Produktivität für Wissensarbeiter*innen

| 28 März 2022

Nicht nur müssen Unternehmen Gewinn erwirtschaften und brauchen dafür Mitarbeiter*innen, die möglichst produktiv sind. Sondern es ist einfach auch ein wundervolles Gefühl, selbst produktiv zu sein. Am Ende eines Tages zu sehen, was man geleistet hat. Doch die meisten Menschen kennen wohl das Problem, immer mehr Projekte und Aufgaben bewältigen zu müssen. Wie können Sie es also anstellen, Ihre Produktivität zu erhöhen bzw. in der gleichen Zeit mehr zu schaffen?



Und schon wieder ein neues Projekt on top!


Sie sind eh schon komplett ausgelastet (oder überlastet?)… und plötzlich liegt ein weiteres Projekt auf dem Tisch.
 
Nein sagen?
Geht in diesem Falle aus bestimmten Gründen nicht. Vielleicht haben Sie schon die letzten beiden Male Nein gesagt, vielleicht wissen Sie, dass dann eine Kollegin das Projekt auf den Tisch bekommen wird, die noch überlasteter ist als Sie selbst, vielleicht bietet das Projekt Ihnen aber auch eine ganz interessante Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln, oder vielleicht geht es um ein Kundenprojekt, das einen erheblichen Einfluss auf Ihren Umsatz oder den Ihres Unternehmens hat.
 
Was also tun?
Sie können natürlich einfach noch mehr Stunden pro Woche arbeiten, um das Projekt zu stemmen. Allerdings verspüren Sie möglicherweise keine Lust, Bekanntschaft mit dem Burnout-Syndrom zu machen.
 
Eine Alternative ist es, die eigene Produktivität weiter zu steigern.
Produktivität = Output / Input
 
Nicht nur muss ein Unternehmen gewinnbringend wirtschaften und braucht dafür Mitarbeiter*innen, die möglichst produktiv sind. Außerdem ist es einfach auch ein wundervolles Gefühl, selbst produktiv zu sein. Am Ende eines Tages, einer Woche, eines Monats auf die getane Arbeit zurückzublicken und zu sehen, dass man etwas Wertschöpfendes geleistet hat.
 
Die Frage lautet also: Wie können Sie bei gleichem Zeiteinsatz (Input) mehr schaffen (Output)?
 

  • Wenn Sie zuvor 10 Projekte in 40 Stunden bewältigt haben, lag Ihre Produktivität bei 0,25 Projekten pro Stunde.
  • Wenn Sie es nun schaffen, 11 Projekte in 40 Stunden zu bewältigen, erhöht sich Ihre Produktivität auf 0,275 Projekte pro Stunde.
  • Wenn Sie dagegen nun 45 Stunden investieren, um die 11 Projekte zu bewältigen, ist Ihre Produktivität sogar auf 0,24 Projekte pro Stunde gesunken.

So zumindest die Theorie. Tatsächlich fällt die Berechnung bei Wissensarbeiter*innen, die sich typischerweise mit den unterschiedlichsten Projekten und Aufgaben herumschlagen, schwerer als bei Mitarbeiter*innen mit einem höheren Anteil repetitiver Aufgaben – aber die Idee mit der Produktivität dürfte klargeworden sein.
 

Und wie soll man das mit der Produktivität nun anstellen?


Es gibt einige Studien* zu dem Thema, die uns eine ganze Reihe von Hinweisen darauf geben, welche Ansätze hier hilfreich sein können. Hier ein Überblick:
 

1. Mitarbeiter*innen sind um 13 % produktiver, wenn sie zufrieden sind.

Doch was macht uns als Mitarbeiter*innen eigentlich zufrieden?
Hier spielen sowohl extrinsische Motivatoren (z. B. Einkommen, Anerkennung, Wertschätzung, sozialer Status) als auch intrinsische Motivatoren (z. B. Neugierde, Selbstbestätigung, eigene Werte, Interesse, Spaß) eine Rolle.

Es lohnt sich also, sich einmal zu überlegen: Was motiviert mich eigentlich dazu, in meinem aktuellen Job zu arbeiten? Das Bewusstmachen der eigenen Motivatoren kann die Zufriedenheit und damit die Produktivität erhöhen.

2. Wissensarbeiter*innen verbringen etwa die Hälfte ihrer Zeit mit Interaktionen.

Also etwa interne und externe Kommunikation, das Beantworten von Mails, die Pflege von Netzwerken u. v. m. Daher macht es Sinn, insbesondere Hürden für genau diese Interaktionen zu beseitigen, um die Produktivität zu verbessern.

Während Unternehmen sich daran machen sollten, Job Roles, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse klarer oder neu zu definieren, können Sie auch selbst Ihre eigenen Interaktionen effizienter gestalten.

  • Priorisierung: Überlegen Sie, welche Aufgaben und Termine anstehen (möglichst nicht nur am selben Tag, sondern auch in der kommenden Woche oder sogar im kommenden Monat) und wie sich diese priorisieren lassen.
  • Planung von Meetings: Planen Sie Meetings immer mit Agenda und laden Sie die richtigen Personen ein. Das kann die Effizienz von Meetings erheblich steigern.
Beides verschafft Ihnen mehr Zeit für wertvolle Interaktionen – mit Kund*innen sowie mit Kolleg*innen.
 

3. Bereits kurze Ablenkungen von einer Aufgabe können die Fähigkeit, sich über einen längeren Zeitraum auf diese Aufgabe zu konzentrieren, drastisch verbessern.

Pausen können Ihre Produktivität gleich in mehrfacher Weise steigern:

  • Gesundheit: In der Pause können Sie die Augen entspannen, frische Luft schnappen oder kurz Sonne tanken, eine kleine Fitnessübung machen, etwas essen u. v. m.
  • Soziale Beziehungen: Wir haben oben schon über die Rolle Ihrer Interaktionen für die Produktivität gesprochen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, Ihre Pausen gemeinsam mit Kolleg*innen zu verbringen, können Sie Beziehungen aufbauen, die Ihre Interaktionen in Zukunft produktiver machen.
  • Kreativität: Eine Pause kann Ihnen eine neue Perspektive für anspruchsvolle Projekte eröffnen – etwa durch den Austausch mit anderen, durch das Ablenken z. B. mit Musik oder auch einfach durch das Entspannen des Geistes. So können Sie auf einmal ganz neue Ideen oder Lösungen entwickeln.
Dies gilt ebenso für längere Ablenkungen – etwa einen Urlaub, in dem Sie viele neue Eindrücke und frische Reize sammeln.

4. Tools können Ihnen dabei helfen, Ihre Produktivität zu verbessern.

Beispiele dafür sind Microsoft Teams, Planner oder OneNote. Nutzen Sie diese oder ähnliche Tools dafür,

  • Ihre Kommunikation zu verbessern,
  • den Austausch mit anderen zu fördern,
  • ein gemeinsames Wissensmanagement zu schaffen,
  • Ihre Planung und Priorisierung zu optimieren.
 
Wünschen Sie sich dabei Unterstützung?
Wir stehen Ihnen gerne beratend oder mit Trainings zur Verfügung.

…getreu unserem Motto "JEDEN TAG EIN KLEIN WENIG BESSER WERDEN".



 

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