Workflow Management: Damit alles glatt läuft

Was sind eigentlich Workflows?

Warenannahme, Wareneingangskontrolle, Freigabe oder Nichtfreigabe, Wareneingangsbuchung, Lagerung der Ware: Der Begriff Workflow umschreibt wiederkehrende Arbeitsabläufe, die genau definiert sind. Man kann sich einen exakt beschriebenen Workflow ähnlich wie ein Kochrezept vorstellen: Zuerst braucht man bestimmte Zutaten, dann folgen die verschiedenen Zubereitungsschritte wie zum Beispiel Gemüse waschen oder Fleisch panieren und schließlich kommt das Essen auf den Tisch.
 

Workflow Management für eine produktive Zukunft

Im Geschäftsleben bringen klar definierte Workflows die Vorteile von Zeitersparnis und einem geringerem Fehlerrisiko. Gleichzeitig können sie helfen, die Produktion zu rationalisieren und Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern sowie Kundinnen und Kunden transparente, geprüfte Prozesse zur Verfügung zu stellen.

Die Verwaltung verschiedener Workflows in einem Unternehmen wird unter dem Begriff Workflow Management zusammengefasst. Informationstechnisch gesehen ist ein Workflow eine fest umschriebene Kette von Bedingungen und Aktionen. Jeder Workflow hat genau wie jedes Kochrezept einen klar definierten Anfang, einen gut strukturierten Ablauf und ein festes Ergebnis.

Wird das Workflow Management mithilfe einer speziell entwickelten Software umgesetzt, spricht man von einem digitalen Workflow-Management-System. Eng verwandt mit dem Begriff Workflow Management ist das Business-Process-Management (kurz BPM) oder auch Geschäftsprozessmanagement.

Während Workflow und Workflow Management auf die detaillierte technische Beschreibung der Arbeitsschritte abzielen, ist BPM eher ein Sammelbegriff für verschiedene Methoden, die der Strategie, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen dienen.
 

Wichtige Zukunftstrends: Robotic Process Automation und Workflow Management

Zukünftig werden immer mehr Unternehmen automatisierte Workflows, robotergesteuerte Prozessautomatisierung (kurz RPA) und Workflow-Management-Lösungen parallel einsetzen. Anfallende Aufgaben und Arbeiten werden entweder von Robotern, Bots oder Menschen erledigt. Aufgabenzuweisung und Abläufe werden aber von einem Workflow-Management-System verwaltet.

Menschen und Maschinen werden also zusammenarbeiten. Hilfreich ist, wenn Workflow-Management-Systeme über eine offene API für die einfache Integration mit RPA-Systemen verfügen und so das Teamwork von Menschen und Robotern oder Bots unterstützen. API ist die Abkürzung für eine Programmierschnittstelle. Das ist ein bestimmter Programmteil eines Softwaresystems, um andere Programme oder IT-Systeme an- und einzubinden.
 

Beispiel aus der Praxis: Reisekostenabrechnung als Workflow

Ein einfaches Beispiel für einen Workflow aus der Praxis ist die Reisekostenabrechnung. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Geschäftsprozess, der in vielen Unternehmen meist sehr ähnlich abläuft. Es gibt einen klaren Start- und Endpunkt und auch der Ablauf der Prozesse ist vorhersehbar. Damit ist eine Reisekostenabrechnung perfekt für die Digitalisierung über einen Workflow geeignet. Die klassischen Schritte eines Reisekosten-Workflows sind:
 

• Der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin erfasst die Reisekosten
• Der Antrag wird an die Führungskraft übermittelt
• Es kommt zur Freigabe/Ablehnung der Reisekostenabrechnung
• Bei Ablehnung: Information an den Mitarbeiter mit Bitte um Anpassung/Änderung
• Bei Freigabe: Automatische Erstellung eines Reisekostenbelegs
• Der Beleg wird digitalisiert und archiviert 
• Übergabe des Belegs an die Personalabteilung
• Überweisung der Reisekosten durch die HR

 

Vier Tipps für Ihr Workflow Management

Folgende Voraussetzungen und Tipps unterstützen Sie beim Aufbau und in der Anwendung eines Workflow-Management-Systems:
 

• Ein gutes und kluges Workflow Management schafft die Basis für optimale Businessabläufe und bietet die Möglichkeit, Zeit und Kosten zu sparen.
• Digitales Know-how sowie die geeigneten Tools helfen, Workflows zunächst zu definieren und dann softwaregestützt umzusetzen.
• Bedenken sollten Sie allerdings: Ist ein Arbeitsalltag oder auch ein Projekt mit verschiedenen Tätigkeiten bis ins Allerkleinste programmiert, so fühlen sich Menschen schnell bevormundet und fremdbestimmt.
• Beziehen Sie deshalb Ihre Teamleitungen, möglicherweise auch betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Entwicklung, den Aufbau und in die Implementierung eines zukunftsfähigen Workflow Managements ein.

 

Workflows: Das Herzstück von klassischen ECM-Systemen

 
Workflows sind das Herzstück von Enterprise Content Management. Durch ECM werden Im gesamten Unternehmen Daten und Informationen zentral erfasst. Dokumente werden aus allen Quellen in einem System abgelegt, indexiert und digitalen Akten zugeordnet. Damit wird die klassische Papierwelt in die IT-Umgebung integriert. Smarte ECM-Anbieter liefern dafür nicht nur die Software, sondern darüber hinaus auch die notwendige Analyse und Beratung. Im Rahmen von individuellen Workshops untersuchen werden aktuelle Abläufe im Unternehmen unter die Lupe genommen, Verbesserungspotential und Fehlerquellen aufgezeigt sowie effektive Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen erarbeitet.