„Resilienz“ – Vom Zauberwort zum Kernfaktor der „Weiter-Digitalisierung“

| 23 Februar 2023

Haben Sie eigentlich auch das Gefühl, dass früher weniger Krise war? Politik, Wirtschaft, Unternehmen, Arbeitsmarkt und damit wir alle: Seit (zu) vielen Jahren geht es für uns von einer Krise in die nächste. Und könnte das auch damit zu tun haben, dass geopolitische, ökonomische und ökologische Herausforderungen früher als solche begriffen und angenommen wurden – und damit auch wesentlich besser zu bewältigen waren? Resilienz wird in unseren Dauer-Krisen viel zu häufig als Zauberwort oder Wunderwaffe eingesetzt. Doch was bedeutet Resilienz eigentlich für Unternehmen? Oder besser: Was kann und soll es für Sie bedeuten? Auf jeden Fall mehr als „nur“ Abwehrkraft, so viel vorweg. Wir wollen uns in der Folge mit ausgewählten Aspekten von ganzheitlich gedachter und betrachteter Resilienz auseinandersetzen. Und wir wollen Ihnen dabei Möglichkeiten aufzeigen, wie moderne IT-Lösungen Ihr Unternehmen nicht nur widerstandsfähiger, sondern auch flexibler, effektiver und produktiver machen können.



Was “Dauer-Krisen” und der Wandel der Arbeitswelt mit Resilienz zu tun haben 


Krisen prägen mittlerweile den Unternehmensalltag: Lieferketten wurden unsicher, der Mangel an Ressourcen und Fachkräften sorgt für Produktionsverzögerungen und Ausfälle. Die Coronavirus-Pandemie hat unsere Art, zu arbeiten, mächtig „durchgerüttelt“. Und auch die Cyber-Sicherheit ist laut zahlreichen Studien ein Dauerbrenner, wenn es um die Anfälligkeit von Unternehmen bei verschiedenen Bedrohungen von außen geht. 

Angesichts dieser Herausforderungen kann es nicht nur die eine Antwort oder Lösung geben. Aber vielleicht sollten Sie sich schon einmal zwei Fragen stellen:
 

Wie leicht fiel es Ihrer Organisation in der Vergangenheit, Herausforderungen zu meistern? 

Wie gut sind Sie auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet? 


Die Antworten auf diese beiden Fragen geben Ihnen Auskunft darüber, wie resilient Sie bereits sind. Denn Resilienz bezeichnet gemeinhin die Anpassungsfähigkeit sowie Widerstandsfähigkeit von Unternehmen – und damit verbunden auch deren Flexibilität. 

 

„Lass niemals eine Krise ungenutzt verstreichen“ 


Es geht dabei nicht darum, die Zukunft vorherzusagen. Vielmehr muss das Ziel sein, mit dem Unerwarteten bestmöglich umzugehen, Risiken möglichst früh zu erkennen und sich an äußere (negative) Einflüsse flexibel anzupassen – also die Herausforderung anzunehmen.   

Ein berühmtes Zitat des früheren britischen Premierministers Winston Churchill fasst dieses Ziel treffend zusammen: „Lass niemals eine Krise ungenutzt verstreichen“. 

Mit einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur musste sich Churchill in den 1940er- und 1950er-Jahren nicht auseinandersetzen. Heute ist diese allerdings die zentrale Grundlage für die Robustheit von Unternehmen gegen Krisen sowie die Voraussetzung für Innovation.  

Ausgehend von den Krisen und Entwicklungen der letzten Jahre sollte Resilienz deshalb nicht nur 2023 ganz oben auf der Agenda stehen. 
 

1. Machen Sie Ihre Organisation und deren Prozesse resilienter 


Bis vor wenigen Jahren konnten Unternehmen noch enorm davon profitieren, ihre Prozesse bis ins kleinste Detail zu strukturieren, zu steuern und zu optimieren. Mitarbeitende wussten in einem klar abgesteckten Rahmen genau, was wann und wie zu tun ist. IT-Systeme wurden auf detaillierte Prozessbeschreibungen hin entwickelt und implementiert. Zahlreiche Kennzahlen halfen dabei, zu kontrollieren, wie gut Optimierungsschritte umgesetzt wurden.  

