5 Tipps für den perfekten Bürodrucker

#1: Auf die Performance kommt es an: Wie viele Mitarbeiter werden das Multifunktionsgerät nutzen? 

Grundsätzlich gilt: Je höher die Anzahl der Nutzer und der Ausdrucke, umso leistungsfähiger und schneller muss das Multifunktionssystem sein. Vor dem Kauf müssen Sie also wissen, wie viele Seiten der Bürodrucker pro Minute drucken, kopieren bzw. scannen kann und wie schnell Druckjobs verarbeitet bzw. ausgegeben werden. In der Buchhaltung, im Verkauf oder im Marketing wird in der Regel mehr gedruckt als z.B. in der IT. Außerdem müssen Sie mögliche Stoßzeiten, z. B. beim Jahresabschluss oder bei der Lohnverrechnung am Monatsende, berücksichtigen. Auch die Aufwärmzeit, also wie schnell der Drucker bereitsteht, spielt dabei eine Rolle.

#2: Sattes Schwarz oder bunter Blumenstrauß: Schwarz/Weiß oder Farbe?

Bei der Auswahl des richtigen Business-Druckers können Sie wählen, ob Sie einen Schwarz-Weiß-Drucker benötigen oder ob Dokumente auch in Farbe gedruckt werden sollen. Manchmal kann ein kleiner Schwarzweiß-Drucker einen Farbdrucker sinnvoll als zweites System ergänzen. 

#3: Drucker vs. All-In-One vs. Multifunktionssystem

Während ein Drucker ein einfaches Basis-Gerät zum Drucken von Dokumenten ist, ist ein All-in-One-System ein Allrounder im Büro: Es druckt, kopiert, scannt und faxt.

Ein Multifunktionssystem (MFP) ist ein 4-in-1-Gerät mit allen Funktionen wie Drucken, Scannen, Kopieren sowie Faxen und erfüllt weitere Optionen wie Broschüren-Druck, Falzen, Heften oder Lochen. Außerdem stehen verschiedene Zusatzoptionen wie z. B. WLAN oder Cloud Printing zur Verfügung. Durch die Installation von zusätzlicher Software kann Ihr Drucksystem weitere Funktionen übernehmen, wie z. B. die Überwachung aller Nutzer des Systems sowie deren Druckvorgänge. Dadurch können die Kosten bestimmten Abteilungen zugewiesen werden.

Ein weiterer Vorteil des MFP: Die Digitalisierung von Dokumenten und Workflows. Früher haben Sie eine Taste auf Ihrem „Kopierer“ gedrückt und die Seiten landeten sortiert im Ausgabefach. Heute können Sie über den Touchscreen Ihres Multifunktionssystems ganze digitale Workflows in Gang setzen. So können Dokumente elektronisch unterzeichnet, genehmigt und weitergeleitet werden. Oder Sie scannen einen ganzen Stapel wichtiger Dokumente, wandeln sie in digitale Dateien um und speichern sie direkt in die Cloud. So werden Routineabläufe automatisiert und benutzerdefinierte Abläufe erstellt. Gerade in Büros ist die Anschaffung eines Multifunktionssystems empfehlenswert.
 

#4: Papierformate und Duplex: Was und wie wollen Sie drucken?

Die Papierformate DIN A3 und DIN A4 gehören im Büro zum Standard. Darüber hinaus gibt es speziellere Formate wie A5, SRA3 oder Banner. Bei Bannern handelt es sich um besonders große Ausdrucke bis 1,2 Meter Länge, ideal z. B. für Projekt- oder Urlaubspläne im Büro. Wer beidseitig drucken will, um Papier und Kosten zu sparen, benötigt einen Office-Printer mit Duplex-Funktion. Und auch fürs beidseitige Drucken gibt’s ein kleines Plus für die Öko-Bilanz, da weniger Papier benötigt wird.

#5: Ein bisschen Platz muss sein: Wo findet der Drucker sein zu Hause?

Kann das Gerät alleine im Büro stehen, hat es Platz auf einem bestehenden Schreibtisch oder benötigen Sie einen eigenen Unterschrank? Dieser ist vor allem bei A4-Geräten empfehlenswert, wenn Sie keinen Platz auf dem Schreibtisch haben bzw. den Drucker auf eine angenehme Arbeitshöhe bringen wollen.

Extratipp: Wie steht’s um Ihre Sicherheit beim Drucken?

Da viele Daten und Informationen über ein Multifunktionssystem verarbeitet werden, spielt auch die Sicherheit eine große Rolle. Moderne Bürodrucker bewegen riesige Datenmengen – von Rechnungen über Personalakten bis hin zu Verträgen. Daher sind verschiedene Security-Optionen verfügbar, damit die Sicherheit bei der Verarbeitung von Dokumenten und Informationen gewährleistet ist. Auch das Multifunktionssystem muss in der allgemeinen Sicherheitsstrategie Ihres Unternehmens berücksichtigt werden. Zu den wichtigsten Aspekten gehören dabei die Zugriffsicherheit, die Netzwerksicherheit sowie die Sicherheit von Massenspeichern. Umsichtige Unternehmen suchen daher zuerst das Gespräch mit ihrem Druckerhersteller für eine umfassende Bedarfsanalyse.