Mehrwert durch (Druck-) Daten

| 31 Oktober 2022

Wie mithilfe von Datenanalysen der Druckbetrieb effizienter gestaltet wird

Steigende Kosten, sinkende Margen und unausgewogene Auslastungen: Herausforderungen, denen Druckereien aktuell gegenüberstehen und die Sorgen bereiten. Wir haben mit Svenja Schulz, Offering Managerin Professional Printing bei Konica Minolta, über die Hebel gesprochen, an denen Druckereien ansetzen können, um Kapazitäten zu entdecken, Workflows effizienter zu planen und Materialkosten zu sparen. Ein ganz wesentliches Hilfsmittel zur Optimierung sind Datenanalysen, da sie Druckereibetrieben viel Geld sparen können.




Viele Druckereien stöhnen über sinkende Margen und unausgewogene Auslastung. Was können Druckereien tun, um ihr Business zu optimieren?

Oh, da fallen mir gleich ein paar Schlagworte ein: Energie effizient nutzen, Mitarbeitende gezielt einsetzten, Verbrauch und Einkauf planen. Druckereien können durch die dezidierte Erhebung und Auswertung ihrer Produktionsdaten viel strategischer planen – auf der Grundlage von datengestützten Analysen. So errechnet beispielsweise das neue AccurioPro Dashboard Essential von Konica Minolta, mit welcher Produktivität die Maschinen laufen, wie lange sie drucken, ob es Leerlauf gab, wie viele Jobs sie abgearbeitet haben und wie viel Material dabei verbraucht wurde. Da lässt sich eine Menge Sparpotenzial herauslesen.  
 


Haben Sie vielleicht ein paar Beispiele?  

Der Operator sieht im AccurioPro Dashboard genau, wie gut seine Maschinen laufen. So hat er die Möglichkeit, freie Produktionsfenster zu identifizieren und die Druckmaschinen energieeffizienter zu betreiben. Er kann beispielsweise mehrere Kleinstaufträge hintereinander weg produzieren. Der Vorteil liegt auf der Hand: Er muss die Maschinen nicht immer wieder runterfahren, wieder aufheizen, erneut runterfahren, etc. Das spart Energie – und natürlich Kosten. Und vielleicht kann er die Produktionskosten von Schwarz-Weiß-Seiten reduzieren, wenn er auf einer Schwarz-Weiß-Maschine produziert, statt auf einer Farbmaschine. Anhand der Auslastung sieht er, wie er Druckaufträge umschichten kann. Auch über Qualitätsschwankungen gibt das Dashboard Auskunft. Wenn für ein Material zwei oder gar drei unterschiedliche Medienprofile verwendet werden, dann produziert man unterschiedliche Qualitäten. Wer die Medienprofile regelmäßig unter die Lupe nimmt, kann die Qualität seiner Druckerzeugnisse also signifikant steigern.  

Der Manager erkennt mit Hilfe des Dashboards, wie gut die Maschinen und die Mitarbeitenden ausgelastet sind. Zusammen mit dem Vertrieb profitiert er von dem Wettbewerbsvorteil, genauere Vorhersagen zu freien bzw. verbleibenden Druckzeiten machen zu können. 

Aber auch der Einkauf kann sparen: Stellt sich beispielsweise heraus, dass 20 verschiedene Druckmaterialien bestellt werden und die Hälfte davon regelmäßig vergilbt oder eintrocknet, könnte man überlegen, auf zehn Materialien zu reduzieren. Kauft man von den zehn Materialien wiederum eine größere Menge ein, hat man somit eine bessere Verhandlungsposition und kann einen besseren Preis aushandeln. 

Auch die Finanzabteilung oder das Controlling bekommen alle Zahlen auf Knopfdruck als Excel-Datei exportiert. In der Vergangenheit war eine Person in der Regel einen Tag lang damit beschäftigt, jedes Quartal Zahlen zu Druckjobs und Verbrauch für das Controlling händisch zusammenzusuchen. Diese wertvolle Arbeitszeit wird durch die Automatisierung eingespart. Jede Abteilung profitiert also. 
 