Was passiert jedoch, wenn sich die Rahmenbedingungen immer schneller und häufiger ändern? Diese nahezu perfekt optimierten, aber auch starren Strukturen kommen dann schnell an ihre Grenzen. Wie sollten sich Unternehmen darauf einstellen? 
 

  • Reaktionsfähigkeit und Flexibilität erhöhen: Aus „stetiger Verbesserung“ wurde und wird im Laufe der Zeit „stetige Anpassung“. Einen Prozess im Detail ausarbeiten und implementieren reicht nicht mehr. Viele Prozesse müssen anpassungsfähig sein. Dafür benötigen Sie IT-Lösungen, die Prozesse nicht nur statisch abbilden, sondern auch Veränderungen leicht und schnell nachvollziehbar machen – am besten direkt durch die Prozessverantwortlichen und deren Mitarbeitende veränderbar.  Low-Code/No-Code-Anwendungen sowie Cloud-Lösungen sind vor diesem Hintergrund oft Mittel der Wahl. 
 
  • Silos aufbrechen und verbinden: Heinrich von Pierer soll gesagt haben: „Wenn Siemens wüsste, was Siemens weiß…“. In den meisten großen (und auch kleinen) Unternehmen dürfte es ähnlich sein: Es gibt Experten mit sehr viel Wissen und Kompetenz. Aber andere Mitarbeitende (manchmal am Schreibtisch nebenan) wissen oft nicht, welches Wissen wo oder bei wem im Unternehmen vorhanden ist. Noch schlimmer ist es aber, wenn geschäftskritische Kompetenz nur auf einige wenige Mitarbeitende verteilt ist. Fallen diese längerfristig aus oder verlassen das Unternehmen, können schnell kritische Lücken entstehen. Deshalb ist es wichtig, Wissen unabhängig von einzelnen Experten verfügbar zu machen. Ähnlich sieht es mit den Silos aus. Wenn Abteilungen oder ganze Unternehmensbereiche für sich arbeiten und Informationen nicht über deren Grenzen verfügbar sind, bleibt sehr viel Wissen und Effizienz ungenutzt – besonders, wenn sich das Umfeld schnell ändert.  Moderne Office-Lösungen, Kollaborations-Plattformen und ECM-Systeme können hier schnell und effektiv Abhilfe leisten. 
 
  • Widerstandsfähigkeit zeigt sich im Notfall: Was passiert, wenn etwas passiert? Für viele Betriebe und deren Mitarbeitende ist diese Frage gar nicht so leicht zu beantworten. Damit im Fall der Fälle aber möglichst wenig Schaden entsteht, ist es wichtig, einen Plan zu haben – egal, ob bei Cyber-Angriffen oder etwa dem Ausfall eines wichtigen Lieferanten. Die IT-Security- und Digitalisierungs-Experten von Konica Minolta unterstützen Sie dabei, einen solchen Plan zu entwerfen und in der Organisation zu verankern. 
 
  • Führungskultur anpassen: Entscheidend ist, Freiheiten und Verantwortung zu übertragen, damit Expert*innen auf Veränderungen direkt reagieren können. Wenn Entscheidungen immer erst von der nächsthöheren Ebene (und dann noch der darüber usw.) in der Hierarchie getroffen werden, wird diese zum „Bottleneck“. Schnelle und sinnvolle Reaktionen sind so kaum möglich. Die Expertise liegt in der Regel ohnehin bei den Mitarbeitenden. Damit diese aber auch kluge Entscheidungen im Sinne des Unternehmens treffen können, müssen Ziele klar formuliert sein. Eine offene Kommunikationskultur auf Augenhöhe muss gelebt und möglichst viel Transparenz muss geschaffen werden.  

