Mit Cloud CRM und ERP-System wachsen

| 3 Dezember 2020

So können KMUs mit den Großen mithalten

Digitale Transformation bringt Software ins Unternehmen. Auch die Prozesse Ihres Unternehmens oder Start-ups profitieren von ERP-Software und von CRM-Software. Beides gibt es auch in der Cloud – und das macht den Einsatz für kleine und mittlere Unternehmen viel einfacher und günstiger.


Kleine und mittlere Unternehmen stehen enorm unter Druck. Die digitale Transformation macht vor nichts halt. Überall, in alle Prozesse zieht Software ein. Um KMUs schneller zu machen und auch um sie schlauer zu machen. Denn diese datenbasierte Wirtschaft lernt aus den Daten, was noch besser werden kann.


Zwei große Systeme werden dabei immer wieder als fundamentale Voraussetzung für Erfolg und Wachstum Ihres Unternehmens genannt. Es sind nur drei Buchstaben, aber die haben es in sich: CRM und ERP. Das CRM-System hat den Fokus auf alles, was die Kunden betrifft – vom Angebot bis zur Zustellung. ERP macht alle internen Ressourcen und Prozesse effizienter.


Was soll ich da als Unternehmerin und Unternehmer zuerst tun? Was ist wichtiger? CRM- oder ERP-System? Nachhaltiger? Oder brauche ich beide Tools? Die Antwort heißt: Ja! Die Erklärung dauert etwas länger, aber Sie bekommen sie sofort.


Was ist ERP – einfach erklärt


Enterprise Resource Planning klingt schon nach Konzern-Software. Abgekürzt heißt es ERP und wirkt gleich viel schlanker und dynamischer. Doch es bleibt eine komplexe Sache, denn ein ERP-System kommt im ganzen Unternehmen zum Einsatz. Quer durch alle Abteilungen und auch durch alle Ebenen der Organisation.


Die Abkürzung steht für eine Software, die alle wesentlichen Prozesse im Unternehmen integriert und steuert. Sie verbessert mit einer umfangreichen Datenbank die Kontrolle und Planung der Ressourcen. Ein ERP-System bringt Effizienz und Transparenz in die internen Prozesse. Das spart Zeit, Materialeinsatz und Kosten.
 

Hier kommt eine ERP-Lösung zum Einsatz


Von der Steuerung der Warenwirtschaft bis zum Personalwesen, vom Controlling bis zum Qualitätsmanagement – die ERP-Software bildet alle Prozesse im gesamten Unternehmen ab. Sie hat den Vorteil, dass sie für branchenspezifische und skalierbare Lösungen hochgradig anpassungsfähig ist.
 

In diesen Bereichen arbeiten Enterprise Resource Planning Tools:

  • Finanzen und Buchhaltung
  • Warenwirtschaft
  • Produktion
  • Personalwesen
  • Logistik
  • Vertrieb
  • Forschung und Entwicklung

Enterprise Resource Planning – kein System für alles?


Einige ERP-Anbieter versprechen für alles eine Lösung. Aber bis heute fehlen sogar in den neuesten Generationen teilweise noch immer wichtige Funktionen. Das ganze Thema Kunden und Kundenbeziehungen wird je nach Anbieter bisher unterschiedlich gut integriert. Diese Daten kommen von außen, und bei jedem Kundenkontakt kommen neue hinzu. Deshalb haben sich Tools für das Customer Relationship Management, kurz CRM oder CRM-System, sehr stark selbständig entwickelt.
 

Was ist CRM – einfach erklärt


Für das Customer Relationship Management gibt es heute hochspezialisierte Software. Das CRM-System verknüpft alle Daten einer Kundenbeziehung in einer Datenbank, auf die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kundenkontakt Zugriff haben. Die CRM-Software organisiert, automatisiert und synchronisiert also Prozesse zur systematischen Kundenpflege. Dazu zählen e-Commerce und Point of Sale, Kontakt per E-Mail, Telefon und Retour, aber auch das Auftragsmanagement und Marketing.
 

Diese Bereiche profitieren von einem CRM-System


Ganz klar stehen Funktionen des Marketings und des Vertriebs im Mittelpunkt des Customer Relationship Managements. Aber auch Kundendienst, Service und Callcenter profitieren vom CRM-System sowie das Rechnungswesen und das Produktmanagement. Das Tool lenkt den Fokus im Unternehmen auf die Customer Experience.


