Wer im Flow arbeitet, ist produktiver
Alle wichtigen Informationen sind effizient abrufbar, alle Arbeitsabläufe im Team klar dargelegt und gut durchdacht: Wenn das Workflow Management stimmt, laufen die Geschäftsprozesse im Unternehmen rund. Gute Gründe für jedes Management, sich die Steuerung und Optimierung des unternehmenseigenen Workflows mal genauer anzuschauen.
Was sind eigentlich Workflows?
Warenannahme, Wareneingangskontrolle, Freigabe oder Nichtfreigabe, Wareneingangsbuchung, Lagerung der Ware: Der Begriff Workflow umschreibt
wiederkehrende Arbeitsabläufe, die genau definiert sind. Man kann sich einen exakt beschriebenen Workflow ähnlich wie ein Kochrezept vorstellen: Zuerst braucht man bestimmte Zutaten, dann folgen die verschiedenen Zubereitungsschritte wie zum Beispiel Gemüse waschen oder Fleisch panieren und schließlich kommt das Essen auf den Tisch.
Workflow Management für eine produktive Zukunft
Im Geschäftsleben bringen klar definierte Workflows die Vorteile von
Zeitersparnis und einem
geringerem Fehlerrisiko. Gleichzeitig können sie helfen, die
Produktion zu
rationalisieren und Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern sowie Kundinnen und
Kunden transparente, geprüfte Prozesse zur Verfügung zu stellen.
Die Verwaltung verschiedener Workflows in einem Unternehmen wird unter dem Begriff
Workflow Management zusammengefasst. Informationstechnisch gesehen ist ein Workflow eine fest umschriebene
Kette von Bedingungen und Aktionen. Jeder Workflow hat genau wie jedes Kochrezept einen klar definierten
Anfang, einen gut strukturierten
Ablauf und ein festes
Ergebnis.
Wird das Workflow Management mithilfe einer speziell entwickelten
Software umgesetzt, spricht man von einem
digitalen Workflow-Management-System. Eng verwandt mit dem Begriff Workflow Management ist das
Business-Process-Management (kurz BPM) oder auch
Geschäftsprozessmanagement.
Während Workflow und Workflow Management auf die detaillierte technische Beschreibung der Arbeitsschritte abzielen, ist BPM eher ein Sammelbegriff für verschiedene Methoden, die der Strategie, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen dienen.
Wichtige Zukunftstrends: Robotic Process Automation und Workflow Management
Zukünftig werden immer mehr Unternehmen
automatisierte Workflows, robotergesteuerte Prozessautomatisierung (kurz RPA) und Workflow-Management-Lösungen parallel einsetzen. Anfallende Aufgaben und Arbeiten werden entweder von Robotern, Bots oder Menschen erledigt. Aufgabenzuweisung und Abläufe werden aber von einem
Workflow-Management-System verwaltet.
Menschen und Maschinen werden also zusammenarbeiten. Hilfreich ist, wenn Workflow-Management-Systeme über eine
offene API für die einfache Integration mit RPA-Systemen verfügen und so das
Teamwork von
Menschen und
Robotern oder Bots unterstützen. API ist die Abkürzung für eine Programmierschnittstelle. Das ist ein bestimmter Programmteil eines Softwaresystems, um andere Programme oder IT-Systeme an- und einzubinden.
Beispiel aus der Praxis: Reisekostenabrechnung als Workflow
Ein einfaches Beispiel für einen Workflow aus der Praxis ist die
Reisekostenabrechnung. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Geschäftsprozess, der in vielen Unternehmen meist sehr ähnlich abläuft. Es gibt einen klaren Start- und Endpunkt und auch der Ablauf der Prozesse ist vorhersehbar. Damit ist eine Reisekostenabrechnung perfekt für die
Digitalisierung über einen Workflow geeignet. Die klassischen Schritte eines
Reisekosten-Workflows sind:
- Der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin erfasst die Reisekosten
- Der Antrag wird an die Führungskraft übermittelt
- Es kommt zur Freigabe/Ablehnung der Reisekostenabrechnung
- Bei Ablehnung: Information an den Mitarbeiter mit Bitte um Anpassung/Änderung
- Bei Freigabe: Automatische Erstellung eines Reisekostenbelegs
- Der Beleg wird digitalisiert und archiviert
- Übergabe des Belegs an die Personalabteilung
- Überweisung der Reisekosten durch die HR
Vier Tipps für Ihr Workflow Management
Folgende Voraussetzungen und Tipps unterstützen Sie beim Aufbau und in der Anwendung eines Workflow-Management-Systems:
- Ein gutes und kluges Workflow Management schafft die Basis für optimale Businessabläufe und bietet die Möglichkeit, Zeit und Kosten zu sparen.
- Digitales Know-how sowie die geeigneten Tools helfen, Workflows zunächst zu definieren und dann softwaregestützt umzusetzen.
- Bedenken sollten Sie allerdings: Ist ein Arbeitsalltag oder auch ein Projekt mit verschiedenen Tätigkeiten bis ins Allerkleinste programmiert, so fühlen sich Menschen schnell bevormundet und fremdbestimmt.
- Beziehen Sie deshalb Ihre Teamleitungen, möglicherweise auch betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Entwicklung, den Aufbau und in die Implementierung eines zukunftsfähigen Workflow Managements ein.
Workflows: Das Herzstück von klassischen ECM-Systemen
Workflows sind das Herzstück von
Enterprise Content Management. Durch ECM werden Im gesamten Unternehmen
Daten und Informationen zentral erfasst. Dokumente werden aus allen Quellen in einem System abgelegt, indexiert und digitalen Akten zugeordnet. Damit wird die klassische Papierwelt in die IT-Umgebung integriert. Smarte ECM-Anbieter liefern dafür nicht nur die
Software, sondern darüber hinaus auch die notwendige
Analyse und Beratung. Im Rahmen von individuellen Workshops untersuchen werden aktuelle Abläufe im Unternehmen unter die Lupe genommen, Verbesserungspotential und Fehlerquellen aufgezeigt sowie effektive Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen erarbeitet.