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Kann Zusammenarbeit virtuell funktionieren? Na klar. Vor allem, wenn man weiß, worauf es bei der Führung ankommt. Wir haben sieben Tipps für erfolgreiches virtuelles Teamwork.
Durch die anhaltende Coronakrise bekommt das Thema Digitale Transformation einen neuen Schub verpasst. Die digitale Vernetzung durch Homeoffice schafft auch in kleinen und mittleren Unternehmen neue Formen der Zusammenarbeit. Manager und Managerinnen, Teamleiter und Teamleiterinnen sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten zunehmend dezentral, an unterschiedlichen Standorten. Wie kann da ein gemeinsamer Erfolg gelingen? Die Zauberformel heißt: virtuelle Teams. Diese brauchen eine kompetente digitale Führung. Mit den folgenden sieben Tipps klappt es bestimmt.
„Der menschliche Faktor bleibt die größte Hürde für globale virtuelle Teams.“ So lautet das zentrale Resümee der Studie 2018 Trends in High-Performing: Global Virtual Teams. Für die erfolgreiche Zusammenarbeit von virtuellen Teams ist also nicht in erster Linie von Bedeutung, ob ein Kollege in Brüssel sitzt, eine Kollegin in London, zwei in Wien und fünf in Warschau. Sondern es kommt drauf an, wie die Arbeit organisiert ist und wie kompetent und teamorientiert die einzelnen Mitglieder ihren Aufgaben nachgehen.
Für den Global Virtual Teamwork Survey hat das internationale Beratungsunternehmen RW3 CultureWizard zum fünften Mal Führungskräfte aus 90 Ländern befragt. 1.620 Manager und Managerinnen haben geantwortet und ihre bisherigen Erfahrungen mit Projekten, virtueller Teamarbeit und Teamführung geteilt. Das wohl wichtigste Ergebnis dieser Studie: Trotz neuer Technologien und digitaler Transformation hat der Mensch nach wie vor den größten Einfluss auf die Qualität der Zusammenarbeit.
Online-Meetings bringen für alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen besondere Herausforderungen mit. Gemeinsam an einem Konferenztisch sitzen, Blickkontakt haben, miteinander diskutieren und auch mal lachen: Gewohnte Formen des realen Miteinanders, die traditionelle Teams gut kennen, sind nicht mehr selbstverständlich.
Stattdessen trifft man sich immer häufiger online in Meeting-Räumen. Fragt man nach den Unterschieden, geben 84 Prozent der Befragten an, dass virtuelle Kommunikation schwieriger ist als die persönliche. 89 Prozent berichten zudem, dass ihre Mitglieder aus mindestens zwei oder mehr Kulturen kommen.
Kulturelle Unterschiede, Sprach- und Verständnisschwierigkeiten sowie unterschiedliche Zeitzonen wollen deshalb gut gemanagt werden. Erstaunlicherweise hat aber nur etwa ein Fünftel der Befragten ein Training durchlaufen, um die Zusammenarbeit erfolgreicher zu machen. Internationale Geschäfte und globale Märkte werden immer wichtiger, aber die tägliche Arbeitspraxis zeigt: Die Fähigkeit zur guten Zusammenarbeit wächst nicht automatisch mit. Die folgenden sieben Tipps helfen, virtuelle Teams nachhaltig und mit Erfolg zu führen.
Damit alle an einem Strang ziehen und gemeinsam gute Ergebnisse erzielen, ist eine gelungene Navigation und Kommunikation im Team das A und O. Die Studie zeigt, dass traditionelle Face-to-Face-Meetings von 52 Prozent aller Befragten immer noch am meisten geschätzt werden. Sie sollten also als Teamleitung überlegen, wie Sie die erlebten Vorteile gemeinsamer persönlicher Anwesenheit in den virtuellen Raum übertragen können. Doch auch das Telefonieren mit 27 Prozent und Videokonferenzen mit 34 Prozent werden als vorteilhaft bewertet, herkömmliche E-Mails fallen dagegen mit 14 Prozent deutlich ab.
Für die erfolgreiche Arbeit ist es wichtig, dass Sie als verantwortliche Führungskraft die Qualität der Kommunikation aufmerksam verfolgen. Zum Beispiel, indem Sie darauf achten, ob Arbeitsprozesse für alle transparent und verständlich ablaufen oder wichtige Informationen regelmäßig und zuverlässig weitergegeben werden. Ratsam ist auch, bei Bedarf die Effizienz mit gezielten Maßnahmen und Trainings zu verbessern. Denn die Studie zeigt deutlich: Virtuelle Zusammenarbeit ist kein Selbstläufer.
Zusammenarbeit über verschiedene Unternehmen und verschiedene Standorte hinweg erfordert eine kompetente Führung. Grundlegend ist dabei die Frage, ob sich die Teamleitung und die Teammitglieder untereinander vertrauen können. Gibt es genug konkrete Erfahrungen, die den Mitgliedern zeigen, dass die Zusammenarbeit trotz räumlicher Distanz vertrauensvoll und wertschätzend ist?