CRM-Software für eine optimale Customer Experience unterstützt die Arbeit dieser Bereiche:

 
  • Vertrieb (Sales)
  • Kundendienst
  • Marketing
  • Rechnungswesen
  • Produktmanagement
 

Die wichtigsten Unterschiede zwischen CRM und ERP


Ein CRM-System gestaltet den Kundenkontakt wie ein Frontoffice im Unternehmen. Das ERP-System wäre dann im Backoffice angesiedelt. Die CRM-Software verarbeitet Daten von außen, aus dem Kundenkontakt. Das ERP-System verwendet nur Daten aus den internen Prozessen. Es gibt inzwischen neuere ERP-Software-Generationen, die CRM-Lösungen und weitere Bereiche, wie Dokumentenmanagement, integrieren.
 

Treffpunkt Cloud für CRM und ERP in KMUs


Kaufen oder mieten? Bisher bevorzugten Unternehmen oft die unabhängige, eigene Lösung. Diese werden On-Premises-Lösungen genannt. Sie kaufen lieber, weil sie alles im Haus haben wollen - besonders die eigenen Daten. Im zunehmen digitalen Unternehmensalltag bedeuten on premise Lösungen jedoch mehr Abhängigkeiten und sehr hohe Kosten. Daher geht der Trend in Richtung Cloud.


Gerade für KMUs ist Cloud-Computing besonders interessant, da hier viel ressourcenschonender gearbeitet werden kann.
 

Welche Vorteile bringen Cloud-CRM und Cloud-ERP?

 
  1. Skalierbarkeit: Diese Lösungen wachsen sehr einfach mit bei wachsenden Anforderungen. Das macht alles schneller, wenn es schnell gehen soll.
  2. Erreichbarkeit: Die Anbieter haben meist eine 99,9-prozentige Garantie im Service und sind für alle Userinnen und User, auch mobil, über eine App sofort zu erreichen.
  3. Einfachheit: SaaS ist die einfachste Art Software und Software-Updates zu nutzen.
  4. Finanzierung (Subscription): Kosten fallen nur für das an, was man wirklich nutzt. Sie wachsen mit den Funktionen, die das Unternehmen abonniert.
  5. Zusammenarbeit: Teamarbeit von verschiedensten Standorten aus wird virtuell unterstützt, da alle – ob am Desktop oder auf dem Handy – mit der App denselben Zugriff auf die Daten haben.
  6. Flexibilität: Sowohl der Leistungsumfang als auch die Kosten können jederzeit neu definiert werden, also auch kurzfristig reduziert oder erweitert werden.
  7. Sicherheit: Daten in der Cloud sind sicher, auch wenn Endgeräte verlorengehen oder geklaut werden. Die vermissten Geräte lassen sich sofort aus dem Zugriff löschen. Zugleich gehört zum Service auch das Back-up der Daten.
 

Integrierte Anbieter für All-in-one-Systeme


Der Markt für ERP-Lösungen und CRM-Tools ist groß und unübersichtlich. Wir stellen hier nur einige wichtige Player kurz vor.
 

  • Infor LN: Produzierende Unternehmen, die komplexe Produktionsstätten abbilden müssen. Konica Minolta ist langjähriger Infor LN Partner und wurde 2020 auch als Growth Partner of the Year gekürt. 
  • Sage: Das englische Unternehmen bietet in der Sage Business Cloud ERP optional mit CRM-System und weiteren Lösungen an.
  • SAP Business One Cloud: Das deutsche Unternehmen hat mit der Cloud eine modulare ERP- und CRM-Lösung für KMUs und Start-ups entwickelt.
  • Microsoft Dynamics 365 Business Central: Ideale Lösung für KMUs die kostengünstig das beste ERP von Microsoft nutzen wollen. Besonders flexibel und skalierbar - speziell in Verbindung mit Microsoft 365 und Microsoft Customer Engagement. Konica Minolta ist langjähriger Microsoft Partner und bietet einen kostenlosen Test an.
 

Die Integration von CRM und ERP lohnt sich


Unternehmen brauchen Kunden für den Erfolg. Die digitale Transformation, agiles Arbeiten – Unternehmen, die sich damit auseinandersetzen, stellen die Kunden in den Mittelpunkt aller Unternehmensaktivitäten. Deshalb ist es sinnvoll, den vollständigen Blick auf die Kunden an allen Stellen des Unternehmens zu bekommen – in einem System.


Unternehmen, die CRM-Software und ERP in der Cloud integrieren, erhöhen die Effizienz ihrer Prozesse in allen Stufen. Von der Kundengewinnung bis zur Auftragsabwicklung, sie öffnen Silos und fördern die Zusammenarbeit und Kooperation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es gibt keine Daten-Dubletten mehr, alle Daten sind für alle Userinnen und User auf dem aktuellen Stand.
 

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