Neue Dokumenten-Management-Lösung

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Neue Dokumenten-Management-Lösung

Neue Dokumenten-Management-Lösung

Die Conditorei Coppenrath & Wiese ist der größte Produzent in Europa von tiefgekühlten Torten. Durch den Einsatz von Konica Minolta Systemen und einer Druckmanagementlösung konnte das Unternehmen seine IT-Abteilung stark entlasten.


Die Conditorei Coppenrath & Wiese hat durch die Kombination von Konica Minolta Systemen und seiner Druckmanagementlösung SafeQ eine einheitliche Druckumgebung aufgebaut. Der größte europäische Produzent von tiefgekühlten Torten und anderen Backwaren entlastet damit seine IT-Abteilung vom Management der Drucksysteme und hat zudem einen erheblichen Kostenvorteil realisiert. Den Auftrag für die gesamte Lösung erhielt Sander Bürosysteme aus Osnabrück, Partner von Konica Minolta.

Die bei Coppenrath & Wiese über die Jahre gewachsene Druckerlandschaft mit mehr als 400 lokalen und Netzwerkdruckern kam im Jahr 2012 auf den Prüfstand. „Wir wollten die Zahl der Drucksysteme grundlegend reduzieren und den dafür benötigten Service auslagern“, sagt Systemadministrator Jonathan Lang, einer der Projektverantwortlichen bei Coppenrath & Wiese. Das Unternehmen mit über 2.000 Mitarbeitern wächst kontinuierlich und vertreibt seine zahlreichen Produkte weltweit. Die Herstellung findet ausschließlich in Deutschland statt. Mit der Reduktion der Systeme sollten nicht nur die globalen Kosten sinken. Vor allem der Zeitaufwand für die IT-Abteilung, die bis zu diesem Zeitpunkt für die Installation und den Support rund um die Arbeitsplatzdrucker verantwortlich war, sollte drastisch sinken.


Einheitliches Druckmanagement

Die bis dahin installierten Drucker waren einst zusammen mit den Desktop-PCs geliefert worden und bereiteten im Alltag immer wieder Probleme beim Kartuschenwechsel. Nach dem Ende der Garantie sollten deshalb Multifunktionssysteme unternehmensweit die bisherigen Drucker und Faxgeräte ersetzen. Zudem hatte das Unternehmen nur einen ungefähren globalen Kostenüberblick und war bestrebt, auch das hohe Druckvolumen von rund vier Millionen Seiten langfristig zu reduzieren. „Ein einheitliches Druckmanagement zu etablieren, war also die Grundvoraussetzung, um uns von den Routineaufgaben zu entlasten“, ergänzt Manuel Düvel, Systemadministrator bei Coppenrath & Wiese.


Gute Verarbeitung als wichtiges Kriterium

Diverse Systeme mehrerer Hersteller haben Jonathan Lang und Manuel Düvel im Vorfeld der Umstellung intensiv getestet. Nach den Erfahrungen mit den bisherigen Druckern kam es Manuel Düvel unter anderem auf eine grundsolide Verarbeitung der neuen Multifunktionssysteme an: „Wir wollten erneut Probleme beim Kartuschenwechsel vermeiden, zumal viele der neuen Systeme im hygienisch sensiblen Produktionsbereich untergebracht werden sollten.“ Weitere wichtige Kriterien waren Druckgeschwindigkeit, Drucktechnologie und die Reichweite des Toners. Zudem waren nicht zuletzt auch wirtschaftliche Gründe entscheidend. Aufgrund der Empfehlungen der beiden Administratoren hat sich das Unternehmen dann für bizhub-Multifunktionssysteme von Konica Minolta entschieden.

Mit dem örtlichen Partnerunternehmen Sander Bürosysteme hatte Coppenrath & Wiese bereits zuvor sehr gut zusammengearbeitet. Daher sollte Sander Bürosysteme auch die Lieferung und den Service für die künftige Lösung übernehmen. „Hier ist natürlich auch die örtliche Nähe entscheidend gewesen, die uns einen schnellen Service sichert“, so Jonathan Lang.


Zuverlässiges Print Management entscheidend

Wesentlich für die Einführung der Lösung waren auch die leistungsfähigen Tools, die Konica Minolta in die Gesamtlösungen integriert. Mit der Druckmanagementlösung SafeQ ausgestattet, bietet die Drucklandschaft bei Coppenrath & Wiese den Mitarbeitern heutte wertvolle Zusatzfunktionen wie Scan-to-Me und Scan-to-Mail. „Hier konnten wir auf Erfahrungen anderer Kunden zurückgreifen und uns im Vorfeld von der Qualität der Lösung überzeugen“, so Manuel Düvel. Die bei Coppenrath & Wiese eingesetzten RFID Mitarbeiterkarten mit Legic-Chips dienen der Legitimation an den Multifunktionssystemen. Die Anpassung der Lesegeräte war unkompliziert und wurde von Sander Bürosysteme vorgenommen. Mit den MFPSystemen der Typen bizhub C284, C35P sowie Laserdruckern des Typs bizhub 40P konnte die Zahl der Drucksysteme auf 70 reduziert werden. Auch die mit SafeQ angebotene Follow-Me-Funktion für das unternehmensweite Drucken erweist sich im Alltag auf dem weitläufigen Firmengelände als sehr praktisch.

Ein weiteres Komfortmerkmal des Druckmanagements mit SafeQ ist die automatische Einbindung unterschiedlicher Nutzerverzeichnisse und deren täglicher Abgleich mit der Nutzerdatenbank in SafeQ. „Damit sind alle Druckberechtigungen für die Mitarbeiter stets aktuell, und wir mussten bei Projektstart nicht die Daten aus Applikationen wie dem Active Directory, unserer Schließanlage und aus Lotus Notes neu eingeben“, so Jonathan Lang. Praktisch für die Mitarbeiter ist auch die LDAP-Suche des bizhub-Systems: Über das Display lassen sich alle Notes-Nutzer anwählen, um gescannte Dateien direkt an sie zu versenden.


Zentralisierung und Vernetzung bieten wesentliche Vorteile

Dank der einheitlichen Druckerlandschaft hat Coppenrath & Wiese das Ziel der direkten Kostenreduktion erreicht. Bereits nach einem Jahr ist die Zahl der Seiten auf ein Jahresvolumen von rund 2,5 Millionen Seiten gesunken. Denn dank der Multifunktionssysteme drucken die Mitarbeiter heute bewusster und damit weniger häufig. Die Fleetmanagementlösung FMAudit sorgt mit ihren automatisierten Funktionalitäten für die rechtzeitige Tonerbeschaffung und den zeitnahen Service durch Sander Bürosysteme. Das fachgerechte Einsetzen der Kartuschen übernehmen bestimmte Mitarbeiter, die so genannten Key User, im Unternehmen. Auf diese Weise wird vermieden, dass sich Servicetechniker für derlei Routineaufgaben in die Produktionsbereiche begeben müssen, die strengen Hygieneanforderungen unterliegen. Die Seitenzahlen melden die Drucksysteme ebenfalls automatisch an die Druckmanagementsoftware SafeQ, die auf dem zentralen Druckserver installiert ist. Entsprechende Auswertungen nach Kostenstellen sind damit jederzeit möglich. Eventuell auftretende Defekte werden durch Techniker von Sander Bürosysteme noch am selben Tag behoben. „Das Druckmanangement und der Service entlasten die IT-Abteilung wie geplant von Routineaufgaben im Bereich der Drucksysteme“, sagt Manuel Düvel. Auch der Stromverbrauch ist wie erwartet gesunken.