Welche Branchen profitieren besonders?

Also im Endeffekt profitieren alle Branchen aus dem Bereich Production Printing oder Industrial Printing. Und hier vor allem Unternehmen, die mehrere Systeme und Druckmaschinen betreiben. Denn über die Laufzeitenanalyse können sie dafür sorgen, dass Maschinen gleichmäßiger genutzt und damit insgesamt einzelne Maschinen weniger abgenutzt werden. Betrachten wir die klassischen Druckereibetriebe, so profitieren Digitaldrucker von der automatisierten Sammlung aller auftragsbezogenen Daten und Kosten. Denn das Dashboard zeigt ihnen dezidiert das Optimierungspotenzial für die Planung und Produktion an. Copyshops profitieren von einer Übersicht über die Auftragslage und die realen Druckkosten in Echtzeit. Der Außendienst kann von unterwegs aus die Auslastungsdaten abrufen und Kunden können informiert werden, wann ihr Druckjob fertig ist. Bietet ein Copyshop viele verschiedene Formate an, gibt die Aufstellung im Dashboard spannende Infos zum Sparpotenzial. Die Daten helfen zu berechnen, ob es günstiger ist, die Papiere selbst auf Format zuzuschneiden oder besser fertige Formate einzukaufen. Kataloghersteller freuen sich vor allem über zuverlässige Prognosen zur Produktionszeit aktueller Katalogserien inklusive Mengenangabe von Papier und Heftklammern.   

Aber auch alles, was mit Finanzen zu tun hat und eine 100%ige Kontrolle der Gesamtbetriebskosten erwartet, genießt die Vorteile des Dashboards, um leistungsbasierte Kalkulationen zu erstellen.
 

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Also im Endeffekt profitieren alle Branchen aus dem Bereich Production Printing oder Industrial Printing. Und hier vor allem Unternehmen, die mehrere Systeme und Druckmaschinen betreiben.

Svenja Schulz

Portfolio & Offering Management Professional Printing | Konica Minolta


Warum sollte eine Druckerei AccurioPro Dashboard Essential nutzen? 

Der größte Vorteil liegt darin, dass die Bedienenden alle Daten auf einen Blick erfassen können. Das lückenlose Monitoring liefert Infos zur Systemleistung einschließlich Betriebszeit und Ausfallzeiten in Echtzeit. Dabei gibt es viele Filterfunktionen wie beispielsweise „Medientyp“, der verrät, welcher Medientyp gerade besonders viele Aufträge verzeichnet; „Abgebrochene Aufträge“, wodurch die Fehlersuche erleichtert wird oder „Job“, wo nach Druck-, Kopier- oder Justagejob sortiert wird. 

Damit gibt das AccurioPro Dashboard mit einem Klick Antworten auf Fragen wie  
 

  • Wie schnell haben wir welche Druckprodukte fertig? 
  • Was kostet mich der Job heute / gestern tatsächlich? 
  • Wie entwickelt sich unser Druckvolumina?  
  • In welchen Zeiträumen haben wir Produktionsspitzen und müssen personell zu 100% aufgestellt sein und rechtzeitig Papier bestellt haben? 
  • In welcher Jahreszeit haben wir weniger Drucklast und somit freie Kapazitäten für die Einführung neuer Technologien und anderer Aufgaben? 
  • Ist die Drucklast sinnvoll auf alle Systeme verteilt oder werden Systeme überstrapaziert? 
  • Wie hoch ist das SW-Druckvolumen auf den Farbsystemen? 
  • Welche Aufträge können wir kostengünstiger auf SW-Systemen produzieren? 
  • Mit der Live-Ansicht ist man immer auf dem Laufenden über das aktuelle Tagesgeschehen im Druckraum. 
  • Kein Nachfragen bei Operatoren zu freien Maschinenkapazitäten oder Fertigstellungszeitpunkten bestimmter Aufträge oder ob der Servicetechniker noch arbeitet. Man ist jederzeit in der Lage wichtige, eilige Aufträge live im Blick zu behalten und bei Ad-Hoc Nachfragen von Kunden sofort aussagekräftig zu antworten. 
     


