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Kein Gedränge im Bus, keine Verspätung der Bahn, kein Stau auf dem Weg zur Arbeit – stattdessen schon kurz nach dem Aufstehen ein schneller Kaffee in der Küche, der Laptop aufgeklappt am Esstisch und die erste Videokonferenz mit den Kolleginnen und Kollegen. Natürlich alles im Home-Office. Die Coronakrise hat die tägliche Arbeit auf den Kopf gestellt. Homeoffice war für viele Unternehmen und Organisationen bisher kein Thema. Jetzt gehört es plötzlich zum „New Normal.“ Neben neuen Lösungen für mehr Mobilität sind auch rechtliche und datenschutzspezifische Anforderungen hinzugekommen. Dennoch wird das Homeoffice und Arbeiten von unterwegs Teil der neuen Arbeitswelt. Wir haben 10 Punkte für Unternehmen gesammelt, auf die es jetzt ganz besonders ankommt.
Die Corona-Pandemie ist ein gigantisches Homeoffice-Experiment. Noch nie zuvor arbeiteten so viele Menschen von zu Hause aus. Doch viele Unternehmer und Angestellte hat der Umstieg ins Homeoffice völlig unvorbereitet getroffen. Dennoch zeigen Studien des Bundesverbands der digitalen Wirtschaft (BVDW), dass sich viele Angestellte vorstellen können, permanent im Home Office zu bleiben. So liebäugeln drei Viertel der deutschen Angestellten mit Home-Office und digitalen Lösungen. Zwei von drei Angestellten erwarten von ihrem Arbeitgeber, entsprechende Lösungen bereitzustellen. Ein Viertel der Befragten zeigt sich aber auch skeptisch – wer im Homeoffice arbeitet, vermisst auch den direkten und persönlichen Draht zu den Kolleginnen und Kollegen.
Auch Chefs machen sich in der Corona-Krise Gedanken. Aufgrund der neuen Erfahrungen und Erkenntnisse planen viele Unternehmen, Homeoffice auch nach der Krise intensiver zu nutzen. Das ergab eine Umfrage des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung im Sommer 2020.
Neben der Sorge um die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen das Management vor allem kulturelle, organisatorische und technische Fragen:
Zum Equipment gehört in einem ersten Schritt leistungsstarke Hardware, die problemlos in jedes Homeoffice passt. Dazu zählen Notebooks, Smartphones, Tablets und Headsets. Definieren Sie vorab klar, ob Mitarbeiter mit privaten oder firmeneigenen Geräten arbeiten können. Sonst drohen Sicherheitslücken, Kompatibilitätsprobleme und rechtliche Auseinandersetzungen.
Mobiles Arbeiten von zu Hause oder unterwegs geht natürlich auch weit über Smartphone und Laptop hinaus: Am Anfang steht die Digitalisierung von Dokumenten, Daten und Prozessen. Der Königsweg hin zum digitalen Büro ist die Digitalisierung von papierintensiven Prozessen durch Enterprise Content Management (ECM). ECM verwaltet Dokumente und Informationen durch Software komplett elektronisch. Alle Dokumente werden zentral in einem System abgelegt, indexiert und digitalen Akten zugeordnet. So haben die Mitarbeiter auch von zu Hause aus immer Zugriff auf wichtige Dokumente.
Die Kommunikation innerhalb der Teams sowie zu Kunden muss weiterlaufen – auch im Home-Office. Dabei setzen Unternehmen auf Video- und Webkonferenztools sowie Kollaborationstools, wie beispielsweise Microsoft Teams. Diese können die Zusammenarbeit nicht nur ermöglichen, sondern sogar verbessern. Wichtig sind dabei auch kritische Unternehmensprozesse - etwa Freigabeprozesse in der Finanzbuchhaltung: Funktionieren diese auch vom Smartphone oder Laptop aus? Und auch der Service darf natürlich nicht stillstehen: Werden Servicefälle zügig abgearbeitet und können diese auch per Fernwartung abgewickelt werden?
