Collaboration Tools: Besser zusammenarbeiten – überall

Die Basis für digitale Zusammenarbeit: IT-Infrastruktur

Das ganze Team arbeitet remote? Es ist noch nicht lange her, da fiel es Führungskräften schwer, sich das vorzustellen. Dann verbreitete sich Covid-19 auf der Welt und über Nacht blieben viele Mitarbeitende im Homeoffice. Eine Heidenaufgabe für die IT. Jetzt ist es höchste Zeit zu schauen, welche Software für die Zusammenarbeit wirklich attraktiv und vor allem auch sicher ist.

Dezentral und vernetzt digital zusammenzuarbeiten bedarf einer guten IT-Infrastruktur. Cloud Software wie Microsoft Teams oder Workplace Go unterstützt remotearbeitende Teams dabei, sich schnell auszutauschen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und sozial vernetzt zu sein.
 

Flexible Zusammenarbeit im digitalen Team

Seit dem Ausbruch der Covid-19-Pandemie entscheiden in vielen Unternehmen die Mitarbeitenden selbst, wann sie im Homeoffice und wann sie im Büro arbeiten wollen. Meetings finden online statt. Auch Kundinnen und Kunden oder externe Partner können zu Videocalls eingeladen werden und im digitalen Projekt-Space mitarbeiten. Sogar Angebotsverhandlungen, Bewerbungsgespräche und Pitches finden online statt. Das spart die Mühen der Anreise und Fahrkosten und gehört inzwischen zum Alltag der Kommunikation.
 

Collaboration Software wie Teams oder Yammer eröffnen dem internen Austausch viel bessere Möglichkeiten. Mit diesen Tools können sich Mitarbeiter untereinander vernetzen, gemeinsam Infos im Wiki sammeln und Nachrichten austauschen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Das ist Digitalisierung am Arbeitsplatz. Das ist der Digital Workplace.
 

Diese Gründe sprechen für Collaboration Tools

• Direkte Kommunikation ohne Silos und Vorzimmer erhöht Produktivität
• Digitale Meetings und Konferenzen auf jedem Endgerät
• Instant Messaging mit Teams und Kunden statt E-Mails an verschiedene Verteiler
• Anrufe ohne Unterbrechung vom Computer aufs Handy umlegen
• Selbstständiges Zusammenarbeiten im Team wird gefördert
• Übersichtliches und transparentes Projektmanagement
• Dokumente können parallel bearbeitet wesrden
• Weniger Stress und schnellerer Informationsfluss: Informationen in Echtzeit für alle
• Zufriedenheit der Mitarbeiter nimmt zu

3 Tipps für die Auswahl eines Collaboration Tools

• Kostenfreie Anwendungen müssen deutlich machen, inwiefern Anbieter Zugriff auf sensible Kunden- bzw. Mitarbeiterdaten haben.
• Bei cloudbasierten Anwendungen ist der Absender von Daten meist nicht anonymisiert. Sollten Daten abgegriffen werden, kann das zu Problemen führen.
• Bevor Sie ein Collaboration Tool auswählen, sollten Sie Potenziale ermitteln. So stehen die Kosten im Verhältnis zum tatsächlichen Effekt.

Fazit: Zukunftsinvestition Collaboration Tools

Die Mitarbeitenden von heute und morgen erwarten und wünschen sich ein hohes Maß an Flexibilität in der Arbeit. Das verbessert die Work-Life-Balance und steigert damit die Lust, gute Arbeit zu leisten. Der große Vorteil von Kollaborationslösungen ist, dass sie für kleine und mittlere Unternehmen skalierbar, bezahlbar und einfach zu nutzen ist. 

Die Zusammenarbeit entwickelt sich digital weiter. Sie bringt Transparenz und Übersichtlichkeit in viele Prozesse. So wird Wissensmanagement sichtbar und nutzbar für alle. Denn es versteckt sich nicht mehr in E-Mails. Der Projektstatus und alle Projektfortschritte sind für das gesamte Team jeden Tag präsent. Das Resultat: Weniger Stress und schnellerer Informationsfluss und auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter wächst.