Synchronisieren Sie schon oder versenden Sie noch?
Immer mehr Dateien: Schon kleine und mittelständische Unternehmen verfügen über große Datenmengen. Der Datentransfer ist heute Teil täglicher Arbeitsroutinen – die Probleme, die damit einhergehen, sind es leider auch. Eine cloudbasierte Kollaborationsplattform könnte die Lösung bringen. Vorausgesetzt, Sie nutzen die richtigen Tools. Wir verraten, was Sie wissen müssen.
Schluss mit dem Daten-Dilemma
Der Computer braucht zu lange zum Hochfahren, die Verbindung zum Netzwerk ist nicht möglich, die E-Mails sind nicht abrufbar und der Akku der Maus ist leer. Es gibt viele IT-Barrieren, die den Start in den Tag verzögern können. Sie alle stören die Zusammenarbeit, lassen sich aber durch die passende Technologie verhindern.
Doch ein großes Problem bleibt: der Datenaustausch. Selbst viele Kollaborationsplattformen, die als digitaler Arbeitsplatz die Teamarbeit effektiver und schneller machen sollen, sind auf Big Data nicht eingestellt. Verwunderlich, denn Daten sind heute fast wertvoller als Gold. In der alltäglichen Arbeit merkt man davon oft wenig.
Problemfeld: Datensuche
Im Intranet herrschen Ordnerchaos und Ablageprobleme. Jedes Unternehmen, jede Abteilung hat ihre eigene Struktur: Irgendwo in Ordnern abgelegt, gut versteckt in den hintersten Pfaden, liegt die Datei über dieses Projekt. Sie benötigen sie gleich für ein Kundenmeeting und wissen genau: Die Datei ist nicht weg, sie ist nur woanders. Doch wo war das gleich nochmal?
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verbringen notgedrungen durchschnittlich zwei Stunden pro Tag mit dem Versuch, Dokumente und Ordner auf internen Kollaborationsplattformen zu finden und sie mit anderen zu teilen – oft vergeblich. Unstrukturierte Daten und fehlende Informationen sind das Hauptproblem bei der erfolglosen Suche. Wenn die Deadline näher rückt, ist das besonders ärgerlich. Erst recht, wenn die Aufgabe getan ist, die Dokumente aber trotzdem nicht pünktlich ihr Ziel erreichen, nur, weil sie niemand mehr finden konnte.
Problemfeld: Datenzugriff
Eine Datei zu teilen, kann sich manchmal länger hinziehen, als die Datei zu erstellen. Das Problem ist hausgemacht. Denn Zugangsbeschränkungen und Datenschutz-Richtlinien verhindern die Synchronisation der Daten. Spätestens seit der DSGVO sind alle Unternehmen doppelt vorsichtig, wenn es darum geht, Dokumente des Unternehmens zu teilen – selbst intern. Die eigene Datensicherheit muss gewahrt bleiben. Die Folge ist eine strenge Zugriffsregelung, die die Zusammenarbeit des Teams vor so manche Herausforderung stellt.
Die neue Arbeitswelt ist auf einen flexiblen und zeitunabhängigen Datenzugriff angewiesen. Warum können Sie bestimmte Dateien nach wie vor nur am Computer abrufen, nicht aber auf dem Laptop oder Smartphone? Und so tragen Sie unzählige USB-Sticks und externe Festplatten mit Ihren digitalen Unterlagen zwischen den Kundenmeetings hin und her. Ob Sie auch wirklich die richtige Version mitgenommen haben? Glückssache!
Wenigstens im Büro sollte der Datenzugriff doch kein Problem sein, oder? Falsch. Gerade hier treibt die Datenverwaltung Blüten: Warum kann die Kollegin oder der Kollege auf das Dokument zugreifen, man selbst aber nicht? Beide brauchen den Zugang und umgehen das Problem, indem sie das Dokument via E-Mail teilen – komisch: Das geht! Aber geht der Datenaustausch nicht auch viel leichter?
Problemfeld: Datenaustausch
Auf den FTP-Server hochladen, als E-Mail oder doch klassisch über USB-Stick und CD-ROM Dokumente austauschen? Die Wege, Dateien und Informationen von A nach B zu transferieren, sind so zahlreich wie kreativ. Doch spätestens beim digitalen Datenaustausch mit Externen wachsen die Hürden.
Wenn alle internen Möglichkeiten des Austauschs ausgeschöpft sind, bieten oftmals kostenfreie Cloud-Services wie Dropbox oder WeTransfer eine reizvolle Alternative. Doch gerade bei sensiblen Unterlagen ist dieser Weg der Datenübermittlung so fahrlässig wie unpraktisch. Denn diese Clouds stoßen an ihre kommerziellen Grenzen, die sich nur durch Premium-Varianten überwinden lassen. Ihre Anforderung ist eine andere: Denn warum sollten Sie die Datenhoheit und Datenkontrolle abgeben, nur damit Datentransfer und -synchronisation in einem gewissen Rahmen endlich funktionieren?