Web-to-Print: Mit Closed Shops offen für mehr Effizienz

| 12 September 2024

Einfach online bestellen – und alles läuft wie von selbst: Das erwarten Kund*innen heute nicht nur vom Online-Versand, sondern auch von Druckereien. Mit smarten Web-to-Print-Lösungen lässt sich ein nahtloser digitaler Service umsetzen. Im B2B-Bereich spielen sogenannte „Closed Shops“ eine besondere Rolle. Was dahinter steckt, warum sie niemals geschlossen haben und welche neuen Möglichkeiten sie eröffnen, verrät Senior Offering Managerin Svenja Schulz im Interview.



Svenja, was unterscheidet „Closed Shops“ von Open Shops? 


Bei Open Shops können alle über die Website der Druckerei eine Bestellung aufgeben. Das spricht vor allem Privatkund*innen an. Closed Shops sind dagegen für Druckereien mit B2B-Fokus interessant. Sie werden gezielt für einen bestimmten Kreis an Nutzer*innen eingerichtet. Das bedeutet, nur eine bestimmte Zielgruppe – wie etwa die Mitarbeitenden eines Unternehmens oder Studierende einer Universität – hat Zugriff auf den Shop. Der Zugang erfolgt in der Regel über personalisierte Logins. Die angebotenen Druckprodukte sind dann speziell auf die Bedürfnisse dieser Benutzergruppe zugeschnitten. 
 

In welchen Fällen lohnt sich ein Closed Shop für Web2Print? 

 

Ein Closed Shop lohnt sich vor allem dann, wenn es sich um wiederkehrende Aufträge mit strukturierten Daten handelt. Nehmen wir zum Beispiel große Unternehmen, die regelmäßig Visitenkarten für ihre Mitarbeitenden oder Kataloge und Berichte für verschiedene Abteilungen drucken lassen. Diese Aufträge unterscheiden sich meist nur in Details wie Namen oder Auflagen, die grundlegenden Parameter bleiben aber gleich. Hier ist ein Closed Shop ideal, weil die Produkte vorkonfiguriert sind und die Besteller*innen nur noch ihre spezifischen Daten eingeben müssen. Auch Universitäten nutzen Closed Shops, um Studierenden eine einfache Möglichkeit zu bieten, Druckaufträge wie Abschlussarbeiten oder Seminarunterlagen aufzugeben. Für Hausdruckereien ist es ebenfalls ein Thema: Diese können gezielt für verschiedene Abteilungen unterschiedliche Produkte anbieten. 

 

Welche Vorteile ergeben sich dadurch für Druckereien? 

 

Der größte Vorteil liegt klar in der Automatisierung. Wenn Druckprodukte wie Broschüren, Kataloge oder Berichte standardisiert sind, können wiederkehrende Bestellungen mit minimalem Aufwand abgewickelt werden. Das bedeutet nicht nur weniger manuelle Tätigkeiten in der Druckerei, sondern sorgt auch für eine gleichbleibend hohe Qualität. Außerdem ermöglichen es Closed Shops, dass Bestellungen rund um die Uhr aufgegeben werden können – die Produktion läuft automatisch im Hintergrund. Gerade im Hinblick auf den Fachkräftemangel bietet das eine enorme Entlastung. Die Druckerei kann also ihre internen Prozesse optimieren und gleichzeitig den Kund*innen einen erstklassigen Service bieten. Und zwar rund um die Uhr – „Closed Shops“ haben nämlich immer für ihre Zielgruppe geöffnet! 

Svenja Schulz

Was sollte eine Druckerei bei der Einrichtung eines Closed Shops beachten?


Zunächst sollte die Druckerei eine gründliche Bestandsaufnahme machen. Das bedeutet, genau zu überlegen, welche Produkte standardisiert werden können und wie die bestehenden IT-Systeme aufgebaut sind. Es ist wichtig, dass der Web-to-Print-Shop nahtlos in die IT-Landschaft der Druckerei integriert wird, um eine reibungslose Abwicklung zu gewährleisten. Dazu gehört die Verbindung zu CRM- oder ERP-Systemen, um Kunden- und Auftragsdaten effizient zu verwalten. Außerdem sollte die Druckerei darauf achten, dass die Plattform nutzerfreundlich ist – sowohl für das eigene Personal als auch für die Kund*innen, die den Shop nutzen. 

Mit welcher Software lässt sich ein Closed Web-to-Print-Shop einrichten? 

 

Konica Minolta hat mit AccurioPro Flux Ultimate eine sehr flexible Lösung im Portfolio. Neben unterschiedlichen Web-to-Print-Features sind hier Make-Ready- und Workflow-Management-Funktionen bereits integriert. Die Software ist besonders flexibel und skalierbar. Dadurch ist sie ideal für Druckereien, die unterschiedliche Anforderungen an ihren Druckworkflow haben. Kund*innen können rund um die Uhr Bestellungen aufgeben, inklusive Online-Zahlung und Statusverfolgung. Es ist auch möglich, Webshops mit individuellen Benutzeroberflächen, Produkten und Preislisten für verschiedene Zielgruppen zu erstellen. 

Was kann AccurioPro Flux außerdem? 


AccurioPro Flux Ultimate bringt optional eine Reihe von Funktionen mit, die den gesamten Druckworkflow optimieren – zum Beispiel eine automatische Preflight-Prüfung der Druckdateien, um Produktionsfehler zu vermeiden. Die Lösung bietet die Möglichkeit, mit unterschiedlichen Webshops je nach Kunde oder Kundin zum Beispiel Kostenstellen zu hinterlegen oder für verschiedene Abteilungen unterschiedliche Preise und Konditionen anzubieten. Es lässt sich auch sehr detailliert steuern, was wann auf welcher Maschine gedruckt wird – von der automatisierten First-in-first-out-Regelung bis zur Priorisierung oder manuellen Anpassung der Auftragsreihenfolge. Daneben gibt es jede Menge Tools für die Druckvorstufe. So läuft der gesamte Prozess – von der Online-Bestellung über die Automatisierung bis hin zur Fertigstellung – einfach reibungslos. 

Und wann wäre es keine gute Idee, einen Web-to-Print-Shop einzurichten? 

 

Für sehr kleine Druckereien, die ausschließlich Stammkund*innen haben oder nur Aufträge, die sich nicht standardisieren lassen, wäre eine Web-to-Print-Shop vermutlich nicht die richtige Lösung. Wer aber neue Kund*innen gewinnen, das eigene Geschäftsmodell fit für die Zukunft machen und sich den aktuellen Herausforderungen stellen will, kann mit Web-to-Print-Shops auch mal neue Wege gehen. Zumal ein gutes Web-to-Print-Tool die vorhandenen Maschinen optimal in die automatisierten Prozesse einbindet. 
 

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