorte für jede Einheit erfasst werden. Zusätzlich werden unter anderem Anzahl und Größe der Räume, vorangegangene Heiz- und Wasserkostenabrechnungen sowie Daten der Bewohner benötigt. Rund um die Ablesung fallen ebenfalls zahlreiche Dokumente an, die bereits bei der Disponierung der Termine und erst recht beim Ablesen an jedem einzelnen Zähler entstehen und mehrere Jahre aufzubewahren sind. Für die Abrechnungen müssen dann die unterschiedlichsten Datensätze zusammengeführt werden.
 

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Gerade in den Anfangsjahren als Unternehmer, in denen man sich mit vielen Themen auseinandersetzen muss, ist es von überaus hohem Nutzen, einen so kompetenten IT-Partner wie Konica Minolta zu haben. Selbst als kleiner Kunde sind wir nicht nur irgendeine Nummer, sondern werden überaus fachkundig, offen und ehrlich in allen IT-Belangen beraten.

André Molls

Geschäftsführer | Molls GmbH

Digitalisierung startet mit automatisierten Workflows


Daher hat Molls bereits mit der Anschaffung des zweiten Multifunktionssystems eine Scan-Routing- Lösung implementiert, die Papierdokumente in durchsuchbare PDFs umwandelt. Die weitere Software, zu der AutoStore, eCopy PDF Pro Office, dokoniFind und ein Dokumentenmanagementsystem zählen, sorgt für Bearbeitungsmöglichkeiten der PDF-Dokumente sowie schnelles Auffinden der darin enthaltenen Informationen. Die installierte Lösung bewirkt unter anderem, dass die verwendete Abrechnungssoftware einen Barcode für papierbasierte Dokumente wie Aufträge oder Verträge erzeugt. Aufgrund des Barcodes werden die gescannten Dokumente automatisch und strukturiert abgelegt.

„Damit ist alles, was an Dokumenten hereinkommt im Volltext durchsuchbar. Wir haben eine erheblich bessere Systematik als zuvor und können auch über Suchbegriffe viel schneller an Informationen gelangen. Ortsunabhängig kann jeder auf die Daten zugreifen und direkt damit arbeiten“, erläutert André Molls. Zudem sei so die Auskunftsfähigkeit immens erhöht worden. Ruft ein Kunde an, haben die Mitarbeiter dank der Suchfunktion schnell die benötigten Unterlagen.

Um auch die Revisionssicherheit zu gewährleisten, hat sich Molls für die Installation eines Dokumentenmanagementsystems durch Konica Minolta entschieden. Digitale Akten lassen sich damit rechtssicher verwalten und aufbewahren. Es erspart außerdem die Aufbewahrung von Papierunterlagen und trägt zu einem Raumgewinn bei, durch den ein Umzug aufgrund des Firmenwachstums erst später notwendig wurde.

Gelungene Digitalisierung dank erstklassiger Betreuung


Als größte Herausforderung bezeichnet Molls rückblickend, die Abläufe richtig aufzunehmen und die Prozesse digital abzubilden, wozu unter anderem ein Workshop stattfand. „Aber die Arbeit lohnt sich. Unser schnelles Wachstum wäre ohne Digitalisierung nicht so reibungslos gelungen. So können wir äußerst effizient arbeiten und vermeiden eine unnötige Aufstockung des Personals“, meint Molls zufrieden.

Der Firmenchef führt die erfolgreiche Digitalisierung vor allem auf die erstklassige Betreuung durch das Konica Minolta-Team zurück, das verschiedene Lösungen installiert hat, die intelligent ineinandergreifen:
„Unsere Ansprechpartnerin berät uns super kompetent, ist immer erreichbar und hat stets gute Ideen, wie wir weiter vorankommen können. Daneben gibt es Expertinnen und Experten, die bei Spezialthemen jederzeit hinzugezogen
werden können.“

Aufgrund der hohen Zufriedenheit hat Molls inzwischen Konica Minolta auch als IT-Dienstleister engagiert, die Smart Managed Services zur IT-Betreuung gebucht sowie PCs, Server, USV und die IP-basierte Telefonanlage von hier bezogen.

 

HERAUSFORDERUNG

  • Unterstützung des schnellen Unternehmenswachstums der jungen Firma Molls mit passender IT

  • Hohes Aufkommen an Dokumenten bei vielen komplizierten Prozessen rund um Messdienstleistungen in Gebäuden

  • Erfassung der Abläufe und deren richtige Abbildung als digitale Prozesse

LÖSUNG

  • Anschaffung eines professionellen Multifunktionssystems (MFP), das auf das anfallende Druckvolumen abgestimmt ist

  • Implementierung von Scan-Routing-Lösungen, die auf dem vorhandenen MFP aufsetzen

  • Rechtssichere Verwaltung und Archivierung der digitalen Dokumente in einem

  • Dokumentenmanagementsystem, das ein physikalisches Archiv erspart

  • Tätigkeit als IT-Dienstleister und Hardware-Lieferant

VORTEILE

  • Schnelles Auffinden von Informationen und hohe Auskunftsfähigkeit

  • Alle Mitarbeiter können jederzeit ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen

  • Effiziente Arbeitsweise, die den Personalbedarf gering hält