2. Technologische Resilienz 


Systeme, die sich nur mit großem Aufwand an Veränderungen anpassen lassen, Cyber-Angriffe auf IT-Systeme, die ganze Unternehmen lahmlegen, oder Anwendungen, die einfach nicht mit anderen Systemen zusammenarbeiten wollen und deshalb auf die Schnittstelle Mensch angewiesen sind: Die digitale Transformation und vor allem die Geschwindigkeit der durch sie erfolgenden Veränderungen erfordert starke Resilienz. 

Zunehmende Digitalisierung hilft aber laut einer McKinsey-Umfrage gleichzeitig auch bei der Steigerung der Resilienz. Weiter-Digitalisierung macht Unternehmen eindeutig resilienter. Folgende Punkte sind dabei entscheidend: 
 

  • Ausbau digitaler Strukturen: Sie werden es schon häufig gehört haben, aber Corona und die erwähnte Studie zeigen, dass Unternehmen, die bereits gut digitalisiert waren, auch besser durch die Krise kamen. Aber selbst, wenn Sie schon einen recht hohen „Digitalen Reifegrad“ erreicht haben, bleibt es wichtig, blinde Flecken in Ihrem Digitalisierungsnetz zu erkennen. Eine Reifegrad-Analyse kann ein erster Schritt dazu sein. Ein Digitalisierungs-Consulting ein weiterer. Denn wissen Sie genau, wo Ihre blinden Flecken liegen und wie Ihr Problem am besten gelöst werden kann? 
 
  • Komplexität bewältigen: Auch wenn die Digitalisierung viele Vorteile mit sich bringt. Einer Herausforderung, die wir immer wieder in unserer Beratungspraxis sehen, gilt es besondere Aufmerksamkeit zu widmen: die Komplexität der Systeme und die Notwendigkeit von Schnittstellen. Und denken Sie auch hier wieder an das Pareto-Prinzip, denn weniger Systeme bringen auch weniger Komplexität mit sich. 
 
  • Skalierbarkeit eingesetzter Systeme: An der Cloud führt kaum ein Weg vorbei, denn Anforderungen an Systeme können sich schnell ändern. Deshalb ist Skalierbarkeit so wichtig: schnell nutzen, keine langen Installationen, Nutzer zu- oder abschalten ohne umständliche Vertragsanpassungen, mit Best-Practice-Einstellungen sofort loslegen. 
 
  • Automatisierung macht vieles leichter: Routinen sind zum Automatisieren da. Denn hierbei kann viel Effizienz gehoben werden. Und Automatisierung kann helfen, Engpässe zu entzerren. Denn wenn z.B. Ihre IT-Experten häufig damit beschäftigt sind, Wartungsaufgaben zu erledigen. Oder wenn Ihre HR-Mitarbeitenden einen größeren Teil ihrer Zeit mit dem Onboarding neuer Kolleg*innen verbringen, bleibt ihnen weniger Zeit für andere Aufgaben - wie z.B. die Weiterentwicklung Ihrer IT oder das Rekrutieren neuen Personals. Von der Workflow-Lösung über die Microsoft PowerPlatform bis hin zu Chatbots und RPA bietet der Automatisierungsbereich viele Möglichkeiten, um Routineaufgaben durch „Kollege Computer“ erledigen zu lassen. 

3. Workforce Resilienz 


In ihrem lesenswerten Buch „Resilience at Work: Practical Tools for Career Success“ aus dem Jahr 2018 benennt Kathryn Jackson vier Dimensionen, die für die Resilienz von Mitarbeitenden entscheidend sind: Lernen (Learning), sich vernetzen (Connecting), Selbstfürsorge (Self-Care) und emotionale Aufrichtigkeit (Emotional Honesty).  

Wir haben hier genauer hingesehen: 
 

  • Gut geschultes Personal: Überlastetes und gestresstes Personal ist eine alltägliche Ursache für Fehler und Qualitätsmängel. Eine andere ist Unwissenheit. Darüber hinaus gilt es, das eigene Team fit für die Herausforderungen der Zukunft zu machen. Denn der hohe Veränderungsdruck erzeugt auch Unsicherheit und Ängste auf Seite der Mitarbeitenden – was wiederum sehr viel Stress bei den Betroffenen verursachen kann. Betrachten Sie deshalb regelmäßig den Stand der Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden und entwickeln Sie diesen mit gezielten Schulungen weiter. 
 
