Wissen Sie, wo Ihre Daten sind? Enterprise Search ist die Lösung

| 30. Okt 2020

Enterprise Search - einfach Dokumente suchen und finden

Angestellte speichern ihre Daten an mindestens sechs, manchmal an bis zu zwölf unterschiedlichen Orten. Lesen Sie hier, wie Sie bei der Suche nach einem Dokument viel Zeit und Geld sparen können.


Das Problem von Big Data


Ist es ein Hype? Ist es ein Phänomen? Ist es gar das neue Gold? Big Data ist nicht nur die unvorstellbar große Menge an Daten. Big Data bezeichnet auch die Sammlung dieser Daten und ihre Auswertung. Kein Unternehmen kann es sich heute noch leisten, auf die darüber gewonnenen Erkenntnisse zu verzichten.


Wie aber geht man mit all den Daten um, die über verschiedene Kanäle in das Unternehmen fließen? Und wie mit denen, die täglich im Unternehmen selbst produziert werden? Es braucht dafür Lösungen, die helfen, diese Informationsflut zu verarbeiten.


Das beginnt bei der Suche nach Informationen. Wie finden Sie bestimmte Informationen in gescannten Dokumenten, in E-Mails, auf Laufwerken, in Präsentationen, in Tabellenkalkulationen, in Videos, in ZIP-Dateien und vielem mehr?


Und? Wissen Sie, wo Ihre Daten sind?


Wer im privaten Bereich schon mal erlebt hat, dass er sich nicht erinnern kann, ob er eine Information als SMS, als WhatsApp-Nachricht oder in einer E-Mail bekommen hat, kann es sich vorstellen: Es fällt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern manchmal schwer, sich den Ablageort von Daten zu merken. Kaum jemand kann sich sofort daran erinnern, wo die jetzt benötigten Daten gespeichert sind. Und finden sie Ihre Daten nicht, können sie diese auch nicht schnell bearbeiten.


Angestellte nutzen durchschnittlich sechs bis zwölf Speicherorte für ihre Daten:


  • Gemeinsames Unternehmenslaufwerk
  • VPN-Server
  • Intranet
  • Social-Plattform des Unternehmens
  • Unternehmens-Cloud
  • Private Cloud
  • Social Media
  • Schreibtisch des Firmenrechners
  • Schreibtisch des privaten Rechners
  • E-Mail
  • Instant-Messaging-Anwendungen
  • Browser-Verlauf


Weshalb Sie eine Enterprise Search Lösung brauchen


Konica Minolta bietet mit dokoni FIND ein intelligentes Tool an, das sich sozusagen als „Google für Unternehmen“ positioniert. Und wie eine Suchmaschine funktioniert es auch. Sie geben einfach nur ein Schlüsselwort oder Keyword in die Suchmaske ein und drücken „Search“, um jede Art von Daten, unabhängig von Format und Speicherort, schnell zu finden und abzurufen. Kurz: dokoni FIND funktioniert wie eine Volltextsuche im Web.



Infografik: Vorteile einer Enterprise Search Lösung

Nie mehr Daten verschieben


Sie können alle Ihre digitalen Dateien an ihrem Ursprungsort belassen. dokoni FIND lokalisiert, extrahiert und indexiert jede Datei in Echtzeit in jedem Ihrer Datenspeicher. Wie auch immer Sie den Begriff Daten für sich definieren: dokoni FIND ist mit 300 beliebten Dateiformaten kompatibel.
 

Nur noch ein Zugriffspunkt


dokoni FIND fügt alle digitalen Daten automatisch einem Universal-Index hinzu. Durch diese Indexierung wird ein einziger Zugriffspunkt erstellt. Über diesen Punkt werden den Benutzerinnen und Benutzern alle Suchergebnisse angezeigt, für die sie eine Freigabe haben. So können sie die Suche aus SharePoint, von jedem Benutzerdesktop oder aus der zur Verfügung stehenden mobilen App starten.
 

Die Umwandlung von Inhalten geschieht automatisch


dokoni FIND ist aber mehr als eine Enterprise Search Lösung hoher Qualität, mit der Sie in allen Datenquellen nach Metadaten und Dateinamen suchen können. Durch die optische Zeichenerkennung (OCR) konvertiert dokoni FIND Texte und jede andere Art von Inhalten aus jeder einzelnen Datei. Danach erfolgt die Indexierung der Datei, damit sie für spätere Suchen zur Verfügung steht. Der gesamte Indexierungsprozess dauert bei einer Neuinstallation des Tools zwischen sechs bis acht Wochen – erfolgt aber völlig unbemerkt von den Angestellten und stört nicht die täglichen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen.
 

