Interview: So helfen Enterprise Search Lösungen beim DSGVO-konformen Suchen und Finden

Christopher, wie bewertest du die aktuelle Lage rund um die DSGVO? Sind die Unternehmen gut aufgestellt?

CR: Im Großen und Ganzen kann man sagen, dass sich die Unternehmen gut auf die Datenschutzgrundverordnung vorbereitet haben. Sie gehen gewissenhaft und sehr sorgfältig mit personenbezogenen Daten um. Es gibt allerdings immer wieder prominente Negativbeispiele, die beweisen, dass das Thema Datenschutz doch umfangreicher ist, als wir uns das alle im Vorfeld vielleicht gedacht haben. Trotz der Vorab-Ankündigung, dass Verstöße mit hohen Geldstrafen belegt werden, haben es nicht alle Unternehmen geschafft, ihren Pflichten zum Schutz von personenbezogenen Daten nachzukommen.

Das klingt so, als gäbe es Handlungsbedarf?

CR: Absolut. Dennoch möchte ich den Unternehmen keine böse Absicht unterstellen. Oftmals ist gar nicht auf den ersten Blick ersichtlich, was personenbezogene Daten sind oder was konkret DSGVO-konform ist.

Nenne uns doch mal ein konkretes Beispiel.

CR: Die Datenschutzgrundverordnung schreibt vor, dass bestimmte Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten erfüllt sein müssen. Nehmen wir daraus die Zweckbindung: Diese besagt, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erfolgen darf. Aber davon hat fast jeder eine unterschiedliche Auffassung. Darum ist es umso wichtiger, im Falle von sich anbahnenden Datenschutzverletzungen jederzeit vorbereitet zu sein und schnell reagieren zu können.

 

Das bedeutet, dass ich auch jederzeit Zugriff auf meine Daten haben muss. Gibt es Tools, um diese in meinen Datenspeichern zu finden?

CR: Ja, die gibt es. Häufig liegen personenbezogene Daten in vielen unterschiedlichen Datenspeichern. Das bedeutet, dass die manuelle Suche viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Mit einer Lösung wie dokoni FIND Insight kann man aus einer Anwendung heraus in allen Datenspeichern explizit nach personenbezogenen Daten suchen. Kurz gesagt ist dokoni FIND Insight eine unternehmensweite Suchmaschine für personenbezogene Daten und besonders geeignet für Datenschutzbeauftragte in einer Organisation.

Es wird aber nicht nur die Suche nach personenbezogenen Daten vereinfacht, sondern auch die Möglichkeit gegeben, die personenbezogenen Daten aus verschiedenen Datenquellen als csv-, xlsx- oder pdf-Datei zu extrahieren, um zum Beispiel dem Recht auf Auskunft gerecht zu werden. Bei jeder Suche wird ein Report erstellt, welcher zusätzlich in geregelten zeitlichen Abständen aktualisiert werden kann. Dieses entlastet den Anwender, da er bei unerwarteten Änderungen automatisch benachrichtigt wird.

dokoni FIND Insight hilft dabei, sich jederzeit einen Überblick über die im Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten zu verschaffen. Durch die automatischen Reports und Benachrichtigungen werden mögliche Datenschutzverletzungen frühzeitig erkannt. Auf diese Wiese lassen sich hohe Strafzahlungen umgehen.