  • New Work und Kollaboration: Egal, ob Sie sich mit agilem Arbeiten, der OKR-Methode oder einem der weiteren unzähligen Tools der „neuen“ Arbeitswelt beschäftigen. An einer Unterstützung durch IT kommen Sie nur schwer vorbei: von der klassischen Videokonferenz über Kommunikations- und Kollaboration-Tools bis hin zu Office- und Dokumentenmanagement-Anwendungen.  
 
  • Mobiles und agiles Arbeiten: Arbeiten sollte möglichst von überall aus möglich sein. Denn nicht immer ist es eine Pandemie, die Mitarbeitende an den heimischen Schreibtisch bindet. Es kann auch mal „Blitzeis“, die berühmt-berüchtigten Handwerker oder einfach auch der Wunsch nach mehr Flexibilität und besserer Vereinbarkeit von Beruf und Alltag sein. Das alles hilft auch dabei, sich im „War of Talents“ gut aufzustellen. Wenn Sie aber bereits viele Ihrer Anwendungen in die Cloud verlagert und Silos „eingerissen“ haben, sollte dieser Schritt kaum noch eine Herausforderung darstellen. Und auch agiles Arbeiten ist mit den passenden Lösungen (von bspw. MS Project bis Viva Goals) schnell abgebildet.
 
  • Sensibilisierung für Risiken: Mitarbeitende sind immer noch eine dankbare Schwachstelle für Angreifer. Die fast schon legendär schwachen Passwörter (Die beliebtesten deutschen Passwörter 2021 (hpi.de) oder das unbedarfte Klicken auf jeden Link, der per E-Mail zugesendet wird, sind leicht vermeidbare Risiken. Andere Sicherheitsrisiken sind nicht ganz so offensichtlich (z.B. Social Engineering). Deshalb ist es besonders wichtig, Mitarbeitende für Cyber-Risiken zu sensibilisieren. Denn technisch kann man diese Gefahren nicht vollständig in den Griff bekommen. Jedes zweite Unternehmen in Deutschland wurde in den vergangenen Jahren Ziel einer Cyber-Attacke. Wenn Sie es noch nicht wurden, dürfen Sie sich glücklich schätzen und sollten spätestens jetzt eine Checkliste mit kritischen Geschäftsprozessen verfassen, nachdem Sie diese in einer Risikoanalyse identifiziert haben.  
 
  • Freiräume schaffen: In großen und komplexen Unternehmensstrukturen ist Kommunikation besonders wichtig, um Silos zu überwinden und Expertenwissen nutzbar zu machen. Leider nehmen die damit verbundenen Meetings und Gespräche oftmals sehr viel Raum ein. So bleibt für die eigentliche Tagesarbeit nur wenig Zeit übrig. Sie können hierbei schon mit einfachen Hilfsmitteln Freiräume schaffen (bspw. Microsoft Viva), Ihr eigenes Verhalten überprüfen und die Zusammenarbeit fördern. 

Resilienz-Lösungskompetenz von Konica Minolta 


Unser Fazit: Resilienz, wie sie in Zeiten großer Herausforderungen und im Zuge der Weiter-Digitalisierung begriffen werden sollte, fußt auf mehreren Grundlagen. Diese können Sie sich mit unserer Hilfe leicht zunutze machen. Konica Minolta unterstützt Sie zunächst mit der Messung Ihres digitalen Reifegrades als wesentliche Ausgangsbasis. Darüber hinaus können Sie bei der Ausarbeitung einer Digitalisierungsstrategie von der Lösungskompetenz unserer Expert*innen profitieren. In der Folge begleiten wir Sie von der schrittweisen Implementierung moderner Systeme bis hin zur Optimierung und Weiterentwicklung Ihrer digitalen Prozesse. 

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