Der Austausch wichtiger Daten und Dokumente ist im Unternehmen oft eine umständliche Angelegenheit. So kämpfen Mitarbeiter meist mit E-Mails, die nur limitierte Dateigrößen versenden können oder umständlichen FTP-Servern. Nutzer umgehen diese Probleme oft sorglos durch kostenfreie Anbieter wie Dropbox oder WeTransfer. Da diese Angebote jedoch nicht sicher und daher für eine Organisation nicht tragbar sind, muss die IT eingreifen und bessere Software anbieten. Die Lösung: Ein zentrales Konzept zur Datenhaltung und -teilung in Form einer Enterprise-Filesharing-Software (EFSS). Für einen universellen Zugriff auf alle Dateien über einen zentralen Server bei gleichzeitig hoher Sicherheit. So können Sie Daten an einem zentralen Ort speichern und freigeben. Mitarbeiter haben einen einfachen Zugriff auf die freigegebenen Dateien über eine zentrale Plattform. Gleichzeitig ist garantiert, dass vertrauliche Daten auch wirklich vertraulich bleiben.
Home-Office-Konzepte werden nur dann zum Erfolg führen, wenn sie von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstanden und auch gelebt werden. Dazu gehört, sie regelmäßig in das Thema miteinzubeziehen, z. B. in der Erstellung von Richtlinien für Homeoffice oder die Auswahl von Tools und Plattformen für die Zusammenarbeit innerhalb der Teams.
Sobald die Mitarbeiter mit vertraulichen - eventuell sogar mit personenbezogenen - Daten arbeiten, greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu diesem Thema, um die Sensibilität für den Datenschutz hoch zu halten und erarbeiten Sie verbindliche Regeln – im Idealfall gemeinsam mit Ihrem Team. Vertrauliche Unterlagen sollte der Mitarbeiter in jedem Fall sicher verschließen bzw. speichern können.
Einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC zufolge gehen etwa die Hälfte der Sicherheitsrisiken im IT-Bereich auf das Fehlverhalten der Mitarbeiter zurück, z. B. durch den unbeabsichtigten Download von Malware. Datensicherheit hat für Arbeitgeber daher immer Priorität. Zu den technischen Maßnahmen gehört z. B. die Verbindung aus dem Home-Office per VPN in das firmeninterne Netzwerk. Wichtig ist auch ein Management für mobile Geräte (MDM). Außerdem müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Thema "Sicheres Arbeiten im Homeoffice" schulen.
Die richtige Handhabung von Informationen im Homeoffice ist enorm wichtig. Da unternehmensfremde Personen unkontrolliert Einsicht in Informationen, Dokumente oder Daten erhalten können, helfen Richtlinien bei der Umsetzung eines angemessenen Arbeitsumfelds. Entwickeln Sie darüber hinaus ein Bewusstsein über mögliche Risiken und konzipieren regulatorische Richtlinien.
Mit der Einführung flexibler Arbeits- und Home-Office-Konzepte müssen Arbeitgeber lernen, loszulassen. In der Vergangenheit galt die häufige und lange Anwesenheit im Büro als Karriereplus. Sie sagt jedoch nichts über die Qualität der Arbeit aus. Arbeitgeber sollten Zielvereinbarungen treffen und Arbeitnehmer daran messen.
Arbeiten im Homeoffice erfordert Orientierung und Vertrauen. Es gilt Führungsmodelle zu leben, die für Vernetzung, Offenheit und Agilität stehen. Dies wird für viele Unternehmen und Organisationen mit stark hierarchischen Führungsstrukturen einen Mindshift bedeuten. Dieser ist allerdings notwendige Voraussetzung für die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Der Mensch wird in den Fokus gestellt, Entscheidungen müssen transparent kommuniziert und neue Formen des Zusammenarbeitens etabliert werden. Basis hierfür ist eine gut funktionierende Feedbackkultur. Frei nach dem Motto: Miteinander und nicht nebeneinander.
Arbeitsplätze zuhause oder unterwegs haben durchaus andere technische Anforderungen als im Büro. Was bedeutet mobiles Arbeiten in dem Sinne für mein Unternehmen und meine Mitarbeiter? Gibt die Infrastruktur das her?
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Homeoffice ist ein guter Anreiz, um qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und ans Unternehmen zu binden. Unternehmer profitieren außerdem Studien zufolge von besseren Arbeitsleistungen ihrer Mitarbeiter. Voraussetzung dafür ist, dass das Homeoffice-Modell im Unternehmen professionell eingeführt wird. Weitere wichtige Voraussetzungen sind ein geeigneter Arbeitsplatz, praktische Tools für die Kommunikation sowie Maßnahmen für Datenschutz. Kontaktieren Sie unser Team und sichern Sie sich nähere Informationen zu den Themen Homeoffice und Mobile Work in einem Erstgespräch. Wir beraten Sie gerne.
| 22. Dez 2020
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