Ein Tag im Homeoffice - Mit den richtigen Tools produktiv bleiben

Vom digitalen Nomaden zum digitalen Homeworker

Um in den eigenen vier Wänden arbeiten zu können, braucht es die richtigen Tools. Aufgrund meiner Verantwortlichkeit für die beiden Länder Deutschland und Österreich war ich es gewohnt von unterwegs zu arbeiten. So zog ich wie ein „digitaler Nomade“ von Hotel zu Hotel, arbeitete auf Flughäfen, in Flugzeugen und Zügen, mal zu Hause, mal im Office und auch mal in Restaurants oder Cafés. Remote Work mit flexiblen Arbeitszeiten und -orten waren mir also nicht unbekannt.  

Die Corona-Situation hat auch meinen Alltag im März 2020 ganz schön durcheinandergewirbelt. Statt regelmäßigem Kofferpacken für die Dienstreise stand nun tägliches Homeoffice am Esstisch im Wohnzimmer auf dem Programm. Ein immenser Tapetenwechsel – im wahrsten Sinne des Wortes.

In meinem neuen Arbeitsalltag in meiner Stadtwohnung in Wien hilft mir der richtige Mix aus Collaboration-Lösungen und persönlichen Routinen, um mit meinen Konica Minolta Kolleginnen und Kollegen produktiv im Team zu arbeiten und um in Kontakt zu bleiben. 

MS Teams als Drehscheibe unserer Kommunikation

Mein Tag im Homeoffice startet ganz ohne E-Mails. Wo früher zuerst Outlook geöffnet wurde, um die wichtigsten Infos für den startenden Arbeitstag zu lesen, geht es heute ganz selbstverständlich mit Microsoft Teams los. Unser großes Ziel im Team: Drastisches Reduzieren von E-Mails. Über den Chat lese ich erste wichtige Infos und kann direkt antworten. Der gesamte Gesprächsverlauf ist archiviert und auf einen Blick erkennbar. Danach geht’s für mich meist weiter mit einer kurzen Videokonferenz über Skype oder Teams mit meinen Kollegen. Diese schnellen „Check-ins“ haben die morgendlichen Gespräche in der Teeküche oder bei der Kaffeemaschine ersetzt. In diesen Calls muss es auch nicht immer nur um die Arbeit gehen. Denn in Kontakt bleiben ist gerade jetzt wichtiger denn je. Wichtig ist für uns, dass wir dabei immer die Kamera einschalten. Das macht nicht nur die Kommunikation einfacher, es ist auch einfach schön, die bekannten Gesichter zu sehen. Plus: Mit Kamera ist jeder viel weniger abgelenkt und die Versuchung nebenbei doch etwas anderes zu machen ist geringer.

Wichtig: Im Homeoffice braucht’s Routinen und Abwechslung

Nach den ersten Meetings am Morgen gehe ich durch meine To-Do-Liste und priorisiere meine täglichen Aufgaben. Dabei unterstützt mich die App „Microsoft To Do“. Am Nachmittag bleibt Zeit für die Ausarbeitung von Konzepten – abgelegt über OneDrive. So haben alle Kollegen im Team Zugriff auf das Dokument und können gemeinsam daran arbeiten. Das Abspeichern von unterschiedlichen Versionen und Zwischenständen hat endlich ein Ende. Nach einem letzten Web-Meeting geht es in den Feierabend. Als hilfreich hat sich hier die „Nachtmodus“-Funktion von Windows 10 erwiesen. Diese erinnert mich jeden Abend daran, dass der Arbeitstag vorbei ist. So wird auch das Homeoffice durch Routinen strukturiert und geregelte Arbeitszeiten werden eingehalten.

Damit ich auch in den eigenen vier Wänden in Bewegung bleibe, wechsle ich gelegentlich vom Wohnzimmer in die Küche. Wenn ein längeres Meeting ansteht oder ich in Ruhe ein Konzept lesen will, mache ich es mir mit Laptop inkl. Unterlage auch mal auf der Couch bequem. Auch bei Telefonaten stehe ich regelmäßig auf und bewege mich in der Wohnung. Mit leistungsstarkem Equipment – Laptop, Headset und Mobiltelefon – gar kein Problem. 

Um den Kopf frei zu bekommen, versuche ich am frühen Nachmittag einen kleinen Spaziergang einzulegen, um mir ein Mittagessen zu holen. Oder wir organisieren eine virtuelle Kaffeepause bzw. ein Mittagessen im Team, um in Kontakt zu bleiben.  

 

Digitale Tools erleichtern die digitale Kollaboration

Es liegt auf der Hand: Ohne die richtigen Tools für die digitale Zusammenarbeit geht heute nichts mehr. Das gilt insbesondere fürs Homeoffice.  
 

• Microsoft Teams ist der Dreh- und Angelpunkt unserer Kommunikation im Team, aber auch im gesamten Unternehmen. Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten, kurze Infos über Chats austauschen, wichtige Informationen im Wiki dokumentieren oder Unterlagen ablegen und archivieren – MS Teams ist für uns die „eierlegende Wollmilchsau“, wenn es um produktive Zusammenarbeit geht.
• ​Mit OneDrive organisiere ich meine eigene Dokumentenablage. Egal, ob Word-, Excel- oder PowerPoint-Files, Fotos oder PDFs – mit der Cloudlösung habe ich alle Dateien praktisch überall und auf jedem Gerät zur Hand – im Büro, im Homeoffice und unterwegs.