Mit PMO die Projekt-Gesamtübersicht behalten

Benjamin, Manuela, was bedeutet PMO? 

BM: PMO ist die offizielle Abkürzung für Project Management Office. Wir haben den Gesamtüberblick über alle aktuell laufenden Kunden-Projekte in Deutschland und Österreich. Zusätzlich unterstützen wir auch den Manager Projects & Strategic Initiatives, Sascha Petke, bei der Entwicklung und Umsetzung von strategischen Themen. 

MH: Wir arbeiten dabei nach der prozessbasierten Methodik PRINCE2. Das Akronym steht für PRojects IN Controlled Environments. Unsere Projektmanager:innen sind auch entsprechend zertifiziert. Die Methodik sichert einen bewährten, beständigen Ansatz, das kontrollierte Arbeiten innerhalb von Projektphasen, einen regelmäßigen Abgleich von Planung und Fortschritt und damit die Sicherung der fortwährenden geschäftlichen Rechtfertigung von Projekten. 

Wie sieht ein typischer Tag des PMO aus? Gibt es wiederkehrende Aufgaben? 

 
BM: Ein typischer Tag beginnt mit der Prüfung neuer Projektanfragen. Wir kontrollieren, inwieweit diese vollständig und korrekt ausgefüllt wurden. Bei Rückfragen leiten wir die Klärung ein und schauen bereits parallel, welcher Project Manager diese ggf. übernehmen kann. Die Projekt-Dokumentation erfolgt in unserer Projektmanagement Software Lighthouse. Dort pflegen wir auch das Projekt-Portfolio.  

MH: Für einen Gesamtüberblick über die Projekte werden von uns regelmäßig Reportings erstellt. Somit stellen wir eine größtmögliche Transparenz der Projektstatus sicher, welche wir an die Stakeholder berichten.  

Ein Projekt ohne PMO wäre …  

  
BM: … für den Project Manager deutlich aufwendiger zu führen. 

MH: Wir halten den Projektmanager:innen den Rücken frei, damit diese sich auf die Kundenprojekte konzentrieren können. Als projektexterne Instanz sorgen wir für die Bereitstellung notwendiger Projektdokumente, administrieren Applikationen, managen Softwarelizenzen, überwachen die Prozesse und organisieren Trainings.
 

Was ist das besondere an PMO bei Konica Minolta? 

MH: Wir unterstützen nicht nur im Hintergrund, sondern übernehmen als Project Support auch (Teil-) Projekte, wenn Hilfe benötigt wird. Das macht diese Rolle auch so spannend, weil die Tätigkeiten dadurch sehr abwechslungsreich sind.  

BM: Zusätzlich wirken wir an strategischen Themen innerhalb der Abteilung mit. Das ist für mich persönlich immer ein kleines Highlight, da ich aktiv die Zukunft der Abteilung und dem Unternehmen mitgestalten darf. Neben all dieser Besonderheiten nehmen wir auch regelmäßig Auszubildende auf, welche ich als Ausbilder begleiten darf. Die Azubis haben hier die Möglichkeit, aktiv in Projekten mitzuarbeiten und sich im PMO einzubringen. 

Welches Tool ist für PMO am relevantesten? 

MH: Wie bereits erwähnt, ist Lighthouse die zentrale Projektmanagement Software. Ohne Lighthouse würden wir den Gesamtüberblick über die Projekte sehr schnell verlieren und hätten keine Datenbasis, Projekt-Reports automatisiert zu erstellen.  

BM: Ein weiteres unverzichtbareres Tool ist unser SharePoint-Workflow für Projektanfragen, welcher vollautomatisiert ist und uns eine Menge an wiederkehrenden Aufgaben innerhalb des Projektfreigabe-Prozesses abnimmt.

Stellt euch die aktuelle Corona-Krise vor (neue) Herausforderungen? 

BM: Wir mussten „von jetzt auf gleich“ Alternativen zur Präsenzmeetings schaffen. Der Übergang ins Home Office und damit einhergehend die ausschließlich digitale Kommunikation wurde uns sehr erleichtert durch die Einführung von Microsoft Teams. An dieser Stelle ein Lob an die IT, die es uns ermöglicht, nahezu problemfrei unsere Arbeit ohne große Herausforderungen nachgehen zu können. Sämtliche Kommunikation im Projektmanagement-Team erfolgt inzwischen hierüber und schafft für das gesamte Team maximale Transparenz. 

MH: Getreu dem Motto „Stillstand ist Rückschritt“ befindet sich die Abteilung in einem steten Wandel. Aus diesem Grund gewinnt das agile Arbeiten für uns immer mehr an Bedeutung, um den sich oft kurzfristig ändernden Anforderungen gerecht werden zu können. Kreative Meetings werden virtuell durchgeführt, Brainstormings müssen plötzlich zu 100% digital erfolgen. Hier haben wir für uns das Conceptboard als Software der Wahl entdeckt, da dieses uns ein enormes Potential an Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit bietet.