Was oft manuell geschieht, soll mithilfe des AccurioPro Dashboards automatisch ablaufen. Wie genau kann man sich das vorstellen?

Oft wurden Zahlen zu Betriebslaufzeiten oder die Menge gedruckter Exemplare in Excel zusammengesammelt. Mal abgesehen davon, dass hier leicht Fehler passieren können, haben die verschiedenen Operator vielleicht auch verschiedene Abrechnungsintervalle und der eine liefert die Zahlen am Montag, der andere am Dienstag. Bis alle Daten tatsächlich zusammengetragen und analysiert sind, sind diese eigentlich schon fast wieder veraltet. Ein Dashboard erleichtert die Arbeit also enorm. Und Druckereien bekommen mehr Daten: Das Dashboard, das auf die Maschinendaten zugreift, listet Informationen, an die die Operatoren oder Mitarbeitenden sonst gar nicht rankommen. So kann es zum Beispiel sein, dass Unternehmen nur die gedruckten Seitenzahlen angezeigt bekommen, aber die Makulatur gar nicht berücksichtigen. Das sind alles Daten, die durch das Dashboard direkt an der Maschine abgegriffen werden und in der Software zur Verfügung stehen. Das heißt, Druckereien bekommen einen viel breiteren Überblick. Sie haben mehr Daten, die analysiert werden können, als wenn dies manuell zusammengetragen werden muss. 
 


AccurioPro Dashboard Essential sammelt und systematisiert Produktionsdaten von Drucksystemen automatisch. Wie genau können Unternehmen das für sich nutzen?

Ein Manager erzählte uns, dass es ihm ein gutes Gefühl gibt, wenn er auf das Dashboard schaut und feststellt, dass alle Maschinen laufen. Aber das erste Mal musste er doch nachfragen, ob die Daten auch tatsächlich die Wirklichkeit abbildeten. Er konnte es kaum glauben, was das Dashboard für einen Luxus darstellt. 

Abgesehen von einem gewissen Wohlfühlfaktor sehen Druckbetriebe auf mehreren Ebenen einen Effizienzgewinn: Ändern sich beispielsweise die Papierpreise ungewöhnlich heftig, können Sie das in ihren Reports in den Mittelpunkt setzen und dem Kunden transparent in Rechnung stellen. Denn die Reports sind nach aktuellen, variablen und individuellen Anforderungen filterbar. Aber was vielleicht noch entscheidender ist: Sie können ihre Arbeitszeit den Kernprozessen widmen und sich auf den strategischen Überblick konzentrieren. Die Detailarbeit übernimmt das AccurioPro Dashboard. Sie können strategisch besser planen, Stillstand vermeiden und effiziente Slots erkennen. Dabei bleibt die Datenkontrolle komplett in ihrer Hand, da das Dashboard keine Cloudlösung ist, sondern on premises läuft. Innerhalb des Firmennetzwerks haben Mitarbeitende natürlich auch vom Home-Office aus Zugriff. 

Kurz: AccurioPro Dashboard Essential ist wie ein Partner an Ihrer Seite, der Ihnen wichtige Erkenntnisse zur Verbesserung der Gesamtproduktivität liefert. Es sammelt genaue Daten und Kosten zu Produktionsaktivitäten und aggregiert und analysiert sie detailreich. Das tiefe Wissen über die historischen und aktuellen Produktionszahlen ihres Unternehmens, in individueller Vielfältigkeit und exakter Auswertung, schafft nicht nur auf den ersten, sondern auch auf den zweiten und dritten Blick viel Potenzial. Vor allem bei den aktuell stark schwankenden Kosten und der schwierigen Auftragslage behalten Sie die Kontrolle über ihre Produktion.
 

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