Checkliste: Auf diese 10 Punkte kommt es beim Homeoffice an
1: Leistungsstarke Hardware für leistungsstarke Mitarbeiter
Zum Equipment gehört in einem ersten Schritt leistungsstarke Hardware, die problemlos in jedes Homeoffice passt. Dazu zählen Notebooks, Smartphones, Tablets und Headsets. Definieren Sie vorab klar, ob Mitarbeiter mit privaten oder firmeneigenen Geräten arbeiten können. Sonst drohen Sicherheitslücken, Kompatibilitätsprobleme und rechtliche Auseinandersetzungen.
2: Der Schlüssel für das Digital Office: Digitales Dokumentenmanagement
Mobiles Arbeiten von zu Hause oder unterwegs geht natürlich auch weit über Smartphone und Laptop hinaus: Am Anfang steht die Digitalisierung von Dokumenten, Daten und Prozessen. Der Königsweg hin zum digitalen Büro ist die Digitalisierung von papierintensiven Prozessen durch Enterprise Content Management (ECM). ECM verwaltet Dokumente und Informationen durch Software komplett elektronisch. Alle Dokumente werden zentral in einem System abgelegt, indexiert und digitalen Akten zugeordnet. So haben die Mitarbeiter auch von zu Hause aus immer Zugriff auf wichtige Dokumente.
3: Teamwork makes the dream work
Die Kommunikation innerhalb der Teams sowie zu Kunden muss weiterlaufen – auch im Home-Office. Dabei setzen Unternehmen auf Video- und Webkonferenztools sowie Kollaborationstools, wie beispielsweise Microsoft Teams. Diese können die Zusammenarbeit nicht nur ermöglichen, sondern sogar verbessern. Wichtig sind dabei auch kritische Unternehmensprozesse - etwa Freigabeprozesse in der Finanzbuchhaltung: Funktionieren diese auch vom Smartphone oder Laptop aus? Und auch der Service darf natürlich nicht stillstehen: Werden Servicefälle zügig abgearbeitet und können diese auch per Fernwartung abgewickelt werden?
4: Professionelles File-Sharing statt Dropbox, WeTransfer & Co.
Der Austausch wichtiger Daten und Dokumente ist im Unternehmen oft eine umständliche Angelegenheit. So kämpfen Mitarbeiter meist mit E-Mails, die nur limitierte Dateigrößen versenden können oder umständlichen FTP-Servern. Nutzer umgehen diese Probleme oft sorglos durch kostenfreie Anbieter wie Dropbox oder WeTransfer. Da diese Angebote jedoch nicht sicher und daher für eine Organisation nicht tragbar sind, muss die IT eingreifen und bessere Software anbieten.
Die Lösung: Ein zentrales Konzept zur Datenhaltung und -teilung in Form einer Enterprise-Filesharing-Software (EFSS). Für einen universellen Zugriff auf alle Dateien über einen zentralen Server bei gleichzeitig hoher Sicherheit. So können Sie Daten an einem zentralen Ort speichern und freigeben. Mitarbeiter haben einen einfachen Zugriff auf die freigegebenen Dateien über eine zentrale Plattform. Gleichzeitig ist garantiert, dass vertrauliche Daten auch wirklich vertraulich bleiben.
5: Unternehmenskultur: Mobile Work mit Leben füllen
Home-Office-Konzepte werden nur dann zum Erfolg führen, wenn sie von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstanden und auch gelebt werden. Dazu gehört, sie regelmäßig in das Thema miteinzubeziehen, z. B. in der Erstellung von Richtlinien für Homeoffice oder die Auswahl von Tools und Plattformen für die Zusammenarbeit innerhalb der Teams.
6: Datenschutz – auch im Homeoffice
Sobald die Mitarbeiter mit vertraulichen - eventuell sogar mit personenbezogenen - Daten arbeiten, greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zu diesem Thema, um die Sensibilität für den Datenschutz hoch zu halten und erarbeiten Sie verbindliche Regeln – im Idealfall gemeinsam mit Ihrem Team. Vertrauliche Unterlagen sollte der Mitarbeiter in jedem Fall sicher verschließen bzw. speichern können.
7: Sicheres Arbeiten auch von zu Hause
Einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC zufolge gehen etwa die Hälfte der Sicherheitsrisiken im IT-Bereich auf das Fehlverhalten der Mitarbeiter zurück, z. B. durch den unbeabsichtigten Download von Malware. Datensicherheit hat für Arbeitgeber daher immer Priorität. Zu den technischen Maßnahmen gehört z. B. die Verbindung aus dem Home-Office per VPN in das firmeninterne Netzwerk. Wichtig ist auch ein Management für mobile Geräte (MDM). Außerdem müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Thema "Sicheres Arbeiten im Homeoffice" schulen.
8: Richtlinien für Homeoffice etablieren
Die richtige Handhabung von Informationen im Homeoffice ist enorm wichtig. Da unternehmensfremde Personen unkontrolliert Einsicht in Informationen, Dokumente oder Daten erhalten können, helfen Richtlinien bei der Umsetzung eines angemessenen Arbeitsumfelds. Entwickeln Sie darüber hinaus ein Bewusstsein über mögliche Risiken und konzipieren regulatorische Richtlinien.
9: Homeoffice – Auch eine Frage des Vertrauens
Mit der Einführung flexibler Arbeits- und Home-Office-Konzepte müssen Arbeitgeber lernen, loszulassen. In der Vergangenheit galt die häufige und lange Anwesenheit im Büro als Karriereplus. Sie sagt jedoch nichts über die Qualität der Arbeit aus. Arbeitgeber sollten Zielvereinbarungen treffen und Arbeitnehmer daran messen.
10: Digital Leadership etablieren und leben
Arbeiten im Homeoffice erfordert Orientierung und Vertrauen. Es gilt Führungsmodelle zu leben, die für Vernetzung, Offenheit und Agilität stehen. Dies wird für viele Unternehmen und Organisationen mit stark hierarchischen Führungsstrukturen einen Mindshift bedeuten. Dieser ist allerdings notwendige Voraussetzung für die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Der Mensch wird in den Fokus gestellt, Entscheidungen müssen transparent kommuniziert und neue Formen des Zusammenarbeitens etabliert werden. Basis hierfür ist eine gut funktionierende Feedbackkultur. Frei nach dem Motto: Miteinander und nicht nebeneinander.