Datensicherheit ist gewährleistet


dokoni FIND können Sie mit jeder Datensicherheitssoftware verwenden, die Ihr Unternehmen bereits nutzt. Dadurch stellen Sie sicher, dass nur Benutzerinnen und Benutzer mit Zugriffsrechten auf die Daten zugreifen können.
 

Warum Sie dokoni FIND für Ihre unstrukturierten Daten brauchen

 

Unstrukturierte Daten, strukturierte Daten – wo liegt der Unterschied? Die beiden Formen zu unterscheiden, ist einfach. Allerdings haben sie einen unterschiedlichen Einfluss auf Ihr Unternehmen.
 

  • Strukturierte Daten – der Name verrät es – sind in einer Struktur organisiert. So lassen sie sich leicht identifizieren. Eine übliche Form von strukturierten Daten ist zum Beispiel eine SQL-Datenbank. Mit SQL (Structured Query Language) können Sie bestimmte Teile von Informationen auslesen, die auf Spalten und Zeilen in einem Feld basieren. Sie suchen beispielsweise in allen Zeilen nach einem bestimmten Datum, einer Postleitzahl oder einem Namen – das sind strukturierte Daten. Diese Daten sind organisiert und lassen sich anhand des Datentyps im entsprechenden Container durchsuchen.
 
  • Unstrukturierte Daten haben im Gegensatz dazu keine identifizierbare Struktur. Es handelt sich hier meist um Texte, Bilder, Objekte und andere Datentypen, die nicht Teil einer Datenbank sind. So sind etwa auch E-Mails unstrukturierte Daten. Die Nachrichten selbst sind beispielsweise in Outlook oder Lotus Notes organisiert. Der Inhalt der Mail aber ist ein formfreier Text ohne Struktur.
 

Auch Dokumente sind unstrukturierte Daten. So besitzen Word-Dokumente zwar eine Formatierung, haben aber einen völlig beliebigen Inhalt. Heute ist die Mehrzahl aller Daten, über die Unternehmen verfügen, unstrukturiert. Die Suche nach bestimmten Daten ist mühsam, kostenintensiv – lässt sich aber sofort aus den täglichen Aufgabenbereichen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbannen: mit der Enterprise Search Lösung dokoni FIND.

Infografik: So viel Zeit verschenden Unternehmen bei der Suche nach Daten
 

 

Fazit: Enterprise Search spart Zeit und Geld


Wenn Sie Zeit und Geld sparen und die Zufriedenheit im ganzen Unternehmen erhöhen möchten, ist dokoni FIND die Lösung. Alle Dateien, die Sie suchen, sind auf Mausklick verfügbar. In Gesprächen mit Ihren Kunden und Kundinnen haben Sie alle benötigten Informationen blitzschnell zur Hand. Der Ablage-Dschungel lichtet sich endlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich um ihre Kernaufgaben kümmern. Die unstrukturierten Daten verlieren ihren Schrecken.
 

So ist Big Data nicht mehr der Zustand, in dem Sie Ihre unstrukturierten Daten nicht wiederfinden. Mit dokoni FIND wird Big Data für Sie zum strukturierten Zustand, in dem Sie alles finden.

 

group of people has a look on a laptop

Enterprise Search

Schnell finden statt lange suchen

Die schnelle Suchmaschine für Ihr Unternehmen

  • hardware icon
    Hardware
  • software icon
    Software

Haben Sie heute wieder mal eine gefühlte Ewigkeit nach einer Datei oder Information an unterschiedlichen Speicherorten im Unternehmen gesucht? Oder eine Datei neu erstellt, weil sie die alte im Ablage-Dschungel nicht mehr gefunden haben? Oder vielleicht sogar im Kundengespräch nicht schnell genug die Infos zur Hand gehabt? Mit unserer smarten Enterprise Search Lösung hat das lange Suchen ein Ende. Entdecken Sie Ihr neues Lieblingstool für schnelles und stressfreies Arbeiten.

Das könnte Sie auch interessieren

Das könnte Sie auch interessieren

Jetzt Konica Minolta Updates sichern!

Wir informieren bereits mehr als 4.000 interessierte Abonnentinnen und Abonnenten über Trends rund um Digitalisierung, IT und Digital Office. Und immer nur dann, wenn es wirklich etwas Neues gibt – versprochen!
Jetzt Update abonnieren
Sichern Sie sich DAS Update für IHR Business!