Harvard-Business-School-Professorin Frances Frei gibt im TED Talk 2018 einen Crashkurs in Sachen Vertrauen. Sie erklärt, wie man Vertrauen mithilfe von Authentizität, Logik und Empathie schafft und pflegt. Frei war Senior Vice President für Führung und Strategie bei Uber.
In der Virtual-Teamwork-Studie 2018 wurde auch erfragt, was gute virtuelle Teammitglieder ausmacht:
„Wer Gutes will, der sei erst gut“ – das hat schon Goethe erkannt. An der zentralen Rolle von Vorbildern hat sich bis heute nichts geändert. Gehen Sie als Führungskraft, Entscheider oder Entscheiderin und Teamleiter oder Teamleiterin mit gutem Vorbild voran. Machen Sie deutlich, dass Sie Wert auf gute virtuelle Zusammenarbeit legen. Das wirkt besonders glaubwürdig, wenn Sie sich selbst in Online-Meeting-Räumen gut auskennen. Falls das noch nicht der Fall ist: Seien Sie neugierig. Nehmen Sie es als persönliche Herausforderung an, ein hohes Maß an Know-how zu erwerben.
Die Arbeit virtueller Teams ist dann besonders ertragreich, wenn es gelingt, alle einzelnen Teammitglieder und ihre unterschiedlichen Kompetenzen einzubeziehen. Legen Sie Wert auf eine gemeinsame gute Arbeitsatmosphäre, in der es selbstverständlich ist, dass jeder seinen Beitrag leistet. Schaffen Sie klare und transparente Arbeitsstrukturen, in denen diese Beiträge sichtbar sind und ein Feedback durch die Kollegen erfahren. Das klappt zum Beispiel mithilfe eines gemeinsamen Dashboards oder auch mit einer gemeinsamen Communication Charta, auf die sich alle im Team einigen. In so einer Charta kann zum Beispiel festgelegt sein, wie die gemeinsame Kalenderführung und Dokumentenablage funktionieren. Auch die Arbeit über unterschiedliche Zeitzonen hinweg lässt sich so erleichtern.
Virtuelle Teamarbeit braucht wie jede andere Arbeit ein cleveres und kompetentes Management. Sind Sie mit Ihren Mitarbeitern relativ neu dabei, so steht ganz oben auf der Agenda: das Team aufbauen und entwickeln. Die ersten virtuellen Meetings können Sie zum Beispiel per Skype for Business, Cisco Webex Teams, GoToMeeting, MS Teams oder Adobe Connect planen und durchführen.
Unter dem Stichwort Collaboration-Tools findet man verschiedene Online-Lösungen, die die Zusammenarbeit von Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten vereinfachen können. Das Institut für Arbeitsdesign und Zukunftstechnologien e. V., kurz ifaz, hat zehn Tools untersucht und bewertet. Ein informativer Blogbeitrag und eine Excel-Tabelle fassen die Ergebnisse zusammen. Im Resümee heißt es: „Trotz ähnlichem Funktionsumfang sind die analysierten Kollaborationstools sehr individuell und bringen verschiedene Stärken mit sich.“ Es wird empfohlen, die Tools zu testen und dabei alle wesentlichen Prozesse der Zusammenarbeit genau zu analysieren. Nur so finden Sie die Hilfsmittel, die Sie wirklich brauchen.
Ob es um die traditionelle tägliche Arbeit geht, um Arbeit im Homeoffice oder um neue Anforderungen, um ein wichtiges Kick-Off-Meeting oder das erste internationale Projekt: Erarbeiten Sie zusammen mit Ihrem virtuellen Team klare Ziele und Anforderungen für die täglichen Arbeitsprozesse. Welche Aufgaben stehen an? Wer erledigt welche konkreten Arbeitsschritte bis wann? Wer unterstützt wen bei welchen Aufträgen? Schaffen Sie darüber hinaus regelmäßige Feedbackschleifen, die dafür sorgen, dass die gemeinsamen Ziele präsent bleiben.
Damit Online-Meetings und virtuelle Konferenzen nicht langweilig werden, ist eine klare Planung der Zeit und der Inhalte von großem Vorteil. Wie bei traditionellen Konferenzen gilt die Regel: weniger ist mehr. Planen Sie Ihre Meetings also lieber kurz und mit einer knackigen Agenda.
Mit einer gemeinsamen Communication Charta können virtuelle Teams einheitliche Spielregeln für die Kommunikation aufstellen. So können z.B. die gemeinsame Kalenderführung, die Dokumentenablage und die Arbeit über unterschiedliche Zeitzonen geregelt werden. Unser Download zeigt, was eine Communication Charta für virtuelle Teams umfasst.
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